Zeit für Excel

Zeiterfassung, Projektplan, Ferienplaner: Das sind nur drei von vielen Aufgaben, die sich perfekt mit Excel ausführen lassen – wenn man die passenden Funktionen und Berechnungsarten kennt.

Im ersten Teil dieses Artikels erfahren Sie alles, was Sie über den Umgang mit Zeiten und Daten wissen müssen. Im zweiten Teil ab ? setzen Sie die Theorie mit einfachen praktischen Beispielen um.

Damit die Darstellung von Daten und Zeiten klappt und Berechnungen möglich sind, müssen diese korrekt eingegeben werden:

● Zeiten: Bei Uhrzeiten werde die Stunden, Minuten und Sekunden jeweils mit einem Doppelpunkt getrennt. So geben Sie für «Viertel nach Elf» den Wert 11:15 ein. Wenn Sie die Zeiten eines Dauerlaufs erfassen, tippen Sie die Zeit von 12 Minuten und 13 Sekunden als 00:12:13 in die Excel-Zelle ein.
● Daten: Bei den Daten hingegen werden Tag, Monat und Jahr mit Punkten getrennt. Der 15. März 2024 wird also als 15.03.2024 in Excel eingetragen.
● Datum und Uhrzeit: Werden Datum und Uhrzeit miteinander in einer Zelle kombiniert, also beispielsweise der 3. November 2024 um 11.30 Uhr, gibt man den Wert als 03.11.2024 11:30 ein.

Sind Daten und Uhrzeiten eingegeben, können Sie sich um das Erscheinungsbild kümmern. Markieren Sie eine oder mehrere Zellen und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü greifen Sie nun zur Option Zellen formatieren und wählen anschliessend im neu geöffneten Fenster auf der linken Seite unter Kategorie den Eintrag Datum oder Uhrzeit, Bild 1 A.

Auf der rechten Seite bei Typ wählen Sie die Darstellung B. Oberhalb wird Ihnen angezeigt, wie das Format in Ihrem konkreten Beispiel aussieht C. Schliessen Sie den Vorgang mit einem Klick auf OK ab D.

Excel bietet eine ganze Reihe von Datums- und Zeitfunktionen an. Sie finden alle im Reiter Formeln, Bild 2 A, bei Datum u. Uhrzeit B. Die Folgenden sind besonders praktisch:

● JETZT(): Zeigt den aktuellen Tag und die aktuelle Uhrzeit an. Der Wert passt sich laufend an.
● HEUTE(): Zeigt nur das aktuelle Datum an.
● TAG(), MONAT(), JAHR(): Zeigen jeweils den gewählten Wert aus dem Datum an.
● STUNDE(), MINUTE(), SEKUNDE(): Zeigen den gewählten Wert aus der Zeitangabe an.
● TAGE(): Gibt die Anzahl Tage an, die zwischen zwei Tagen liegen.  
● ISOKALENDERWOCHE() und KALENDER­WOCHE(): Gibt an, in welcher Kalenderwoche ein bestimmtes Datum liegt. Beispiel: Der 12. März 2024 liegt in der Kalenderwoche 11.
● WOCHENTAG(): Gibt den Wochentag als Zahl zurück, etwa 1 für den Sonntag.

Mit Zeit- und Datumsangaben lassen sich auch Berechnungen anstellen. In den folgenden Beispielen sehen Sie, worauf Sie dabei achten sollten und lernen weitere hilfreiche Funktionen kennen.

Um das Alter einer Person genau zu ermitteln, nutzen Sie die Kombination aus der aktuellen Zeit und dem Geburtsdatum. Dabei kommt die Funktion DATEDIF() zum Einsatz. Gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie einen Namen und das Geburtsdatum in je eine Zelle ein, zum Beispiel in die Zellen A3 und B3, Bild 3 A. Wiederholen Sie den Vorgang mit weiteren Personen. In einer anderen Zelle (B1), verwenden Sie die Funktion HEUTE(), um das aktuelle Datum zu erhalten B. In Zelle C1 geben Sie die Formel =DATEDIF(B3;B1;"Y") ein C.

Diese Formel berechnet die Anzahl der vollen Jahre zwischen dem Geburtsdatum (B3) und dem heutigen Datum (B1) und gibt als Ausgabe die Anzahl Jahre zwischen den Daten an ("Y").

Das Ergebnis in Zelle C3 zeigt Ihnen das aktuelle Alter der ersten Person in Jahren an. Geben Sie nun die Formeln für die anderen Personen ein.