ZHAW digitalisiert die Dossiers von Studierenden

Die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) führt elektronische Studierendendossiers ein und digitalisiert sämtliche papierbasierten Prozesse sowie Dokumente rund um die Hochschulzugehörigkeit ihrer Studierenden. Dabei werden die zugehörigen administrativen Prozesse automatisiert – von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation.

Wie es in einer Mitteilung heisst, will man mit dem Projekt künftig Dokumente systematisch, rechtskonform und rechtssicher archivieren, Dokumente unabhängig von Ort und Zeit verfügbar machen, Archivierungskosten senken sowie die Effizienz von Prozessen in der Administration durch die Automatisierung steigern. Dazu kommt eine Applikation zum Einsatz, in der alle relevanten Dokumente der ZHAW-Studierenden in den Bereichen Studium und Weiterbildung abgebildet werden. «Durch die Automatisierung von Prozessen und die Einführung des elektronischen Studierendendossiers können wir nicht nur Platzprobleme bei der Ablage von Dossiers lösen, sondern erzielen in der Administration auch mehr Effizienz und Kostenvorteile», wird die Projektverantwortliche Nina Fischer in der Mitteilung zitiert.

Laut Communiqué hatte man sich bei der ZHAW bereits im Frühjahr 2019 dazu entschieden, die bestehenden Prozesse und Ablagen rund um die Studierenden zu digitalisieren und sie innerhalb von «elektronischen Studierendendossiers» aufzubewahren und zu verwalten. Aufgrund der hohen Zahl an Studierenden und der damit verbundenen Menge an Dokumenten sei für das Projekt zur «Einführung einer konfigurierbaren Standardsoftware zur Führung eines elektronischen Studierendendossiers» schliesslich eine sechsmonatige öffentliche Ausschreibung gestartet worden.

Laut der Hochschule lernen an den ZHAW-Standorten in Winterthur, Zürich und Wädenswil insgesamt mehr als 13'000 Studierende und 7500 Weiterbildungsteilnehmende an acht Departementen.

Den Projektzuschlag sicherte sich schliesslich die Firma Kendox. Der Ostschweizer Dokumentenmanagement-Spezialist wird die ZHAW nun bei der Digitalisierung der Prozesse unterstützen. «Kendox hat uns als Anbieter vor allem aufgrund der guten Integrationsmöglichkeiten seiner Lösung überzeugt», erklärt Fischer weiter.

Der Mitteilung zufolge habe die Firma Kendox mit ihrer DMS/ECM-Plattform auf Basis der hauseigenen Software «InfoShare» unter allen konkurrierenden Anbietern die Anforderungen am besten erfüllt. Eine wichtige Anforderung war angeblich die nahtlose Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in die Schuladministrations-Software «CLX.Evento» sowie in Microsoft Office respektive Microsoft Outlook.

Auf dem «InfoShare Server» von Kendox, der zentralen Komponente der Lösung, würden in Zukunft nun alle Dokumente indexiert und in elektronischen Dossiers abgelegt. Durch die Integration des Servers in die Applikationslandschaft der ZHAW sei es für Berechtigte möglich, via «CLX.Evento» oder direkt über den DMS/Archiv-Client auf die Dossiers zuzugreifen. Physische Dokumente könnten ausserdem über spezialisierte Scanning-Stationen digitalisiert und abgelegt werden. Möglich sei dies auch aus Office-Anwendungen und anderen Applikationen. Und letztlich stehe sämtlichen Nutzern auch eine Mobile- und Web-Anwendung zur Verfügung.

Bei der Lösung handelt es sich der Mitteilung zufolge um ein standardisiertes Studierendendossier. Die Ostschweizer Firma Kendox führte dieses bereits bei der Hochschule und der Universität Luzern sowie bei den Hochschulen Nordwestschweiz ein.