Microsoft geht mit seinem Cloud-Angebot in die Offensive: Office-365-Kunden erhalten ohne weiteren Aufpreis unbegrenzten Speicherplatz in OneDrive. Für viele ein Grund, zu Microsofts Angebot zu wechseln. Wir zeigen Ihnen, wie sie OneDrive einrichten und effizient verwenden.

Um effizient mit OneDrive und anderen Cloud-Speicher zu arbeiten, ist es wichtig, die grundlegende Funktionsweise eines Cloud-Speichers zu verstehen. OneDrive ist im Grunde genommen ein Ordner auf einem Mircosoft-Server. Der Ordner verhält sich genau gleich, wie ein Ordner auf Ihrem PC, ist aber online. Das heisst: Sie können Ihre Daten von jedem beliebigen Gerät verwenden, das über einen Browser verfügt.

Neben der Web-Ansicht im Browser gibt es auch eine Applikation, die OneDrive wie einen normalen Ordner auf Ihrem PC installiert. Die darin vorhandenen Dateien sind lokal gespeichert und werden in Echtzeit mit den Online-Dateien abgeglichen. Daher können Sie die Dateien auch verwenden, wenn Sie keine Internetverbindung haben. Änderungen die Sie offline vornehmen, werden allerdings erst hochgeladen, wenn die Netzwerkverbindung wieder funktioniert.

Um OneDrive zu verwenden, benötigen Sie zunächst ein Microsoft-Konto. Falls Sie bereits andere Dienste von Microsoft wie Office 365, Skype oder Outlook.com verwenden, haben Sie wahrscheinlich bereits ein solches Konto. Andernfalls erstellen Sie im nächsten Schritt ein Konto.

Öffnen Sie die OneDrive-Webseite im Browser. Wählen Sie dort, ob Sie bereits ein Microsoft-Konto besitzen oder ein Neues erstellen möchten. Nachdem Sie sich eingeloggt haben, landen Sie in Ihrem OneDrive-Ordner im Browser. Die Ansicht ist unterteilt in Inhaltsansicht in der Mitte und diversen Balken am rund um den Inhalt.

So finden Sie links verschiedene Kategorien von Dateien wie kürzlich verwendete Dokumente, Fotos oder geteilte Dateien. Ebenfalls können Sie die mit OneDrive verbundenen PCs anzeigen lassen. Sofern Sie die Funktion dafür aktiviert haben und der PC eingeschaltet und Online ist, können Sie hier auf die Dateien des PC zugreifen. Weiter unten finden Sie nützliche Tools wie die Speicheranzeige, den Papierkorb und den App-Download für die Desktop-Versionen von OneDrive.

Über das blaue Menüsymbol oben links können Sie zwischen diversen Microsoft-Diensten hin und her wechseln. Der Inhalt der schwarzen Leiste gleich daneben passt sich dem Inhalt an. Im Dateimenü können Sie dort beispielsweise Dateien erstellen oder hochladen. Oben rechts finden Sie Optionen zur Darstellung von OneDrive, das Einstellungsmenü und Ihr Nutzerkonto.

Ordner und Dateien öffnen Sie mit einem einfachen Klick. Gewisse Dateitypen wie Word-Dokumente können Sie direkt im Browser ansehen und bearbeiten, andere müssen Sie erst herunterladen und später wieder hochladen. Mit dem Desktop-Client für OneDrive lässt sich dies weiter vereinfachen.

Der Browser ist nicht jedermanns Sache und wer häufig mit Dateien arbeitet, die OneDrive nicht bearbeiten kann, ist mit dem Desktop-Client besser aufgehoben. Sie finden den Client auf der OneDrive-Seite ganz unten links unter «OneDrive-Apps herunterladen».

Die Desktop-Version von OneDrive integriert den Cloud-Speicher als Ordner auf Ihrem PC. Das hat gegenüber der Web-Version einige Vorteile. Erstens können Sie Dateien direkt in ihrer Lieblingssoftware öffnen und Änderungen automatisch mit OneDrive synchronisieren. Zweitens sind Ihre Dateien im OneDrive-Ordner so auch verfügbar, wenn Sie einmal keine Internetverbindung haben.

Bei einer bestehenden Internetverbindung synchronisiert OneDrive automatisch alle Dateien, die im OneDrive-Ordner platziert werden. Gleiches passiert mit Änderungen an Dateien im Ordner. Laden Sie beispielsweise von Ihrem Laptop her eine Datei ein OneDrive, wird diese auf den Microsoft-Server hochgeladen. Wenn Sie das nächste Mal Ihren Desktop-PC starten, wird OneDrive automatisch synchronisiert und ihre neu hochgeladene Datei erscheint auf Ihrem PC.

Standardmässig finden Sie Ihren OneDrive-Ordner im Ordner «Eigene Dateien». Sie können den Ort bei der Installation von Hand verändern. Bei der Installation werden Sie zudem gefragt, ob Sie via OneDrive auf die Dateien auf Ihrem PC zugreifen wollen. Falls Sie diese Option aktivieren, können Sie über das OneDrive-Webinterface von jedem Gerät aus auf alle Ihre Dateien zugreifen. Dazu muss Ihr PC eingeschaltet und mit dem Internet verbunden sein. Halten Sie in diesem Fall Ihren Microsoft-Account doppelt sicher.

Ist OneDrive einmal auf Ihrem PC installiert, können Sie es wie einen normalen Ordner verwenden. Die Einstellungen finden Sie im OneDrive-Symbol in der Aufgabenleiste. Dort können Sie unter anderem den Speicherort von OneDrive ändern. Im Ordner selbst erkennen Sie am grünen Häkchen, ob eine Datei bereits online verfügbar ist. Zwei blaue Pfeile bedeutet, dass die Datei noch hochgeladen wird, oder sich in der Warteschlange befindet.

Für OneDrive gibt es viele nützliche Apps von Drittanbietern. Wir haben bereits hier über Apps für Dropbox berichtet. Viele dieser Apps funktionieren auch mit OneDrive.

Ein grosser Vorteil des Onlinespeichers ist es, Dateien anderen Personen zugänglich zu machen. Klicken Sie rechts auf eine beliebige Datei und wählen Sie «Teilen». Im folgenden Fenster können Sie entweder andere OneDrive-Nutzer einladen, oder einen Link für die Datei generieren, den Sie dann weitergeben können.

Mit dem Versionsverlauf können Sie in der Web-Version von OneDrive genau nachsehen, wann Sie oder jemand anders an einer Datei etwas verändert hat. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei und wählen Sie «Versionsverlauf» an.

Haben Sie in der Browser-Version von OneDrive aus Versehen etwas gelöscht? In jedem Fenster von OneDrive finden Sie unten links den Papierkorb. Dieser funktioniert genau gleich wie der Papierkorb in Windows. Wählen Sie einfach eine Datei an und klicken Sie auf «Datei wiederherstellen».

Mit OneDrive können Sie auch einfache Umfragen erstellen. Navigieren Sie zur Startseite von OneDrive und wählen Sie aus der oberen Leiste «Erstellen» und danach «Excel-Umfrage».