QR-Rechnungen selbst erstellen

Mehrere Rechnungen erstellen – Teil 1

Eine sehr coole kostenlose Onlinelösung fürs Schreiben mehrerer Rechnungen bietet die Web-App qr-rechnung.net. Mit dem gleichen Namen finden Sie die App auch gratis im Windows-Store.
Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Erstellen Sie zunächst für sich eine Excel-Datei mit den Rechnungsinfos, also Namen und Adressen der Rechnungsempfänger, Zahlungszwecke (z.B. «Jahresbeitrag 2023») und Beträge. Speichern Sie diese z.B. als Rg202211Daten.xlsx.
Ergänzung 05.09.2022: Falls Sie kein Excel haben, unterstützt die Webseite auch das OpenDocument Spreadsheet (.ods) von LibreOffice/OpenOffice, sowie die komma- bzw. tabulatorgetrennten Formate .csv und .tsv. Die Autorin hat es nur mit .xlsx ausprobiert. Sollte es dennoch mit .ods-Dateien nicht funktionieren, lassen sich Dateien aus LibreOffice/OpenOffice Calc auch im .xlsx-Format speichern.
Klicken Sie auf der Webseite qr-rechnung.net auf Aus Tabelle generieren. Sie finden eine Tabelle mit Beispieldaten vor. Bei erstmaliger Verwendung klicken Sie darunter auf den Button XLSX, um einmal Beispieldaten herunterzuladen (auch hier stehen die anderen Formate zur Verfügung). Öffnen Sie die heruntergeladene Tabelle. Damit haben Sie bereits korrekte Spaltentitel. Jene sind etwas kompliziert. Eine Erklärung der Spaltentitel finden Sie ab Seite 27 in diesem PDF. Jene, die Sie mutmasslich brauchen, erklären wir in der nachfolgenden Tabelle.
Aufbereitung der Daten für QR-Rechnungen
Erklärung der wichtigsten QR-Felder für Rechnungsdaten-Import
IBAN Ihre (normale) IBAN oder – nur bei Nutzung einer QR-Referenz – die QR-IBAN
Cdtr_AdrTp Creditor Address Type, Ihr eigener QR-Adresstyp. S (strukturiert) heisst: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort stehen in separaten Feldern. Mit K (kombiniert) würden Sie Strasse und Hausnummer ins eine, PLZ und Ort ins zweite Feld schreiben. Verwenden Sie, was für Ihre eigene Adressangabe zutrifft.
Cdtr_Name Ihr Name bzw. Name des Zahlungsempfängers, z.B. des Unternehmens oder Vereins
Cdtr_StrtNmOrAdrLine1 Bei strukturierter Adresse: Ihre Strasse. Bei kombinierter: Ihre Strasse und Hausnummer.
Cdtr_BldgNbOrAdrLine2 Bei strukturierter Adresse: Ihre Hausnummer. Bei kombinierter: Ihre PLZ und Ihr Ort.
Cdtr_PstCd Bei strukturierter Adresse: Ihre PLZ
Cdtr_TwnNm Bei strukturierter Adresse: Ihre Ortschaft
Cdtr_Ctry Ihr Land, z.B. CH
Amt Amount, sprich: Hier steht der in Rechnung zu stellende Betrag
Ccy Currency, sprich: Währung, meist CHF
UltmtDbtr_AdrTp Adresstyp des Ultimate Debitors, also des Rechnungsempfängers. S oder K, wie oben. Verwenden Sie, was auf Ihre Adressen zutrifft.
UltmtDbtr_Name Name des Rechnungsempfängers
UltmtDbtr_StrtNmOrAdrLine1 Adresse des Rechnungsempfängers, je nach Adresstyp nur die Strasse (strukturiert) oder Strasse und Hausnummer (kombiniert)
UltmtDbtr_BldgNbOrAdrLine2 Adresse des Rechnungsempfängers. Je nach Adresstyp nur die Hausnummer (strukturiert) oder PLZ und Ort (kombiniert)
UltmtDbtr_PstCd Bei strukturierter Adresse: PLZ des Rechnungsempfängers
UltmtDbtr_TwnNm Bei strukturierter Adresse: Ortschaft des Rechnungsempfängers
UltmtDbtr_Ctry Land des Rechnungsempfängers, meist CH
RefTp NON (falls Sie keine QR-Referenz verwenden), QRR für Verwendung einer QR-Referenz oder SCOR für Verwendung der Creditor Reference.
Ref Die QR-Referenz oder Creditor Reference, sofern unter RefTp QRR oder SCOR steht
Ustrd Hier endlich der Zahlungszweck, z.B. «Jahresmitgliederbeitrag 2023»
Aufbereitung der Daten für QR-Rechnungen
Erklärung der wichtigsten QR-Felder für Rechnungsdaten-Import
IBAN Ihre (normale) IBAN oder – nur bei Nutzung einer QR-Referenz – die QR-IBAN
Cdtr_AdrTp Creditor Address Type, Ihr eigener QR-Adresstyp. S (strukturiert) heisst: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort stehen in separaten Feldern. Mit K (kombiniert) würden Sie Strasse und Hausnummer ins eine, PLZ und Ort ins zweite Feld schreiben. Verwenden Sie, was für Ihre eigene Adressangabe zutrifft.
Cdtr_Name Ihr Name bzw. Name des Zahlungsempfängers, z.B. des Unternehmens oder Vereins
Cdtr_StrtNmOrAdrLine1 Bei strukturierter Adresse: Ihre Strasse. Bei kombinierter: Ihre Strasse und Hausnummer.
Cdtr_BldgNbOrAdrLine2 Bei strukturierter Adresse: Ihre Hausnummer. Bei kombinierter: Ihre PLZ und Ihr Ort.
Cdtr_PstCd Bei strukturierter Adresse: Ihre PLZ
Cdtr_TwnNm Bei strukturierter Adresse: Ihre Ortschaft
Cdtr_Ctry Ihr Land, z.B. CH
Amt Amount, sprich: Hier steht der in Rechnung zu stellende Betrag
Ccy Currency, sprich: Währung, meist CHF
UltmtDbtr_AdrTp Adresstyp des Ultimate Debitors, also des Rechnungsempfängers. S oder K, wie oben. Verwenden Sie, was auf Ihre Adressen zutrifft.
UltmtDbtr_Name Name des Rechnungsempfängers
UltmtDbtr_StrtNmOrAdrLine1 Adresse des Rechnungsempfängers, je nach Adresstyp nur die Strasse (strukturiert) oder Strasse und Hausnummer (kombiniert)
UltmtDbtr_BldgNbOrAdrLine2 Adresse des Rechnungsempfängers. Je nach Adresstyp nur die Hausnummer (strukturiert) oder PLZ und Ort (kombiniert)
UltmtDbtr_PstCd Bei strukturierter Adresse: PLZ des Rechnungsempfängers
UltmtDbtr_TwnNm Bei strukturierter Adresse: Ortschaft des Rechnungsempfängers
UltmtDbtr_Ctry Land des Rechnungsempfängers, meist CH
RefTp NON (falls Sie keine QR-Referenz verwenden), QRR für Verwendung einer QR-Referenz oder SCOR für Verwendung der Creditor Reference.
Ref Die QR-Referenz oder Creditor Reference, sofern unter RefTp QRR oder SCOR steht
Ustrd Hier endlich der Zahlungszweck, z.B. «Jahresmitgliederbeitrag 2023»
(Quelle: paymentstandards.ch und qr-rechnung.net )
Ersetzen Sie die Daten in der heruntergeladenen Beispieltabelle durch Ihre eigenen, die Sie aus Ihrer vorher erstellten Excel-Liste in die passenden Spalten kopieren können. Achten Sie darauf, dass die Zellformate stimmen.
Beispieldaten in der aufbereiteten Excel-Tabelle
In der heruntergeladenen Beispieltabelle haben wir unsere eigenen Rechnungsdaten in die richtigen Spalten kopiert
Quelle: PCtipp.ch
Anfangs etwas knifflig sind die korrekten Felddefinitionen. Die sind wie folgt zu verstehen.
Strukturiert/kombiniert: Haben Sie für Ihre eigenen Angaben oder für die des Rechnungsempfängers separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort? Dann definieren Sie jene Felder in den jeweiligen Adresstypen-Spalten mit S, also in den Spalten Cdtr_AdrTp oder UltmtDbtr_AdrTp – oder in beiden, sofern zutreffend. Sind es kombinierte Angaben (Strasse und Hausnummer in einem Feld, PLZ und Ort im zweiten), verwenden Sie K.
QR-Typ: In der Spalte RefTp legen Sie fest, welchen der «QR-Rechnungs-Typen» Sie verwenden (siehe vorherige Seite). NON erzeugt eine einfache «QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz». In diesem Fall werden Sie bei IBAN Ihre gewöhnliche IBAN eintragen und das Feld Ref leer lassen. Mit dem Typ QRR verwenden Sie stattdessen Ihre QR-IBAN und tragen bei Ref dieselbe ESR-Referenz ein, die Sie auch auf orangen Einzahlungsscheinen benutzt hätten. Mit SCOR würden Sie die international verwendete Creditor Reference verwenden. Sind alle Daten in der Excel-Tabelle eingetragen, speichern und (wichtig) schliessen Sie die Datei.
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  1. QR-Rechnungen selbst erstellen
  2. Und als Privatanwender?
  3. QR-Rechnungs-Fakten
  4. Mehrere Rechnungen erstellen – Teil 1
  5. Mehrere Rechnungen erstellen – Teil 2
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Gaby Salvisberg
Kommentare
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Kofino
05.09.2022
Im Artikel stört mich, dass für mehrere Rechnungen exclusiv die Excel-Tabelle aufgeführt ist. Geht es nicht z.B. auch mit OpenOffice oder Libre Office? Nicht jeder ist zahlende Kunde bei Microsoft Office.
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Gaby Salvisberg
05.09.2022
Man kann auch aus OpenOffice oder LibreOffice eine .xlsx-Datei speichern. Und es wird auch das .ods-Dateiformat (OpenDocument Spreadsheet) unterstützt. Ich werde das noch ergänzen. Danke für den Input!
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ggx
05.09.2022
Danke! Das ist der erste Beitrag, in dem es um die Erstellung der QR-Codes geht. Bisher gab es gefühlte 100 Beiträge über das Bezahlen von QR-Rechnungen. Und dank der Online-Bevorzugung gegenüber der Print-Ausgabe hat man noch eine Chance, es vor "Torschluss" zu schaffen :-)
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re460
05.09.2022
So fehlen darin beispielsweise die bekannte Vereinsverwaltung webling.ch oder auch kastanio.ch, eine Webanwendung aus Flums/GR für Vereine und KMU. Als Quästor eines grösseren Vereins benutze ich Webling schon seit vielen Jahren. Die Beitragrechnungen, aber auch andere Rechnungen, erstelle ich ebenfalls seit vielen Jahren mit Webling. Damit mein Drucker nicht schlapp macht, drucke ich die über 1300 Rechnungen aus Webling in eine PDF-Datei mit allen Rechnungen. Die Druckerei druckt dann diese und versendet auch die Rechnungen. Seit 2020 machen wir nur noch Rechnungen mit QR-Code, was bisher keinerlei Probleme verursachte, im Gegensatz zu den alten ESR. Wehe, wenn die Codierzeile nicht genau stimmte (Lage auf dem ESR), dann gab es Ärger. Einzelne Rechnungen oder Kleinserien von Rechnungen drucke ich selber auf weisses, perforiertes Papier, auch das klappt bestens. Private QR-Code-Einzahlungsscheine habe ich schon erfolgreich mit https://qr-rechnung.net/#/create erstellt. Danke für den nützlichen und guten Beitrag!
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rüeduVSOP
14.09.2022
Als Privatanwender der nur sehr wenige Rechnungen erstellt benutze ich ProQR von NetCat AG. Da ja lediglich die roten und orangen Einzahlungen nicht mehr benützt werden können, kann ich meine Rechnungsvorlagen weiterhin benützen (LibreOffice). Für meine Bedürfnisse genügt die Basisversion, da sind auch viele Möglichkeiten der Automatisierung dabei. Und alles wird lokal gespeichert. Kein Problem mit dem Datenschutz. Weisses Papier genügt.
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neoping
14.09.2022
[HEADING=2]Generieren von Swiss QR Codes[/HEADING] https://www.paymentstandards.ch/de/home/readiness/generators.html Gut für ab und zu....
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