Office 365: Cloud-Lösungen entlasten die IT-Infrastruktur

Mehr als 300 verschiedene Kabel stecken in einer Krebsbestrahlungsmaschine. Ebenso vielfältig sind die Leitungen in einem Blutdiagnostik-, Beatmungs- oder Analysegerät. Weil alle Kabelverbindungen höchste Ansprüche und Normen erfüllen müssen, setzt die Forrer AG auf ein nachhaltiges Qualitätsmanagement. «Mit unserer Erfahrung haben wir ein effizientes Prozess-Know-how entwickelt, das in unserer ERP-Branchensoftware abgebildet ist. Sie ist das Herzstück unserer IT», sagt Tobias Forrer, Geschäftsleiter der Werner Forrer AG.

Jedoch lief die ERP-Lösung auf einem älteren Server gemeinsam mit dem E-Mailsystem und der Dateiablage. Sowohl Speicher als auch Systemleistung genügten den Anforderungen mit der Zeit nicht mehr. «Immer wieder gab es Störungen, manchmal waren wir nicht per E-Mail zu erreichen», berichtet Forrer. «Der Aufwand für den Betrieb stieg stetig und der Server war zunehmend ein Risiko: Ein Ausfall hätte alle wesentlichen administrativen Prozesse betroffen.»

In dieser Lage beschloss Forrer, die IT-Infrastruktur zu erneuern, und holte die Balzano Informatik GmbH an Bord. «Um den Server zu entlasten, haben wir Microsoft Office 365 empfohlen», erläutert Geschäftsleiter René Balzano. «Die Cloud-Lösung ist hochverfügbar und es sind keine Investitionen in neue Hardware notwendig.» Office 365 sollte die Mail- und einen Teil der Dateidienste übernehmen. Um die Sicherheit der verbleibenden Serverdaten zu erhöhen, schlug Balzano vor, diese auf Microsoft Azure Storage zu sichern: Dieser Cloud-Dienst von Microsoft speichert Daten hochverfügbar und mehrfach redundant ausser Haus.

«Dieses Paket hat uns überzeugt», bestätigt Forrer. «Exchange Online bietet zudem Schutz vor Malware, Spam und Viren. Gefallen hat uns, dass wir von jetzt an mit kalkulierbaren Kosten rechnen können.» So entschied Forrer, den eigenen Exchange Server durch Office 365 abzulösen. Die Wahl fiel auf Office 365 Enterprise E3, das Microsoft Office 365 ProPlus enthält, die Office-Desktop-Version. In diesem Abonnement bietet Exchange Online Postfächer von 50 GB sowie eine Archivierung, welche die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt: Eingehende Mails und Dokumente sind unveränderlich gespeichert.

Dank der neuen Lösung profitiert die Werner Forrer AG heute von niedrigeren Betriebskosten – bei höherer Sicherheit: Da die Daten in Office 365 und in Microsoft Azure Storage gesichert sind, kann das Unternehmen seinen administrativen Betrieb bei einer Katastrophe an einem beliebigen Standort umgehend fortführen. «Darüber hinaus hat es uns die Sicherung in Microsoft Azure auch schon ermöglicht, versehentlich gelöschte Daten wiederherzustellen», berichtet Forrer.

Als Cloud-Lösung erleichtert Office 365 auch das mobile Arbeiten bei Werner Forrer. «Wir haben unsere Ordnerstruktur in SharePoint Online abgebildet und können nun die Dateien sicher über den Browser unterwegs abrufen», erläutert Forrer. «Damit entfallen die komplizierten VPN-Verbindungen, wie wir sie zuvor hatten.» Zudem dürfen die Mitarbeiter Office 365 ohne Zusatzkosten auch privat zu Hause oder auf mobilen Geräten – Tablets, Handys – nutzen.