Drop-down-Liste in LibreOffice Calc erstellen

Das ist die LibreOffice-Calc-Variante des meistgeklickten PCtipp-Artikels zu Microsoft Excel. Was dort beschrieben ist, geht natürlich auch in LibreOffice Calc sehr ähnlich.

Sie haben zum Beispiel im ersten Tabellenblatt eine Mitarbeiterliste, die Sie jetzt mit einer Abteilung ergänzen wollen. Dabei wollen Sie die Abteilung jeweils aus einem Drop-down-Menü auswählen, damit Sie diese nicht immer eintippen müssen. Ausserdem sollen nur Einträge erlaubt sein, die in der vordefinierten Liste mit Abteilungen vorkommen.

Vorbereitung: In einem separaten Blatt Ihrer Calc-Datei listen Sie die Elemente (z.B. Abteilungen) auf. Sortieren Sie diese manuell oder automatisch gleich in der Reihenfolge, die Sie später im Drop-down-Menü haben wollen, zum Beispiel alphabetisch.

Zurück im Tabellenblatt mit den Namen markieren Sie die Spalte, in der Sie künftig aus den vorhin festgelegten Werten auswählen wollen. Gehen Sie zu Data/Gültigkeit und wählen Sie bei Zulassen den Eintrag Zellbereich. Setzen Sie den Cursor ins Feld «Quelle» und klicken Sie dahinter aufs Icon für die Zellauswahl. Das Fenster verkleinert sich. So können Sie ins Blatt mit den Abteilungen wechseln. Markieren Sie dort die Zellen mit den Abteilungsnamen – Calc übernimmt den Zellbereich gleich ins Feld «Quelle». Im Reiter Fehlermeldung könnten Sie übrigens eine Meldung eintippen, die erscheint, wenn jemand versucht, etwas Falsches in der Abteilungsspalte einzutippen. Sitzt alles, drücken Sie Enter.

Ab sofort lässt sich in der so präparierten Spalte die Abteilung bequem via Ausklappmenü auswählen.