Freie Sicht auf Berge und Daten - mit der Cloud-Lösung Microsoft Office 365

Zum Team von RigiPlus gehören zwei Mitarbeiterinnen in der Tourist Information in Rigi Kaltbad, wo die Bergbahn in 1400 Meter Höhe Halt macht. Hinzu kommen ein Mitarbeiter im Home Office und Geschäftsleiter Christian Haueter, dessen Büro in Vitznau liegt. «Wir sind nur sieben Kilometer Luftlinie entfernt. Aber dazwischen liegen 1000 Höhenmeter», sagt Haueter. «Wir benötigen für die Zusammenarbeit eine Lösung mit E-Mail und Web-Speicherplatz, die wir von jedem Ort aus aufrufen können», sagt Haueter.

Da die RigiPlus AG selbst keine IT-Kenntnisse vorhält und der Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur zu aufwändig erschien, wollte man den Betrieb auslagern. So wandte sich das Unternehmen an den Microsoft Partner IOZ AG. Dieser empfahl eine Cloud-Lösung: «Microsoft Office 365 umfasst Exchange Online für E-Mail, SharePoint Online für den Dokumentenaustausch sowie Lync Online für Web- und Audiokonferenzen», erläutert Josua Müller, Bereichsleiter des Cloud Innovation Centers der IOZ AG. Für diese Cloud-Lösung musste RigiPlus weder in Hard- noch in Software investieren. Zudem enthält Exchange Online bereits einen Schutz vor Malware, Spam und Viren.

IOZ schlug vor, den Support der Endgeräte zu übernehmen. Mit Windows Intune, einer Cloud-basierten Lösung zur Verwaltung von PCs und mobilen Geräten, sollte das IT-Haus die Updates für Windows verteilen und den Virenschutz aktuell halten. «Dieses Paket hat mich überzeugt, es entlastet mich von allen IT-Aufgaben», sagt Haueter.

So buchte RigiPlus drei Lizenzen von Office 365 E3, das zusätzlich die Desktop-Version von Microsoft Office 2013 Professional Plus für die internen Mitarbeiter mitbringt. Damit müssen die Mitarbeiter ihr Office-Paket nicht mehr selbst aktualisieren, die Cloud-Lösung enthält stets alle Updates. Der Mitarbeiter im Home Office arbeitet auf freiberuflicher Basis mit einem eigenen Office-Paket, hier reicht Office 365 E1 für E-Mail und Dateizugriff.

Seit Dezember 2013 nutzen die Mitarbeiter von RigiPlus nun die E-Mail-Funktionen im bekannten Outlook auf Ihrem Desktop-PC oder in einem Webbrowser über die Outlook Web App. «Das funktioniert einwandfrei und völlig zuverlässig», sagt Haueter. Für den Dateitausch hat IOZ zwei Teamseiten für die Tourist Information und für das Marketing eingerichtet. Damit lassen sich Dokumente freigeben und für alle zugänglich ablegen. «Regelmässig halten wir eine Audiokonferenz über Lync Online ab», berichtet Haueter. «Dabei kann ich mit einem Mausklick meinen Bildschirm aufschalten, um Dokumente gemeinsam zu besprechen.» Darüber hinaus chatten die Kollegen oft über Lync Online. «Der grösste Vorteil ist jedoch die Flexibilität der Cloud-Lösung», so Haueter. «Im Laufe des Sommers soll ein Mitarbeiter hinzukommen, dann können wir Office 365 einfach erweitern.»