Cloud-Services mit finanziellen und praktischen Vorteilen für KMU

Martin Wälchli: Office 365 bringt eine ganze Reihe von Vorteilen. Einer davon ist zweifellos  der Preisvorteil. So kostet beispielsweise Office 365 nach dem Plan E3 22,80 Schweizer Franken pro Monat und User. Enthalten sind darin immer die aktuellste Version von Office Professional Plus, Exchange und Lync sowie zusätzlich die Webservices. Office Professional Plus allein kostet ohne Software Assurance rund 740 Schweizer Franken, also in etwa so viel wie drei Jahre Office 365 nach Plan E3 – dabei sind die Kosten für eigene Server-Hardware und Administration nicht eingerechnet, die man sich bei Office 365 spart. Ausserdem fehlen die Zusatznutzen von Office 365: Der Benutzer bekommt ein 25 Gigabyte grosses Exchange-Postfach sowie das leistungsstarke Collaboration-Tool Lync, mit dem er Funktionen wie Online-Chat, Präsenzangaben und Online-Meetings erhält. Zusätzlich kann er die Funktionen von SharePoint Online und den Online-Speicher OneDrive nutzen.

Und einen weiteren Zusatznutzen bietet Office 365: Es darf pro Benutzer auf bis zu fünf Geräten, also PCs – inklusive Macs –, Tablets und Smartphones installiert werden.

Office 365 wird in den allermeisten Unternehmen die Sicherheit verbessern. Dafür gibt es mehrere Gründe: Zum einen betreibt Microsoft Office 365 in seinen Rechenzentren nach absolut hochprofessionellen Massstäben für Zuverlässigkeit und Sicherheit. Ein einzelnes Unternehmen, in dessen unternehmerischen Zentrum nicht die IT steht, kann sich das kaum leisten. Ausserdem sorgt Microsoft selbst für die optimale Administration und Pflege der Systeme: Neuste Patches werden immer aktuell installiert, sodass Nutzer von Office 365 immer auf die aktuellste und damit sicherste Software zugreifen. Ebenfalls ist die Hochverfügbarkeit immer garantiert, was bei einem KMU ohne IT-Fokus nicht immer so ist.

Mit der Diskussion über Office 365 wird die Sicherheit der Daten in vielen Unternehmen zum ersten Mal richtig zum Thema. Vielen ist gar nicht bewusst, dass ihre Daten nicht nur bei ihnen in der eigenen IT liegen, sondern Mitarbeiter schon längst Online-Speicherdienste und die automatische Synchronisation der Daten in die Public-Cloud wie bei Dropbox nutzen, weil sie dies einfach praktisch finden. Die IT-Abteilung weiß meist nichts davon.

Unternehmen müssen sich genau überlegen, wo sie welche Daten haben wollen, gerade auch, wenn sie beispielsweise unterwegs darauf zugreifen möchten. Dafür bieten sich Online-Speicherdienste an – aber diese müssen sicher sein.

Office 365 bietet mit SharePoint Online und OneDrive eine sehr gute Möglichkeit, Daten per Internet zu Verfügung zu stellen, und das in der hochsicheren IT-Umgebung von Microsoft.

Nicht vergessen dürfen gerade KMU-Kunden dabei, dass das kein Ersatz für einen File-Server ist. Die Stärken von SharePoint und OneDrive liegen in den Funktionen für die Zusammenarbeit. Als File-System lassen sich aber natürlich Kombinationen aus selbst betriebenen Servern oder Serverdiensten von Hosting-Anbieter nutzen, beispielsweise Microsoft Azure als Server und Speicherdienst oder Citrix Sharefile. Wir von der WAGNER AG bieten solche Services auch hybrid an oder betreiben sie beim Kunden selbst vor Ort.

Office 365 lässt sich nahtlos mit klassisch installierten Versionen von Office 2010 und Office 2013 nutzen. Ausserdem gehören zu vielen Plänen von Office 365 Lizenzen für die Desktop-Version der aktuellsten Office-Programme dazu. Diese lassen sich selbstverständlich ohne Internetzugang nutzen. Allerdings funktioniert das natürlich nicht mit Daten im Online-Speicher und mit dem E-Mail-Empfang. Zwar werden die Daten beispielsweise mit dem Notebook synchronisiert – aber auf die aktuellen Online-Daten kann man natürlich nur mit Internetzugang zugreifen.

Wälchli: Drei wichtige Aspekte müssen genau geprüft werden:

1.      Darf und will das Unternehmen Cloud-Services nutzen? Hier geht es um die grundsätzliche Entscheidung. Dazu gehören auch Überlegungen, welche Daten in der Cloud gespeichert werden können und welche nicht.

2.      Arbeiten die Programme und IT-Systeme im Unternehmen mit Office 365 und auch mit Office 2013 zusammen? Falls das nicht der Fall ist, muss für bestimmte Aufgaben vielleicht noch eine ältere Office-Version genutzt werden. Bei Office 365 ist kein Downgrade auf ältere Office-Versionen möglich.

3.      Welches Dateisystem, welche Speichermöglichkeiten braucht das Unternehmen – was kann und soll über die Cloud laufen, was will man im eigenen Unternehmen behalten?

Unternehmen, die von den Vorteilen von Cloud-Service profitieren und die jeweils aktuellste Version von Office nutzen wollen – und das zu finanziell attraktiven Konditionen –, für die ist Office 365 ein sehr gutes Angebot. Wenn sie dann noch genau wissen, was sie wo mit ihren Daten machen, können sie Office 365 optimal nutzen.