Der beste Outlook-Tipp inkl. Makro für PR-Mail-geplagte Journis

Wenn PR-Unternehmen die Mailadresse eines Journalisten oder einer Journalistin in die Finger bekommen, gibts kein Halten mehr. Jede kleine Neuigkeit, die einer der PR-Kunden zu verkünden hat, landet in Form einer Pressemitteilung in den Journi-Postfächern in aller Welt.

Wohlbemerkt: Daran ist grundsätzlich nichts auszusetzen. Und manche PR-Unternehmen machen einen guten Job, indem sie etwa IT-Journis weitgehend von themenfremden Meldungen verschonen. Ausserdem sind wir oft froh über interessante Meldungen, von denen wir die eine oder andere auch zu einer Newsmeldung verarbeiten oder für Gerätetests berücksichtigen.

Aber das erste Problem: Dieses besteht in der unglaublichen Menge von Meldungen, die täglich von den verschiedensten Agenturen eintreffen. Zumindest ich will diese Mailflut nicht in meinem Posteingang haben, sondern in einem separaten Ordner, in dem ich sie in einem ruhigen Moment sichten oder bei Bedarf durchsuchen kann.

Auf den ersten Blick wäre die Lösung in Outlook einfach: Rechtsklick auf die Mail, Regeln/Nachrichten von XY immer verschieben, Ordner namens «PR» wählen, fertig.

Bloss: Tun Sie das mal ein paar Monate oder Jahre lang, wird Outlook zwangsläufig an seine Grenzen stossen, weil der maximale Speicher für Regeln erreicht ist.

Die etwas bessere Lösung habe ich in diesem Artikel behandelt, denn damit erstellt man die Regel nicht für jeden einzelnen Angestellten einer PR-Firma, sondern filtert die Mails anhand der Domain in deren Absenderadresse. Damit schrumpft die Anzahl Regeln massiv, wodurch man Platz im Regelspeicher gewinnt (sofern man die überzähligen Regeln dann auch löscht).

Das zweite Problem: Outlook ist unfassbar umständlich zu bedienen, wenn man die Regel nicht für den exakten Absender, sondern für die Domain erstellen will. Das sind weit über ein Dutzend Klicks sowie Tastatureingaben – für jede einzelne Domain!

Das muss doch schneller gehen! Am besten wärs doch so: Wenn eine Mail einer neuen PR-Agentur eintrifft, möchte man einen Knopf drücken, worauf diese und alle künftigen Mails dieser Agentur automatisch im PR-Ordner landen.

Hierfür bietet sich in Outlook ein Makro an, welches Folgendes tut: Die Domain aus der Absenderadresse der markierten Mail auslesen. Dann diese Domain inkl. @-Zeichen in der bestehenden Filterregel «PR01» im Feld «Mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse» hinzufügen, welche diese Mails in den Ordner namens PR verschiebt. Zum Schluss diese Regel ausführen oder die Mail einfach so gleich in den PR-Ordner verschieben.

In der Not habe ich mich für den Makro-Code spasseshalber zunächst an ChatGPT gewandt, das aber erwartungsgemäss einen unbrauchbaren Murks mit Funktionen produzierte, die es so in Outlook gar nicht gibt.