E-Mails 13.05.2020, 11:00 Uhr

Tipps, wie Sie beim E-Mail-Versand die Privatsphäre wahren

Der Schutz der Privatsphäre beim Mailen betrifft nicht nur Sie selbst, sondern ebenfalls die Empfänger Ihrer Nachrichten. Wir liefern Ihnen wichtige Tipps für den Alltag. Und was war da eigentlich mit Google?
Haben Sie auch schon E-Mails erhalten, die im Empfänger- oder Cc-Feld mehrere Dutzend oder gar Hunderte Adressen aufwiesen?
(Quelle: G.Altmann/Pixabay)
Wenn es um Privatsphäre bei E-Mails geht, denken die meisten zuerst ans Verschlüsseln via PGP/GPG. Daran ist sicher nichts auszusetzen, auch wenn es noch kaum einer macht. Es gibt aber noch einige andere Punkte, die Sie im Umgang mit E-Mails beachten sollten, damit Ihre eigene Privatsphäre und jene Ihrer Freunde oder Kollegen gewahrt bleibt. Diese werden wir Ihnen auf den folgenden Seiten zeigen.

Bcc-Feld benutzen

Haben Sie auch schon E-Mails erhalten, die im Empfänger- oder Cc-Feld mehrere Dutzend oder gar Hunderte Adressen aufwiesen? Dann haben Sie sich darüber vermutlich geärgert – und zwar zu Recht! Von den vielen anderen Empfängern kennt man vielleicht niemanden oder nur die wenigsten. Das ist unter manchen Umständen gleich aus drei Gründen problematisch: Erstens gefährdet dies die Privatsphäre der sichtbaren Mailempfänger. Schliesslich sieht nun jeder von diesen auch alle anderen Adressen; und kaum jemand wird dieser Adressweitergabe zugestimmt haben. Zweitens gibt es welche, die dann gleich Reply to all wählen, sei es aus Versehen, sei es aus Jux (siehe den nächsten Punkt). Der dritte Grund: Der nächste Computervirus, der auch nur einen dieser Computer befällt, darf sich über viel Adressmaterial freuen, an den er seine Spam- oder Schädlingsmails verbreiten darf. Es gibt also durchaus wichtige Gründe, Mails an mehrere Empfänger so zu verschicken, dass die Empfänger die anderen Adressen nicht zu Gesicht bekommen. Anders mag es im kleinen Kreis sein, etwa unter Freunden oder Arbeitskollegen. Hier ist es häufig sinnvoll, dass die Beteiligten sehen können, welche Kollegen schon auf dem Laufenden sind.
Als Abhilfe gibt es in allen Mailprogrammen das Adressfeld Bcc, das für «Blind Carbon Copy» steht, was etwa so viel heisst wie «blinder Kohlepapier-Durchschlag». «Blind» steht hierbei für die Tatsache, dass die anderen Empfänger nicht sehen, wem die Mail sonst noch zugestellt wurde.
Einige Mailprogramme erlauben keine Mails ohne mindestens einen sichtbaren Empfänger im An-Feld. Tragen Sie daher in die Zeile An: Ihre eigene E-Mail-Adresse ein und alle anderen Empfänger schreiben Sie in die Zeile Bcc. Aber wo finden Sie das Bcc-Feld?
In Outlook 365 wechseln Sie im Verfassen-Fenster zum Reiter Optionen und aktivieren bei Felder anzeigen den Punkt Bcc, Bild 1.
Bild 1: Hier finden Sie das Bcc-Feld in Outlook
Quelle: PCtipp.ch
In Mozilla Thunderbird klappen Sie im Verfassen-Fenster den An-Feldnamen links der Eingabezeile auf. Hier aktivieren Sie Blindkopie (Bcc), Bild 2.
Bild 2: Bei Thunderbird steckt das Blindkopie-Feld im Ausklappmenü
Quelle: PCtipp.ch
Bild 3: Google-Mail zeigt Bcc hinter dem An-Feld
Quelle: PCtipp.ch
Und beispielsweise in Google Mail klicken Sie ins An-Feld und können hinten auf Bcc umschalten, Bild 3. In der Mail-App von Windows 10 funktioniert es genauso. In sonstigen Mailprogrammen oder auf Webmail-Seiten finden Sie Bcc entweder an einem ähnlichen Ort oder unter einem Punkt wie Ansicht.

An alle antworten und gefährliches Weiterleiten

An alle antworten – oje

Viele Mailprogramme zeigen in einer empfangenen Mail, die an mehrere Personen ging, nebst eines Antworten-Knopfs auch einen für An alle antworten oder Reply to all. Im kleinen Team benutzt, ist das bequem und praktisch. Mit An alle antworten geht die Antwort automatisch auch an alle Empfänger der Ursprungsmail, seien es jene im An-Feld oder im Cc-Feld (nicht aber jene im Bcc-Feld).
Stellen Sie sich aber vor, Sie sind einer von Hunderten Mailempfängern, deren Adressen alle unter An oder Cc stehen, weil jemand mal wieder Bcc vergessen hat. Wenn auch nur einer von diesen auf An alle antworten klickt, erhalten wieder alle Empfänger seine Mail. Achten Sie beim Beantworten von Mails sehr genau darauf, dass Sie nicht aus Versehen den falschen Knopf erwischen.
Bild 4: Outlook zeigt im Fenstermodus nur den Antworten-Knopf an
Quelle: PCtipp.ch
Outlook zeigt in der Fensteransicht einer Mail standardmässig prominent nur den Antworten-Knopf, Bild 4. Erst übers Aufklappen ist auch An alle antworten zu sehen. Falls Sie Outlook jedoch im Vollbild nutzen, stehen beide Schaltflächen gleichberechtigt nebeneinander. Da ist schnell einmal die falsche erwischt. Da sie sich in Outlook nicht ausblenden lässt, können wir nur empfehlen: Seien Sie wachsam, sonst kann das zu peinlichen Situationen führen. Ist Ihnen schon aus Versehen eine ungeschickte Antwort an alle entschlüpft? Falls Sie das Mailprogramm Mozilla Thunderbird benutzen und die Reply-to-all-Funktion eigentlich gar nicht brauchen, lässt sie sich ausblenden. Öffnen Sie in Thunderbird eine beliebige Mail per Doppelklick. Klicken Sie mit rechts auf eine freie Stelle im Kopfzeilenbereich, zum Beispiel links neben den Antworten-Knopf. Im Kontextmenü gehts zu Anpassen. Jetzt erscheint das Fenster Symbolleiste anpassen und oben zeigt es nun die Buttons in dunklerem Grau. Einer davon heisst Smart antworten, der eigentlich Allen antworten bedeutet, Bild 5. Ziehen Sie diesen per Maus heraus und lassen Sie ihn ins Anpassen-Fenster fallen. Jetzt ist Allen antworten verschwunden. Falls Sie ihn später zurückhaben wollen: Zaubern Sie wieder das Anpassen-Fenster auf den Schirm und benutzen Sie Standard wiederherstellen. 
Bild 5: Der Knopf für Allen antworten lässt sich in Thunderbird entfernen
Quelle: PCtipp.ch

Gefährliches Weiterleiten

Nebst dem vergessenen Bcc und dem versehentlichen Allen antworten gibts noch einen dritten weitverbreiteten E-Mail-Lapsus, der peinlich werden oder Ihre Privatsphäre gefährden kann. Arbeitskollege Fritz stellt Ihnen per Mail eine Frage, Sie schreiben zurück und meckern vielleicht über den Chef, der Kollege antwortet wieder – so geht es ein paarmal hin und her. Nach ein paar Tagen schreibt der Kollege Fritz Ihnen als Antwort etwas, das Sie zur Kenntnisnahme an den Chef weiterleiten wollen. Was zu dem Zeitpunkt so mancher vergisst: In vielen E-Mails ist der ganze Gesprächsverlauf zum jeweiligen Thema in Form von unten angehängten Zitaten vorhanden. Denken Sie an diese Tatsache, bevor Sie die letzte Mail Ihres Kollegen an den Chef weiterleiten. Prüfen Sie, ob die weiterzuleitende Mail einen Gesprächsverlauf enthält. Der lässt sich nämlich auch löschen oder – etwas unauffälliger – bearbeiten.

Vorsicht beim Provider

Im Mai 2019 entdeckten einige Anwender von Google-Mailkonten, dass Gmail an zentraler Stelle ihre Einkäufe und Hotel- oder Flugbuchungen auflistete, Bild 6. Als dieses Verhalten publik wurde, äusserten viele Medien und Experten Datenschutzbedenken. Laut Google seien diese aus der Google-Mailbox stammenden Informationen jedoch nur für den Anwender zugänglich und würden weder verkauft noch zu Werbezwecken genutzt.
Bild 6: Einkäufe wie diese versammeln sich an zentraler Stelle im Google-Konto
Quelle: PCtipp.ch
Funktionen wie eine spezielle Einsortierung oder Darstellung einer Mail aufgrund von Kennzeichen, die bereits in der Mail stecken, müssen in der Tat nicht zwingend mit Datenschutzverletzungen einhergehen. Und es kann eine praktische Sache sein, diese Informationen einigermassen zentral zu versammeln. Woher kommts? Grössere Mailanbieter wie Google oder Microsoft setzen zunehmend künstliche Intelligenz (KI) ein, um den Posteingang für den Anwender mit weiterem Nutzen auszustatten. Falls auch Sie solche Einträge in Ihrem Google-Konto entdecken: Wie sind die hier hineingeraten? Zum einen «kennt» Google inzwischen viele Shops, Hotels, Fluglinien oder Theater. E-Mails von diesen Organisationen sind naturgemäss oftmals Bestell- oder Reservationsbestätigungen. Zusätzlich kommt künstliche Intelligenz ins Spiel, die eintreffende Mails anhand bestimmter Stichwörter und Merkmale analysiert.
Der Absender kann die Mails sogar gezielt so gestalten, dass diese als Einkaufs- oder Buchungsbestätigungen erkennbar werden. Unternehmen, die etwa Buchungsbestätigungen verschicken, können in ihren via HTML formatierten E-Mails entsprechende Tags unterbringen, damit die Mailprovider diese für eine angepasste Darstellung nutzen, Bild 7. Infos zu solchen Konzepten gibts für Interessierte in Englisch unter schema.org.
Bild 7: Solche «Call to action»-Tags dürften in Zukunft normal werden
Quelle: Screenshot: moz.com
Bild 8: Hier gehts zu den Einträgen Ihrer Einkäufe, Abos etc.
Quelle: PCtipp.ch
Falls Sie als Google-Nutzer dennoch skeptisch sind, können Sie die Einträge entfernen. Dies erfordert aber, dass Sie auch die zugehörigen Mails löschen. Erst müssen Sie diese allerdings finden. Öffnen Sie die Google-Webseite unter google.ch, loggen Sie sich mit Ihrem Google-Konto ein und gehen Sie zu myaccount.google.com. Klicken Sie auf Zahlungen & Abos. Hier erscheinen mehrere Bereiche, Bild 8. Bei Zahlungsmethoden sind jene Zahlungsmittel (meistens Ihre Kreditkarte) hinterlegt, die Sie etwa bei Käufen im Google Play Store verwenden. Interessant wird es nun, wenn Sie darunter bei Käufe auf Käufe verwalten klicken. Hier könnte – ordentlich dargestellt – eine Liste von allem erscheinen, was Sie in den letzten Jahren unter Angabe Ihres Google-Mailkontos bestellt haben. Scrollen Sie zum Eintrag, den Sie löschen möchten, und klicken Sie ihn an. Greifen Sie zur Option Kauf entfernen. Es erscheint eine Bestätigungsmeldung, in der Sie via E-Mail ansehen zur eigentlichen Mail geleitet werden. Die können Sie nun zum Beispiel übers Drei-Punkte-Icon löschen. Anschliessend ist das Produkt von Ihrer Käufe-Liste verschwunden – damit aber auch die zugehörige Mail.
Es gibt im Google-Konto noch weitere Listen mit Einkäufen und dergleichen. Besuchen Sie mal via mail.google.com Ihr Google-Mailkonto und loggen Sie sich ein. Tippen Sie als Suchbegriff category:purchases ein, werden Einkäufe aufgelistet, Bild 9.
Bild 9: Google sammelt viele Infos zu Ihren Einkäufen
Quelle: PCtipp.ch
Oder dann gibts noch Ihre Buchungsbestätigungen, die Sie mit category:reservations finden. Bei diesen Listen handelt es sich um Kategorien, die in Gmail oben als Reiter erscheinen müssten, wie etwa Allgemein, Soziale Medien, Werbung, Benachrichtigungen etc. Normalerweise könnte man eine Mail aus einer Kategorie in eine andere verschieben, indem man sie auf den gewünschten Reiter zieht. Leider liessen sich beim Ausprobieren in unserem Testkonto ausgerechnet die Einkäufe- und Reservationskategorien nicht als separate Reiter einblenden. Hier hat Google also noch etwas Arbeit vor sich.
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Gaby Salvisberg
Kommentare
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Masche
18.05.2020
Gut, dass diese Stolpersteine hier einmal erwähnt werden. Es wäre schön, wenn alle Mailnutzer diese kennen würden. Es gibt aber noch weitere: 1. Oft passiert es, dass man zu früh ein Mail abschickt und man zu spät einen Fehler entdeckt. Dann ist es weg und jeder Empfänger kann es sofort lesen und sich entsprechendes denken. Bei Google Mail gibt es eine Funktion in den Einstellungen, die man unbedingt aktivieren sollte: die Verzögerung (Einstellungen -> Allgemein > E-Mail zurückrufen). Da kann man einstellen, nach welcher Zeit ein Mail verschickt wird. In der Zwischenzeit erscheint ein Balken mit der Aufschrift "Die Nachricht wurde gesendet" (d.h. in den Postausgang). Daneben steht aber auch "Abbrechen". Klickt man innerhalb der eingestellten Zeit auf "Abbrechen", so geht das Mail nicht aus dem Postausgang hinaus, sondern wieder zurück zu den Entwürfen. 2. In Firmen gibt es oft Verteilerlisten, z.B. alle Mitarbeitenden aus dem Verkauf. Bei uns ist es oft passiert, dass Leute, die so ein Mail bekommen haben, zurück geschrieben haben: "Ich möchte diese Mails nicht erhalten. Bitte mich aus dem Verteiler löschen", natürlich zurück an die Verteilerliste, wodurch alle auch dieses Mail erhalten haben. Es gab dann andere, die darauf geantwortet haben: "Mich bitte auch!". Natürlich wieder an die Verteilerliste. Dann kamen die dritten: "Bitte diese Mails nicht an die Verteilerliste zurückschicken". Wieder an alle in der Verteilerliste. Man sollte es sich deshalb angewöhnen, bei Verteilerlisten diese mit BCC zu verschicken. Um zu verhindern, das dann gewisse User das Mail an Kollegen weiterleiteten, mit der Frage: "Hast Du dieses Mail auch erhalten?", ist es empfehlenswert, dass der Verfasser unter dem Mail beispielsweise schrieb: "Dieses Mail geht an alle Mitarbeitenden des Verkaufs". Unsere IT Abteilung musste zudem, um den Mailserver nicht zu stark zu belasten, das Mailsystem so einstellen, dass man gar nicht mehr auf eine Verteilerliste forwarden konnte. 3. Übrigens, hätte man den Mitarbeitenden aus Punkt 2 gefolgt und hätte man sie aus der Verteilerliste gelöscht, hätten sie künftig keine möglicherweise für sie relevanten Mails erhalten und sie hätten sich dann sicherlich beschwert, dass sie nicht informiert worden wären.
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