Dokumente digitalisieren ganz einfach

Hard- und Software

Scanner-Hardware

Die Scanner lassen sich in drei Gruppen einteilen. Folgend eine kurze Übersicht über deren Vorteile.
  • Flachbettscanner sind ideal für hochwertige Scans, etwa von Büchern, Zeitschriften oder Fotos, Bild 1.
    Bild 1: Bei einem Flachbettscanner fährt eine Beleuchtungs- und Abtasteinheit unter der Glasplatte durch
    Quelle: PCtipp.ch
  • Dokumentenscanner sind für das schnelle Digitalisieren grosser Dokumentenmengen konzipiert, Bild 2.
    Bild 2: Ein Dokumentenscanner ist darauf spezialisiert, möglichst schnell möglichst viele Dokumente zu digitalisieren
    Quelle: PCtipp.ch
    Mit einem automatischen Einzug verwandeln sie Stapel von Papier in kürzester Zeit in digitale Formate.
  • Multifunktionsgeräte sind die Alleskönner, Bild 3. Wer sich nicht nur auf das Einscannen von Dokumenten beschränken möchte, ist mit Multifunktionsdruckern gut beraten. Diese All-in-One-Geräte vereinigen einen Scanner, Drucker und Kopierer in einem Gehäuse. Die Preisspanne reicht von 50 bis 500 Franken, je nach Ausstattung und Funktionen.
    Bild 3: Ein Multifunktionsgerät kann nicht nur scannen, sondern auch drucken, kopieren und Faxe verschicken
    Quelle: PCtipp.ch

Scanner-Software

Die meisten Geräte bringen eine hersteller­eigene Software mit, etwa HP Scan (HP), ControlCenter (Brother), Document Capture Pro (Epson) oder IJ Scan Utility (Canon), Bild 4. Hochpreisige Geräte haben mitunter auch professionelle Software wie Kofax Power PDF mit im Paket.
Bild 4: Brother setzt bei seinen Geräten auf eine Scanner-Software mit dem Namen ControlCenter
Quelle: PCtipp.ch
Manche Scanner bieten eine besondere OCR-Software, die nach dem Scanvorgang im pixelweise abgetasteten Schriftstück die Buchstaben erkennt. Am Ende fällt etwa eine PDF-Datei an, die sich am Computer wie auch am Handy öffnen und nach Begriffen durch­suchen lässt. Dieser OCR-Vorgang ist ziemlich rechenintensiv und nur bei sehr teuren Geräten auch ohne einen Computer möglich. Bei preiswerten Multifunktionsgeräten fehlt eine solche Software oftmals, Bild 5.
Bild 5: Die herstellereigene Scanner-Software verfügt in vielen Fällen nur über Grundfunktionen
Quelle: PCtipp.ch
Sie können aber auch ein beliebiges anderes Programm verwenden, um die Texte zugänglich und durchsuchbar zu machen. Die Notiz-Software OneNote aus dem Office-Paket von Microsoft verfügt ebenfalls über eine OCR-Funktion. Wenn Sie ein PDF-Dokument oder ein Bild einfügen und danach mit der rechten Maustaste draufklicken, erscheint als Menüpunkt der Befehl Text aus Bild kopieren, Bild 6. Diesen Text können Sie zum Beispiel in Word einfügen und dort bearbeiten und durchsuchen. Bei grösseren Textmengen kann es etwas dauern, bis der Befehl im Menü erscheint.
Bild 6: OneNote aus dem Office-Paket von Microsoft unterstützt eine optische Zeichenerkennung
Quelle: PCtipp.ch
Bild 7: FreeOCR ist kostenlos und wandelt Bilder und PDFs in Text um, der sich direkt in MS Word öffnen lässt
Quelle: PCtipp.ch
Bild 8: Mit einer App wie Adobe Scan lassen sich Texte auch mittels Smartphone digitalisieren
Quelle: PCtipp.ch
Manche Scan-Software wie FreeOCR ist kostenlos erhältlich, Bild 7. Solche Apps gibt es auch fürs Handy, etwa Adobe Scan, Bild 8, oder Microsoft Lens. Profi-OCR-Programme wie Readiris kosten meist über 100 Franken. Ältere Versionen sind oft günstiger zu haben. Weitere bekannte OCR-Programme sind Abbyy FineReader, Bild 9, und OmniPage.
Bild 9: Abbyy FineReader ist eine professionelle und kostenpflichtige OCR-Software, liegt jedoch manchen Scannern bei
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Andreas Dumont
Autor(in) Andreas Dumont
Kommentare
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r4s6
vor 3 Stunden
Das ist wunderbar! bin gaenau auf der Suche nach einer solchen Lösung. Leider ist aber mit diesem Ablauf nur das Chaos vom Schuhkarton auf die Festplatte verschoben. Ein gescheites management fehlt hier noch. Leider gibt es da nichts «schlüsselfertiges» fürs kleine Geld, also werde ich wohl oder übel in den sauren Apfell beissen und mich ins setup von paperless-ngx vertiefen müssen.
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