Office 365: Wiederkehrende Mail automatisch löschen

Wenn sich ein Spammer an Ihnen verbissen hat, kann das ganz schön nerven. Täglich, stündlich oder gar im Minutentakt trudelt dieselbe Mail ein, wieder und wieder.

Normalerweise würde man die Mail als Spam markieren, dann sollte zumindest das Mailprogramm den Rest tun. Damit wird die Mail aber nicht endgültig gelöscht, sondern nur in einen Spamordner oder in den Papierkorb verschoben. So verbraten die Mails weiterhin sinnlos Platz – sei es online (in Ihrem Mailkonto) oder auf der Festplatte, in Ihrem Mailprogramm.

Je früher die Mailschwemme blockiert wird, desto besser. Damit sich Ihr lokal installiertes Mailprogramm (hier: Outlook) schon gar nicht erst damit herumschlagen muss, ist es das beste, die Mails sofort beim Eintreffen in Ihrem Mailkonto zu löschen, also direkt auf dem Server. Das klappt nicht bei jedem Mailprovider. Wir zeigen es ausführlich anhand eines Online-Office-Kontos. Bei anderen Mailprovidern gibt es ähnliche Möglichkeiten, Filterregeln einzurichten. 

Beispiel Office 365: Surfen Sie mit Ihrem Webbrowser zu https://www.office.com. Sofern Sie nicht eingeloggt sind, melden Sie sich auf der Webseite mit Ihrem Outlook-Konto an; das kann auch ein Firmen- oder Schulkonto sein. Klicken Sie auf Outlook, worauf Sie Ihren Posteingang vor sich haben. Oben rechts gehts übers Zahnrad-Icon zu einem Menü. Scrollen Sie darin ganz nach unten und klicken Sie bei Ihre App-Einstellungen auf E-Mail. 

In der linken Spalte geht es über Automatische Verarbeitung zu Posteingangs- und Aufräumregeln. Tipp: Zur besseren Übersicht scrollen Sie rechts im Zahnrad-Menü wieder nach oben und schliessen das Menü übers X-Symbol. Jetzt zum Erstellen der Löschregel. Klicken Sie unterhalb der Überschrift Posteingangsregeln aufs Plus-Symbol (+).

Als Name für die Regel tippen Sie etwas ein, das Ihnen auch später noch etwas über den Grund der automatischen Löschung sagt, z.B. «Spammer 2018-11»; vielleicht gerade mit Jahr und Monat, damit Sie auch sehen, wann ungefähr Sie die Regel eingerichtet haben. Bei Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht klappen Sie Eine auswählen auf und wählen Sie via Enthält diese Wörter den Punkt in der Absenderadresse. 

Tippen Sie in der Eingabebox bei Wörter oder Ausdrücke angeben die genaue (vollständige) Mailadresse ein, die der Spammer als Absenderadresse verwendet. Klicken Sie dahinter aufs Plus-Zeichen und auf OK. Unter Alle folgenden Aktionen ausführen wählen Sie via Eine auswählen/Verschieben, kopieren oder löschen den Punkt Nachricht löschen. Klicken Sie oben auf OK.