Outlook: So benutzen Sie den Suchordner und die «Erweiterte Suche»

In Microsoft Outlook versammeln sich im Laufe der Zeit derart viele Informationen, dass es manchmal schwer ist, das Gesuchte auch schnell wieder zu finden. Microsoft baut manche Funktion zwar ein, macht diese aber etwas schwer zugänglich.

So ist es der Autorin ein Rätsel, warum beispielsweise die Funktion «Erweiterte Suche» eher schwierig zu erreichen ist. Klicken Sie in der linken Spalte auf einen Mail-Ordner, etwa den Posteingang. Anschliessend klicken Sie oben in der Titelleiste ins Suchfeld, gehen zu E-Mail filtern und wählen Weitere Filter. Erst jetzt erscheint kurz der Reiter Suchen. Klappen Sie darin Suchtools aus und verwenden Sie Erweiterte Suche. Der Reiter Suchen verschwindet sehr schnell wieder. Tipp: Wie Sie ihn dauerhaft einblenden, lesen Sie übrigens hier: Outlook: Menüband-Reiter Suchen zurückbekommen.

Im Fenster «Erweiterte Suche» finden Sie drei Reiter. Im ersten (bei Mails: Nachrichten) können Sie nebst einem Stichwort in «Suchen nach» einen Empfänger oder Absender angeben sowie bei «Zeit» einen Zeitraum wie Erhalten/In den letzten 7 Tagen angeben.

Der Reiter Weitere Optionen ist für jene interessant, die viel mit Kategorien arbeiten oder nach einem Status wie Ungelesen oder Wichtigkeit filtern wollen. Der Reiter Erweitert erlaubt im Ausklappmenü Feld die Angabe zahlreicher weiterer Kennzeichen, zum Beispiel Erhalten mit der Bedingung «zwischen». Geben Sie die zwei Kalenderdaten mit einem «und» dazwischen an, also etwa: «01.04.2021 und 05.04.2021».

Egal, welche der obigen Suchoptionen Sie in der Erweiterten Suche verwenden, klicken Sie oben rechts auch noch auf Durchsuchen. Damit öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die jeweils oberste Ordnerebene anhaken, in deren Unterordner sich die gesuchten Elemente befinden könnten. Vergessen Sie auch nicht unterhalb des Ordnerauswahl-Feldes die Option Unterordner durchsuchen anzuhaken. Klicken Sie auf OK, anschliessend auf Suche starten.

Die Ergebnisse erscheinen direkt unterhalb des Suchfensters. Sie können hier die Mails markieren, etwa mit Ctrl+Klick (Strg+Klick) für einzelne oder mit Ctrl+A (Strg+A) für alle gefundenen Mails. Über Rechtsklick lassen sich einzelne oder mehrere markierte Mails auch öffnen, verschieben, kategorisieren oder löschen.

Und damit Sie die erweiterte Suche nicht jedes Mal so mühselig hervorkramen müssen, stecken Sie die Funktion in die Schnellzugriffsleiste:  Klicken Sie mit rechts auf ein beliebiges Element in einem Ihrer Menübänder. Gehen Sie zu Menüband anpassen. Wechseln Sie in der ganz linken Spalte zu Symbolleiste für den Schnellzugriff. Bei Häufig verwendete Befehle wechseln Sie zu Alle Befehle. Scrollen Sie zu Erweiterte Suche, klicken Sie jenes an und schubsen Sie es via Hinzufügen in die rechte Spalte. Nach dem Klick auf OK erscheint ein Zahnrad-Icon mit Lupe oben links im Outlook-Fenster, über welches Sie die Erweiterte Suche in Zukunft direkt aufrufen können.

Die erweiterte Suche ist vielleicht etwas knapp an Möglichkeiten. Ausserdem müssen Sie die gesamte Suche wiederholen, wenn Sie einen Suchparameter vergessen haben. Darum eignet sich für so manches der Outlook-Suchordner viel besser. Lesen Sie die Tipps hierzu auf der nächsten Seite.