Regeln für Outlook

Regeln sind in Microsoft Outlook überaus praktisch, um E-Mails automatisch zu sortieren und damit die Flut an elektronischer Post in geordnete Bahnen zu lenken. Unser Artikel erklärt, wie Sie Regeln erstellen und anwenden, E-Mails verschieben und sich damit die Arbeit erleichtern und den Überblick behalten.

Rund 300 Milliarden E-Mails schwirren jeden Tag durch das Internet. Oft türmen sich ungelesene Nachrichten im Outlook-Postfach. Die Lösung, um den Durchblick zu behalten, sind E-Mail-Regeln.  Mit den Outlook-Regeln lässt sich Wichtiges von weniger Wichtigem trennen. So können Sie etwa reine Info-Mails von dringenden Aufgaben absondern, indem Sie die Post automatisch in Unterordnern einsortieren lassen. Beachten Sie: Je nach Outlook-Version können die nachfolgenden Bezeichnungen leicht variieren.

Zwei Wege führen in Outlook zu den Regeln für eingehende Nachrichten: Sie klicken auf Datei und Informationen. Dort finden Sie den Button Regeln und Benachrichtigungen verwalten, Bild 1.  Zu diesem Dialogfeld gelangen Sie auch, indem Sie im Menüband unter Start im Abschnitt Verschieben den Eintrag Regeln anklicken und dort Regeln und Benachrichtigungen verwalten auswählen, Bild 2. Egal, welchen Weg Sie gewählt haben. Wenn Sie dort auf Neue Regel klicken, öffnet sich der Regel-Assistent. Er ist die zentrale Anlaufstelle für alles, was sich um das Thema Outlook-Regeln dreht. Einfache Anweisungen wie E-Mails verschieben lassen sich mithilfe einer Vorlage erstellen. Mehrstufige Regeln legen Sie manuell ohne Vorlage an.

Tipp: Wenn Sie eine Regel erstellen wollen, die E-Mails automatisch in einen Unterordner des Posteingangs transferiert, müssen Sie diesen Ordner nicht zuvor anlegen. Sie können das beim Anlegen der Regel gleich mit erledigen.

Sie können in einer Regel mehrere Kriterien kombinieren und mehrere Aktionen ausführen. So lassen sich etwa tägliche Newsletter nicht nur in einen passenden Unterordner verschieben, sondern zudem als gelesen markieren, Bild 3.