Hintergrund: Heute wird mehr Platz gebraucht

Mit dem früher meistens benutzten Mailprotokoll POP3 hat das Mailprogramm die Mails standardmässig ab dem Server abgeholt und anschliessend vom Server gelöscht. Damit lagen die Mails nur noch lokal vor, also in den Mailprogrammen auf den Festplatten der Anwenderinnen und Anwender. Wichtige Mails musste man separat «backuppen»; und wer die Mails auf mehr als einem Gerät verwalten wollte, musste recht ausgeklügelte Einstellungen und Weiterleitungsregeln anwenden, damit die Mails (auch die gesendeten) auf allen Geräten verfügbar waren.

Diese Nachteile sind Geschichte, seit praktisch nur noch IMAP im Einsatz ist. Damit bleiben alle Mails zunächst auf dem Server, egal, ob empfangen oder gesendet  – oder im Papierkorb. Was im lokalen Mailprogramm zu sehen ist, sind Kopien des Mailzustandes auf dem Server. Erst, wenn man sie vom Server komplett löscht oder sie in einen lokalen Mailordner verschiebt, wird der Platz wieder freigegeben.

Der Siegeszug von IMAP war eine logische Folge des Umstandes, dass viele ihre Mails auf mehreren Geräten verwalten: Privat-PC, Laptop, Smartphone, im Webbrowser auf dem Büro-PC und vielleicht sogar auf dem Tablet. Mal abgesehen von Microsoft Exchange, erlaubt nur IMAP ein Synchronisieren des Mailbestandes, sodass auf allen Geräten die gleichen Mails zu finden sind.

Der Nachteil von IMAP besteht aber im Platzbedarf. Jede Mail auf dem Server braucht Speicherplatz. Während man zu Zeiten von POP3 noch recht gut mit einem 20 oder 50 MB kleinen Postfach klarkam, reicht dies für ein IMAP-Konto hinten und vorne nicht.

Wenn Sie Ihr Postfach nicht vergrössern können oder wollen, bleibt nur, dass Sie regelmässig daran denken, es manuell aufzuräumen, zum Beispiel, indem Sie die den Papierkorb leeren und empfangene und versendete Mails in einen lokalen Mailordner verschieben. (PCtipp-Forum)