Die Mail-App von Windows 10 ist funktionsmässig ziemlich eingeschränkt. Sobald Sie mit mehreren Mailkonten und einer eigenen Ordnerstruktur unterwegs sind, wird es unübersichtlich. Microsoft Outlook hat zwar seine Stärken – wobei ausgerechnet E-Mail nicht wirklich dazugehört. Sein Spam-Filter zum Beispiel ist nicht sehr wirkungsvoll.

Wie gut, dass es mit Mozilla Thunderbird eine kostenlose Anwendung gibt, deren Lebensaufgabe darin besteht, E-Mails möglichst vielseitig und dennoch einfach zu verwalten. Das Programm gibts erstens kostenlos und zweitens für Windows, macOS und Linux – auch da bestehen somit keine Hürden.

Surfen Sie zur Webadresse thunderbird.net, landen Sie automatisch auf der deutschsprachigen Webseite von Thunderbird. Klicken Sie auf Kostenloser Download und lassen Sie die Setup-Datei (ca. 30 MB) speichern. Ob Sie dem Spendenaufruf Folge leisten, bleibt Ihnen überlassen. Führen Sie die heruntergeladene Datei (derzeit Thunderbird Setup 60.6.1) aus, um die Installation zu starten. Klicken Sie bei der Rückfrage durch die Benutzerkontensteuerung auf Ja und danach auf Weiter.

Wie immer bei Programminstallationen sollten Sie im nächsten Dialog zu Benutzerdefiniert greifen. Lassen Sie Thunderbird als Standard-E-Mail-Programm einrichten aktiv. Nach dem Klick auf die Option Weiter übernehmen Sie den Installationsordner und wählen nochmals Weiter.

Im nächsten Dialog könnten Sie festlegen, wo Sie die Icons für den Programmstart haben wollen. Wir deaktivieren Auf dem Desktop und wollen bloss eins im Startmenü. In der Taskleiste kommt später eins hin. Klicken Sie nun auf Weiter, auf Installieren und zuletzt auf Fertigstellen. Lassen Sie die Option Thunderbird jetzt starten aktiviert.

Schon gehts zum Einrichten des (ersten) Mailkontos! Tippen Sie Ihren Namen, Ihre Mailadresse und das zugehörige Passwort ein. Wir greifen zu einem Google-Konto, mit dessen Eigenheiten Thunderbird übrigens inzwischen auch prima zurechtkommt, Bild 1.

Klicken Sie auf Weiter, schaut Thunderbird in einer Onlinedatenbank nach, wie die zur Mailadresse gehörigen Servernamen und -einstellungen lauten könnten. Bei so grossen Anbietern wie Google treffen die vorgeschlagenen Einstellungen meistens zu. Falls Sie etwas daran ändern möchten, könnten Sie das über den Befehl Manuell bearbeiten tun. Im Falle von Google-Mail ist das im Moment nicht nötig.

Beim Google-Konto erscheint hier noch ein Login-Fenster, in dem Sie sich nochmals in Ihr Google-Konto einloggen müssen. Aber keine Bange: Durch diesen Vorgang werden Sie Schritt für Schritt durchgeleitet. Sollte für das Konto eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert sein, müssen Sie auf dem separaten Weg (meist via Handy) das Login bestätigen. Nun startet Thunderbird und zeigt das Fenster Systemintegration an. Klicken Sie auf Als Standard festlegen.

Öffnen Sie gleich den Posteingang des neu eingerichteten Kontos. Klicken Sie am besten einmal kurz auf den Spaltentitel Datum, um die neusten Mails zuoberst anzuzeigen. Bei dieser Gelegenheit klicken Sie noch mit rechts auf das Thunderbird-Icon in der Taskleiste und gehen zu An Taskleiste anheften.

Je nachdem, von welchem anderen Mailprogramm Sie zu Thunderbird wechseln, bekommen Sie die Daten mal einfacher, mal schwerer in Thunderbird hinein. Es ist immer am einfachsten, wenn Sie alle Mails, Kontakte und Kalendereinträge bereits in einem Cloud-Konto haben, zum Beispiel in einem Google-Konto oder in einem Microsoft-Konto wie Outlook.com oder Office 365.

Mit Abstand am einfachsten geht es, wenn Sie bereits IMAP anstelle von POP3 verwenden. Das ist jenes Mailprotokoll, dank dessen die empfangenen und versandten Mails auf dem Server des Mailanbieters bleiben, mit dem Sie Ihr Mailprogramm synchronisieren. Wenn dies der Fall ist, kommen beim Wechsel zu Thunderbird alle Nachrichten mit, die auf dem Server liegen.

Haben Sie Ihr Mailkonto im alten Mailprogramm als POP3 eingerichtet? Versuchen Sie es wie folgt: Richten Sie das Konto im alten Mailprogram zusätzlich als IMAP-Konto ein. Kopieren Sie danach im alten Mailprogramm alle Mails, die Sie mitnehmen wollen, ins IMAP-Konto; die empfangenen in den Posteingang und die verschickten in Gesendet. Sie können auch neue Ordner erstellen und die Mails in diese verschieben oder kopieren. Anschliessend werden diese in Thunderbird auftauchen, sofern Sie das Konto dort als IMAP einrichten (was empfohlen ist).

In Thunderbird kommt auch eine Erweiterung namens Lightning mit, die eine Kalender- und Aufgabenliste anbietet. Die meisten Anwender wollen die Kalenderdaten auch auf dem Smartphone haben, darum dürfte es so sein, dass Sie Ihren Kalender in einem Onlinekonto wie Google oder Microsoft haben.

Für Nutzer des Google-Kalenders empfehlen wir die Installation des Add-ons namens «Provider for Google Calendar». Gehen Sie via Hamburger-Menü zu Add-ons und darin zu Erweiterungen. Suchen Sie oben rechts nach Provider for Google Calendar und installieren Sie das gefundene gleichnamige Add-on. Es ist danach ein Thunderbird-Neustart fällig. Öffnen Sie den Kalender, klicken Sie in der linken Spalte unterhalb der Kalenderliste mit rechts hinein und gehen Sie zu Neuer Kalender. Wählen Sie Im Netzwerk und greifen Sie zu Google Kalender. Nun melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an, worauf der Kalender eingebunden wird.

Die Adressen aus Ihrem Google-Konto bekommen Sie ebenfalls mittels Add-on synchronisiert. Diesmal greifen Sie zum Add-on «gcontactsync», das Sie im Thunderbird-Menü unter Add-ons/Erweiterungen mit der Suche nach dem Add-on-Namen finden.

Ein weiteres Add-on namens «TBsync» synchronisiert nicht nur mit CalDAV- und Card-DAV-Konten, sondern auch mit Exchange ActiveSync bzw. Office 365. Das ist ideal für Nutzer eines Microsoft-Kontos, die Outlook nicht verwenden wollen. Sie bekommen nicht nur Ihre Mails, sondern auch Ihre Kontakte und Termine mit Thunderbird synchronisiert.

Vom Spam-Filter bis hin zu Mailvorlagen: Die wichtigsten Tipps für Thunderbird-Neulinge finden Sie hier.

Solange das Lightning-Add-on aktiv ist, finden Sie am oberen Rand zwei Icons für Kalender und Aufgaben. Damit öffnen sich mit dem Kalender und den Aufgaben jeweils neue Reiter.

Für die Nutzung empfehlen wir, Onlinedienste wie Outlook.com oder Google zu verwenden, damit Sie die Termine und Aufgaben (ebenso wie die Kontakte) zwischen Ihrem PC, dem Onlinekonto und Ihrem Smartphone synchronisieren können. Lesen Sie hierzu die vorherigen Tipps im Abschnitt «Datenimport».

Klicken Sie in der linken Spalte mit rechts auf den Kontonamen und öffnen Sie die Einstellungen. Hier können Sie alles so einrichten, wie Sie es haben wollen. Geben Sie beispielsweise einen Signaturtext an. Für Google-Konten sollten Sie bei Kopien & Ordner möglichst keine Änderungen vornehmen.

Unten links im Einstellungsfenster finden Sie Konten-Aktionen. Hier könnten Sie weitere Mailkonten erfassen. Jedes neue Mailkonto erscheint in der linken Spalte komplett mit eigenständiger Ordnerstruktur, Bild 2. Damit sehen Sie immer genau, in welchen Ordnern in welchem Konto sich etwas befindet.

Thunderbird hat ein Hamburger-Menü eingeführt, jenes mit den drei Strichen. Wenn Ihnen das zu wenig übersichtlich ist, gibt es ein herkömmliches Menü. Klicken Sie mit rechts auf eine freie Stelle hinter Schnellfilter und aktivieren Sie Menüleiste.

Verfassen Sie eine neue Mail, die Sie so oder ähnlich mehrmals verwenden wollen. Gehen Sie zu Datei/Speichern unter und wählen Sie Vorlage, Bild 3. Jetzt entsteht ein neuer Ordner namens Vorlagen. Wenn Sie dort drin als Vorlagen gespeicherte Mails aufrufen, werden diese wie neue Mails behandelt. Setzen Sie noch einen Empfänger ein und passen Sie die ergänzenden Texte oder Zeiten an.

Für wiederkehrende Mails mit wechselnden Empfängern sollten Sie die vorhin erwähnten Vorlagen benutzen. Falls es allerdings geringfügig ändernde Mails für immer denselben Empfänger sind, können Sie auch eine bereits verschickte Mail als Vorlage setzen. Klicken Sie im Ordner Gesendet mit rechts auf eine Mail, finden Sie im Kontextmenü den Befehl Als neu bearbeiten. Das öffnet die Mail in bearbeitbarem Modus. Sie können nun noch Infos ergänzen oder löschen, Empfänger hinzufügen und mehr. Sie brauchen das Rad also nicht jedes Mal neu zu erfinden.

Beim Verfassen einer Mail können Sie Anhänge natürlich übers Büroklammer-Icon hinzufügen. Aber es gibt einen einfacheren Weg. Ziehen Sie die gewünschte Datei direkt per Maus aus einem Explorer-Fenster – und zwar in den rechten Teil des Kopfzeilenbereichs. Damit öffnet sich dort das Ablagefeld für Anhänge. Lassen Sie die Datei dort fallen, Bild 4.

Geht es um den Umgang mit Anhängen, die Sie erhalten haben? Klappen Sie den Anhangbereich am Winkel-Symbol auf. Der Doppelklick auf einen Anhang öffnet ihn. Klicken Sie jedoch mit rechts in den Anhangbereich, finden Sie mehrere Optionen. Nebst Alle öffnen gibts hier auch Alle speichern. Damit können Sie einen Ordner wählen, in den Sie alle Anhänge ablegen. Interessant ist auch Alle abtrennen. Das speichert alle Anhänge dieser Mail in den gewünschten Ordner, entfernt sie jedoch im gleichen Arbeitsschritt auch aus der E-Mail. Das sollten Sie sich angewöhnen, falls Ihr Mailkonto dauernd an Platzmangel leidet.

Der letzte Punkt Alle löschen entfernt die Anhänge aus der Mail, allerdings ohne sie erst zu speichern. Dies bietet sich an, falls Sie die Anhänge gar nicht brauchen oder diese vorher via Speichern schon am gewünschten Ort abgelegt haben.

Ein paar Dinge in Thunderbird sind so unscheinbar wie nützlich. Haben Sie einen längeren Mailwechsel und wollen Sie die Mails in der richtigen Reihenfolge anschauen? Klicken Sie in der Mailübersicht in den Spaltentiteln auf das vorderste Icon für Themenbäume anzeigen, Bild 5. Nun werden die E-Mails in der chronologischen Reihenfolge innerhalb desselben Mailwechsels eingeordnet.

Wie jedes richtige Mailprogramm unterstützt auch Thunderbird das Erzeugen von Filter- bzw. Sortierregeln. Dies finden Sie normalerweise unter Hamburger-Menü/Filter. Sie können Nachrichten nach allerlei Kriterien verarbeiten lassen. Die Liste der möglichen Bedingungen ist lang, Bild 6. Die vorhandenen Aktionen lassen sich ebenfalls sehen, Sie können aufgrund der gesetzten Kriterien automatisch bestimmte Schlagwörter setzen, Nachrichten löschen, verschieben oder weiterleiten.

Klicken Sie eine Nachricht an, die Sie in Zukunft automatisch filtern bzw. in einen bestimmten Ordner verschieben wollen. Im Menü Nachricht finden Sie den Befehl Filter aus Nachricht erstellen. Damit müssen Sie die Kriterien zum Filtern einer bestimmten Nachricht nicht extra zusammensuchen, sondern können Dinge wie Absender oder Betreffzeile gleich übernehmen.

Die Suchfunktion von Thunderbird ist auch nicht zu verachten. Schon bei der Eingabe des Suchbegriffs können Sie beispielsweise auswählen, ob Sie überhaupt alle Nachrichten mit Suchbegriff sehen wollen oder ob Sie welche auswählen wollen, die Sie von einem speziellen Absender erhalten haben, Bild 7.

Nach Auswahl von Nachrichten mit Suchbegriff erhalten Sie von Thunderbird weitere Filteroptionen – entweder die Auswahl bestimmter Kontakte oder oben rechts die Sortierung nach Relevanz oder Datum. Sollen pro Suchresultatseite mehr Mails erscheinen, gehen Sie zu E-Mails als Liste anzeigen.

Einige wichtige Einstellungen werden in Thunderbird nicht pro Konto, sondern global fürs ganze Programm festgelegt. Öffnen Sie oben rechts das Hamburger-Menü und gehen Sie zu Einstellungen. Im Reiter Allgemein können Sie eine Suchmaschine wählen und die Benachrichtigung bei neuen Mails anpassen.

Der Reiter Ansicht bietet Ihnen Zugriff auf die Darstellung wie zum Beispiel die Schriftart. Im gleichen Reiter gibt es unter Erweitert noch Einstellungen dazu, wann eine Mail als gelesen markiert wird.

Der Reiter Verfassen erlaubt Anpassungen, die das Schreiben von Mails betreffen, Bild 8. Hierzu gleich nachfolgend die Tipps zu den Wörterbüchern.

Im Reiter Sicherheit finden Sie den Hauptschalter zum Junk-Filter (siehe dazu das übernächste Thema «Spam-Filter»). Die restlichen Einstellungen lassen Sie zunächst am besten, wie sie sind.

Thunderbird bietet eine simple Rechtschreibfunktion. Gehen Sie über den Befehl Hamburger-Menü/Einstellungen/Verfassen zu Rechtschreibung und dort zum Link Weitere Wörterbücher herunterladen. Klicken Sie auf OK, Bild 9.

Scrollen Sie im neuen Tab zu German (Switzerland) und klicken Sie eins der beiden Wörterbücher an; nehmen Sie die grössere Datei, die mehr Einträge aufweisen dürfte. Klicken Sie auf Zu Thunderbird hinzufügen und auf Jetzt installieren. Wenn Sie die vorhin erwähnten Einstellungen zur Rechtschreibung wieder aufsuchen, sehen Sie, dass die Sprache nun installiert ist.

Einer der besten Gründe, Thunderbird zu verwenden, ist sein lernfähiger Spam- bzw. Junk-Filter. Gehen Sie über Hamburger-Menü/Einstellungen/Sicherheit zu Junk. Aktivieren Sie hier Wenn Nachrichten manuell als Junk markiert werden und wählen Sie eine der Optionen, etwa Verschiebe diese in den für Junk bestimmten Ordner des Kontos. Klicken Sie auf OK und besuchen Sie danach die zweite Hälfte der Spam-Optionen, Bild 10. Klicken Sie in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf Ihr Mailkonto und wählen Sie Einstellungen. Gehen Sie zu Junk-Filter und aktivieren Sie oben die Option Junk-Filter für dieses Konto aktivieren. Unten bei Speicherplatz wählen Sie Neue Junk-Nachrichten verschieben in und nehmen entweder Ordner «Junk» in Kontoname oder greifen via Anderer Ordner zu jenem Ordner, der die Spam-Nachrichten sammeln soll. Aktivieren Sie allenfalls noch Junk-Nachrichten löschen, die älter sind als X Tage.

In Zukunft trainieren Sie sehr einfach den Spam-Filter: Wenn eine noch nicht als Junk erkannte Spam-Nachricht in Ihrem Posteingang landet, drücken Sie die Taste J oder klicken aufs Junk-Icon. Das bringt erstens dem Spam-Filter bei, dass es sich hierbei um Spam handelt, und verschiebt die Mail zweitens in den Junk-Ordner. Hat Thunderbird eine Mail fälschlich als Spam markiert, klicken Sie auf das Flammen-Symbol in der Junk-Spalte oder auf die Schaltfläche Kein Junk, um den Junk-Status für diese Nachricht abzuschalten. So lernt Thunderbird mit der Zeit, welche Mails für Sie Spam sind und welche nicht.