Für besonders viel Verwirrung sorgt die Struktur in Teams-Chats, die etwas anders funktioniert als bei vielen anderen Chat-Apps. Statt einer rein chronologischen Abfolge von Nachrichten ist Teams eher als eine Art Pinnwand mit verschiedenen Unterhaltungen sortiert. Mit dem Knopf Neue Unterhaltung erstellen Sie einen Post. Möchten Sie auf einen Post antworten, verwenden Sie dafür jedoch nicht den Knopf Neue Unterhaltung, sondern wählen Antworten direkt unter dem Post. Die Unterhaltungen sind jeweils chronologisch nach der letzten Antwort sortiert, wie das bei einem Forum der Fall ist. Aus Platzgründen werden jeweils nur ein bis zwei kürzliche Antworten angezeigt. Mit der Schaltfläche X Antworten von [Namen] zeigen Sie die gesamte Unterhaltung an. Ältere Versionen von Teams verwendeten statt dem Neue-Unterhaltung-Knopf ein Textfenster, ähnlich wie bei WhatsApp und anderen Chat-Apps, wodurch viele Nutzer statt einer Antwort auf einen bestehenden Post einen neuen Beitrag erstellten. Das hat sich mit einem kürzlichen Designwechsel verbessert und sollte einfacher zu er­kennen sein. Verwenden Sie den Knopf Neue Unterhaltung also nur für ein neues Thema, aber nicht als Antwort zu einem bestehenden Thema.

Teams nutzt zwei grundlegende Chat-Ausdrücke, die nicht synonym zu verwenden sind: Team und Kanal. Der Unterschied ist simpel, aber wichtig:

● Ein Team ist eine Gruppe von Nutzern.
● Ein Kanal ist ein Strom von Themen, entweder für alle Teammitglieder oder für eine Untergruppe von Teammitgliedern.

Ein Team kann einen oder mehrere Kanäle beinhalten, Bild 12. Alle Mitglieder eines Teams sind automatisch in allen Standardkanälen dieses Teams hinzugefügt und können an der Konversation teilnehmen. Falls ein Kanal nur für einen Teil des Teams relevant ist, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie erstellen ein zweites Team, das nur die Personen beinhaltet, die diesen Kanal benötigen. Oder Sie erstellen einen privaten Kanal. Bei einem privaten Kanal sind nicht automatisch alle Teammitglieder dabei, sondern müssen erst von einem Administrator eingeladen werden. Private Kanäle können auch verlassen werden, während Standardkanäle jeweils alle Mitglieder des Teams enthalten. Private Kanäle ergeben vor allem dann Sinn, wenn nur Teile eines Teams für ein Projekt oder eine Aufgabe benötigt werden. Für temporäre Teams, beispielsweise für ein kürzeres Projekt, können Sie auch einen Gruppenchat mit den benötigten Personen erstellen.

Bei wenigen Mitgliedern reicht oftmals auch einfach ein Allgemein-Kanal pro Team. Das hängt von der Organisationsfreudigkeit der Mitglieder ab. Im Team Administration gäbe es zudem einige gute Möglichkeiten, private Kanäle zu verwenden. Beispielsweise für separate Kanäle zwischen einer Band und einem Label sowie zwischen Band und Manager, aber auch einen Standardkanal, in dem Band, Label und Manager zusammen vertreten sind. Natürlich ist das vor allem sinnvoll, wenn es sich um mehrere Personen handelt, nicht nur eine Handvoll, da sonst auch ein einfacher Gruppenchat reicht.

Verwenden Sie für ein Team jeweils die grösstmögliche Gruppe, die viel miteinander kommuniziert. Für kleinere Gruppen innerhalb dieses Teams verwenden Sie private Kanäle, während die Standardkanäle die Kommunikation der Gesamtgruppe abdecken. Im PCtipp sind die zwei grossen Hauptgruppen die Redaktion und der Verlag. Untergruppen werden in Kanälen aufgefangen.

Innerhalb eines Teams können Sie einfach einen Kanal auswählen und oben rechts eine Besprechung starten. Alle Mitglieder des Teams erhalten nun eine Benachrichtigung und können an der Besprechung teilnehmen.

Falls Sie regelmässig nur einen Teil des Teams benötigen, macht es Sinn, ein neues Team oder einen privaten Kanal zu erstellen, da Sie sonst entweder mit Gruppenchats arbeiten müssen oder regelmässig Teammitglieder mit unnötigen Benachrichtigungen für Besprechungen nerven, die sie gar nicht interessieren.