Word: Layout der aus dem Outlook-Adressbuch eingefügten Adresse anpassen

Sie möchten jemandem in Word einen Brief schreiben und gehen für die Adresse so vor, wie in diesem Artikel beschrieben: Word: Adresse aus Outlook-Adressbuch beziehen. Das Problem nun: Die Adresse erscheint mit Länderangabe, enthält sonstige Felder, die Sie nie brauchen oder dann fehlen welche, die Sie gerne jeweils mit drin hätten.

Das liegt daran, dass Word bei dieser Adress-Einfügemethode eine bestimmte Vorgabe verwendet. Diese können Sie zwar nicht anpassen. Aber Sie können eine eigene Vorgabe erzeugen, die Word ab diesem Zeitpunkt anstelle des Standard-Adresslayouts verwendet.

Lösung: Das bekommen Sie in Word (ab Word 2010 bis und inkl. Word 2019/Office 365) mithilfe eines Schnellbausteins mit dem Namen Adresslayout hin. Lassen Sie sich nicht durch die kompliziert aussehenden Felder abschrecken. Es ist viel einfacher, als Sie denken.

Markieren Sie hier gleich nachfolgend per Maus den Block (mitsamt der geschweiften Klammern) mit den Feldbezeichnungen jenes Adresslayouts, das Sie standardmässig benutzen wollen:

{<PR_COMPANY_NAME>}
{<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> }{<PR_GIVEN_NAME> }{<PR_SURNAME>}
{<PR_STREET_ADDRESS>}
{<PR_POSTAL_CODE> }{<PR_LOCALITY>}

Damit es später so aussieht:
Firma
Anrede Vorname Name
Strasse Hausnummer
PLZ Ort

Oder diesen Block:

{<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> }
{<PR_GIVEN_NAME> }{<PR_SURNAME>}
{<PR_STREET_ADDRESS>}
{<PR_POSTAL_CODE> }{<PR_LOCALITY>}

Damit es später so aussieht:
Anrede
Vorname Name
Strasse Hausnummer
PLZ Ort

Sind die Feldnamen im obigen Text markiert, kopieren Sie sie mit Ctrl+C (Strg+C) in die Windows-Zwischenablage. Öffnen Sie in Word ein leeres Dokument (z.B. mit Ctrl+N bzw. Strg+N) und fügen Sie die kopierten Feldnamen per Ctrl+V (Strg+V) ein. Markieren Sie in der Worddatei die eingefügten Felder. Wechseln Sie zum Reiter Einfügen, klappen Sie Schnellbausteine auf und wählen Auswahl in Schnellbaustein-Katalog speichern.

Im Dialog «Neuen Baustein erstellen» wählen Sie die folgenden Angaben, siehe Screenshot. Der Name Adresslayout ist wichtig, denn nur mit diesem funktioniert es. Hier geht es ausschliesslich ums Übersteuern des automatisch via Outlook bezogenen Standardlayouts.

Name: Adresslayout
Katalog: Schnellbausteine
Kategorie: Allgemein
Speichern in: Building Blocks.dotx(DE-de)
Optionen: Nur Inhalt einfügen

Klicken Sie auf OK. Jetzt können Sie den Adressblock beliebig aus dem Outlook-Adressbuch einfügen, wie in diesem Artikel gezeigt.

Tipp: Falls Sie verschiedene Adresslayouts brauchen oder diese noch mit Textauszeichnungen wie kursiv oder fett gestalten wollen, suchen Sie besser nach einem Weg via Dokumentvorlage oder über selbstdefinierte Schnellbausteine aufgrund herkömmlicher Seriendruckfelder.

Hinweis: Nebst der oben erwähnten Outlook-Felder gibt es noch weitere. Die folgenden sind häufig anzutreffen:
Anzeigename: <PR_DISPLAY_NAME>
Vorname: <PR_GIVEN_NAME>
Nachname: <PR_SURNAME>
Firmenname: <PR_COMPANY_NAME>
Telefonnummer geschäftlich: <PR_OFFICE_TELEPHONE_NUMBER>
Abteilungsname: <PR_DEPARTMENT_NAME>
Ort geschäftlich: <PR_OFFICE_LOCATION>
Mailadresse: <PR_EMAIL_ADDRESS>
Adresse: <PR_STREET_ADDRESS>
Postleitzahl: <PR_POSTAL_CODE>
Ort: <PR_LOCALITY>
Mobiltelefonnummer: <PR_CELLULAR_TELEPHONE_NUMBER>

Weitere finden Sie unter dem Zwischentitel «Tag IDs» in diesem Microsoft-Artikel.

Wichtig! Beim nächsten Beenden wird Word Sie fragen, ob Sie die Schnellbaustein-Änderungen in «Building Blocks.dotx» speichern wollen. Klicken Sie hier einmal auf Speichern, dann ist das neue Adressblock-Layout dauerhaft in den Schnellbausteinen verfügbar. (PCtipp-Forum)