Die Reply-To-Funktion – in deutschsprachigen Mail-Programmen als «Antwort-An» bezeichnet – ist ein sinnvolles Instrument, um den E-Mail-Fluss zu optimieren, sei es im Privathaushalt, sei es geschäftlich. Wir zeigen zwei typische Beispiele, in denen Sie das nutzen können.

Angenommen, Sie sind im Mailkontakt mit einem Handwerker. Nun möchten Sie Ihren Lebenspartner mit der eigentlichen Terminvereinbarung betrauen, denn an den in Frage kommenden Tagen ist nur er zuhause. Darum soll die Antwort des Handwerkers direkt an ihn gehen. Damit der Handwerker die Mailadresse der neu zuständigen Person nicht mühselig aus der Mail herauskopieren und einfügen muss, können Sie diese in genau dieser Mail einmal hinterlegen.

In Thunderbird klicken Sie im Kopfbereich der Mail auf die zwei nach rechts weisenden Winkel (1) und klicken auf Antwort-An (2), um das Feld in dieser Mail einzublenden. Falls der Kopfzeilenbereich nicht alle Zeilen anzeigt, können Sie die Trennlinie (3) nach unten ziehen.

Tipp: Aktivieren Sie in solchen Fällen durch Klick auf Kopie (CC) das Kopie-Feld und fügen Sie die Mailadresse Ihrer besseren Hälfte ein (4). Dank der Kopie dieser Mail weiss Ihr Stellvertreter, worum es sich handelt und dass sich der Handwerker bei ihm melden wird. Im Antwort-An-Feld (5) fügen Sie nun ebenfalls die Mailadresse des Partners ein. Verfassen Sie die Mail fertig und klicken Sie auf Senden.

Wenn der Handwerker die Mail erhält, sieht er in der Regel auch direkt das Antwort-An-Feld (6) mit der Adresse Ihres Partners. Klickt er auf Antworten (7), öffnet sich wie immer ein Mail-Verfassen-Fenster (8). Darin steht im An-Feld (9) jetzt nicht mehr Ihre Adresse, von der er diese Mail erhalten hat, sondern jene Ihres Lebenspartners, die Sie im Antwort-An-Feld angegeben haben. Das heisst: Die Antwort des Handwerkers geht nicht an Sie, sondern an Ihren Lebenspartner.

Auf der folgenden Seite zeigen wir, dass Sie in den Kontoeinstellungen auch eine dauerhafte Antwortadresse einrichten können. Das eignet sich für berufliche Zwecke, wenn Sie nächstens länger in die Ferien fahren, wenn Sie bald die Stelle wechseln oder wenn Sie gerade zu einer neuen Mailadresse umziehen.

Auf der vorherigen Seite zeigten wir, wie Sie in einer Mail gezielt und nur einmal eine andere Antwortadresse angeben können. Es gibt aber auch die Option, eine abweichende Antwortadresse dauerhaft einzurichten. Vielleicht verwenden Sie dies in der letzten Woche im Büro, bevor Sie die Stelle wechseln oder bevor Sie für längere Zeit in die Ferien fahren. So könnte im Antwort-An-Feld jeder Ihrer Mails automatisch die Mailadresse Ihrer Stellvertretung stehen.

Oder sind Sie dabei, Ihre Mailadresse zu wechseln? Meistens behält man die alte Adresse noch ein ganzes Weilchen. Aber Sie möchten die Leute, die Ihnen noch an die alte Adresse schreiben, sanft dazu bringen, in Zukunft Ihre neue Adresse zu benutzen.

Klicken Sie in Thunderbird in der linken Spalte mit rechter Maustaste auf den Namen des betroffenen (z.B. alten) Mailkontos und öffnen Sie die Einstellungen. Im neuen Tab sind direkt die gesuchten Elemente zu finden. Klicken Sie auch da auf den Namen des Kontos (10). Im Feld Antwortadresse (11) tragen Sie Ihre neue Mailadresse ein. Wenn Sie mögen, können Sie gleich darunter im Feld «Signaturtext» (12) einen Satz hineinschreiben wie «Ich habe eine neue Mailadresse. Bitte ändern Sie diese in Ihren Unterlagen zu xy@example.org».

Und falls Sie in Thunderbird in jeder Ihrer Mails einen Eintrag mit einer Antwortadresse haben – und dieser weg soll, wissen Sie nun auch, wo Sie den Eintrag löschen können. (PCtipp-Forum)