Google Drive: Datei-Inhaber ändern, Datenverlust vermeiden

Google bietet kostenlose Produkte, die in erster Linie für Privatpersonen gedacht sind, sowie kostenpflichtige für den Business-Bereich. Ein wichtiger Unterschied zwischen dem gewöhnlichen Google Drive und dem Team Drive aus der G Suite ist die Verwaltung von Berechtigungen.

Als G-Suite-Administrator können Sie selbst festlegen, wem welche Daten gehören (inkl. Übertragen der Eigentumsrechte) und wer diese löschen darf. Wie das geht, steht in «Drive-Dateien auf einen neuen Eigentümer übertragen». Aber das gilt leider nur für Nutzer der kostenpflichtigen G Suite. Die kostet auch in der billigsten Variante, die eine solche Eigentumsverwaltung unterstützt (G Suite Business), noch umgerechnet rund 10 Franken – und zwar pro Nutzer und Monat! 

In einem Team von sechs Personen würden die G-Suite-Kosten mindestens 720 Franken pro Jahr betragen. Für ein Non-Profit-Grüppchen ist das meist viel zu viel. Darum greifen wohl viele zur Variante eines normalen, privaten Google-Drive-Kontos, das sie im kleinen Vereinsvorstand, in der Familie, im Freundeskreis oder in einer Hobbygruppe gemeinsam nutzen.  

Zugegeben, es ist simpel: Jemand erstellt ein zentrales Google-Konto, etwa «meinverein@google.com». Mit diesem eingeloggt, erzeugt man den Ordner «Dokumente». Ein Rechtsklick auf den Ordner, gefolgt von Freigeben zaubert eine Maske auf den Schirm. Dort tippt man einzeln die Google-Mail-Adressen der Vorstandsmitglieder ein und nutzt die Funktion Bearbeiter. Sobald alle erfasst sind, können alle gleichberechtigt Ordner erstellen, Dateien hochladen, verschieben und bearbeiten. 

Aber es droht Datenverlust: Das Problem ist nämlich Folgendes. Wenn eine der Personen das Team verlässt, verschwinden oft auch die von ihr beigesteuerten Dateien. Etwa in einem Verein wäre es fatal, wenn plötzlich wichtige Dokumente wie die Statuten oder Protokolle fehlen würden, bloss weil sie einst von einem Mitglied erstellt worden sind, das den Vorstand inzwischen verlassen hat.

Leider gibt es für den Verwalter dieses Drives bzw. für die Person, die sich mit dem Zentralkonto («meinverein@google.com») einloggt, keine Möglichkeit, die Eigentumsrechte der Dateien und Ordner zu übernehmen oder diese jemand anderem zu übertragen. Wem eine Datei gehört, sehen Sie in Drive jeweils in einer separaten Spalte hinter dem Dateinamen.

Was tun? Es gibt grundsätzlich zwei Lösungen für das Problem: Beide bedingen, dass man rechtzeitig vor Austritt des Teammitglieds dran denkt. Die zweite Lösung verlangt zudem, dass das scheidende Teammitglied selbst aktiv wird. Ganz nach dem Motto: Hoffentlich trennen Sie sich im Guten! 

Variante 1: Download und Upload. Loggen Sie sich mit dem Zentralkonto («meinverein») ein. Machen Sie die gefährdeten Daten, die dem scheidenden Mitglied gehören, ausfindig. Klicken Sie hierfür in der linken Spalte den Hauptordner an, in dem sich alle weiteren Dateien und Ordner befinden. Nun folgt ein Klick ins Suchfeld, gefolgt von Mehr Suchoptionen. Lassen Sie den «Typ» auf «Beliebig». Bei Inhaber greifen Sie zu Bestimmte Person und tippen dahinter die Google-Mail-Adresse des Mitglieds an. Lassen Sie den Speicherort auf «Überall» oder wählen Sie den betroffenen Hauptordner aus und lassen Sie das Änderungsdatum auf «Beliebige Zeit». Klicken Sie unten rechts auf Suchen, werden sämtliche Dateien und Ordner aufgelistet, die von dieser Person erstellt worden sind.

Laden Sie die gefährdeten Daten herunter: Rechtsklick, gefolgt von Herunterladen. Falls es Dateien im Google-Docs-Format (oder im Google-Sheets-Format) sind, werden sie ins MS-Office-Format konvertiert und (bei mehreren Files) in einer Zip-Datei lokal gespeichert. Laden Sie die Dateien mit dem Zentralkonto wieder in die passenden Ordner hoch. Jetzt ist das Zentralkonto der Inhaber der hochgeladenen Versionen der Dateien.

Das ist allerdings eine etwas mühselige Angelegenheit. Die bessere Alternative ist daher Variante 2.

Variante 2: Mitglied ändert es selbst. Wenn Sie selbst ein solches Drive-Team verlassen, machen Sie es den verbleibenden Mitgliedern im Idealfall nicht so schwer. Loggen Sie sich mit Ihrem persönlichen Google-Konto ein. Gehen Sie in Google Drive zu Für mich freigegeben. Öffnen Sie den obersten Vereinsordner. Klicken Sie ins Suchfeld, gehen Sie zu Mehr Suchoptionen und wählen Sie bei Inhaber die Option Ich bin Inhaber. Beim Speicherort wählen Sie den betroffenen Ordner aus. Suchen Sie nach den Daten.

Klicken Sie eine Datei mit rechts an und gehen Sie zu Freigeben, gefolgt von Erweitert. Bei jenem Konto, das nun Eigentümer werden soll, klappen Sie das Stift-Icon auf und wechseln die Einstellung zu Eigentümer. Klicken Sie auf Speichern und bestätigen Sie die Rückfrage. Wiederholen Sie das für alle Dateien, auf die Ihre Eigentümerschaft zutrifft und die Sie dauerhaft dem verbleibenden Team überlassen wollen. 

Auch das ist etwas mühselig, weil man je nach Dateityp nicht mehrere gleichzeitig auswählen kann, aber es dürfte der bessere Weg sein als Variante 1.