Am liebsten würde man dem Kunden alles in einem Brief von maximal einer Seite sagen. Oder auf zwei Seiten. Aber nicht auf dreien. Mit welchen Tricks lassen sich Dokumente etwas verkleinern? Wir zeigen die Tipps für Word 2016 aus Office 365. Das meiste davon funktioniert in früheren Versionen genau oder zumindest fast gleich.

Word bietet eine Option, alles in einem Durchgang so zu skalieren, dass es eine Seite weniger beansprucht, siehe Tipp 10 auf der nächsten Seite. Der ist sicher auch ein gutes Mittel, besonders, wenn es schnell gehen muss und wenn es sich nur um ein bis zwei einzusparende Zeilen handelt. Prüfen Sie aber dennoch unbedingt auch die Tipps 1 bis 9.

Vorab zwei Hinweise: Professionelle LayouterInnen werden bei übertriebener Anwendung dieser Tipps verzweifelt die Hände überm Kopf zusammenschlagen. Die Tipps sollen nur zeigen, welche Werkzeuge Word bietet. Zweitens empfehlen wir, an einer Kopie Ihres Dokuments zu arbeiten. So haben Sie die Originalformatierungen noch, falls Ihre «Eindampf-Bemühungen» am Ende bei Ihren Vorgesetzten auf kein gutes Echo stossen.

Tipp 1: Text kürzen. Manche Texte enthalten viel Kürzungspotenzial. Das eine wären die ohnehin hässlichen Passivsätze, die eleganter und kürzer werden, sobald Sie daraus Aktivsätze machen. So ist «Das Produkt xy kann unter xyz bestellt werden» länger als «Bestellen Sie das Produkt xy unter xyz». Vermeiden Sie Füllwörter und Floskeln. Erklären Sie nicht alles zweimal. Führen Sie für längere Fachbegriffe Abkürzungen ein, die Sie nur beim ersten Gebrauch erklären müssen. Ein Beispiel: «Testen Sie unser Ultimativ-Wetterbeeinflussungssystem (kurz UWBS)». Später im Text reicht «UWBS», damit die Leute im Bild sind. Ein paar weitere Tipps zum Kürzen von Texten finden Sie auch hier.

Tipp 2: Silbentrennung. Ist der Text inhaltlich parat, benutzen Sie die Silbentrennung. Besonders in längeren Absätzen sparen Sie damit je nach benutzter Schrift ganze Zeilen ein. Damit rutscht so mancher Seitenumbruch plötzlich unter einen Absatz, was am Ende des Textes zum rettenden Platzgewinn führen kann.

Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments. Gehen Sie in Word im Reiter Layout bei Seite einrichten zur Silbentrennung/Manuell. Word schlägt beim ersten infrage kommenden Wort eine Trennung vor. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie das Wort trennen würden und übernehmen Sie den Vorschlag mit Ja. Wollen Sie ein Wort nicht trennen, lehnen Sie mit Nein ab. Word ackert sich durchs ganze Dokument. Auch wichtig: Falls die Silbentrennung jetzt noch nicht so viel Platzeinsparung bringt, führen Sie diese nach einigen weiteren Optimierungen nochmals durch.

Prüfen Sie aber danach, ob die Zeilenumbrüche sinnvoll sind. Es gibt Tricks, unschöne Umbrüche zu verhindern.

Tipp 3: kleinere Schrift. Es ist eine Binsenweisheit, dass Text in Schriftgrösse 12 mehr Platz braucht als jener in Schriftgrösse 10. Wenn Sie die Schrift schon nicht für den ganzen Text verkleinern wollen, überlegen Sie es sich allenfalls für die Überschriften. Kleiner als Grösse 10 sollte es bei den üblichen Standardschriften aber nicht werden.

Tipp 4: andere Schrift. Haben Sie die Schriftgrösse schon auf 10 oder 11 heruntergeschraubt? Sofern es keine Firmen-Designvorschriften gibt, die es Ihnen verbieten: Versuchen Sie es mit einer anderen Schriftart. Arial ist nicht gerade die platzsparendste. Für Überschriften bieten sich auch schmalere Fonts mit Namenszusatz «Narrow» an. Das kann verhindern, dass eine Überschrift oder ein Anriss auf zwei Zeilen umbricht.

Tipp 5: schmalere Ränder. An der Breite des linken Randes können Sie oft nicht viel machen, falls Sie ein Briefpapier verwenden, das oben links ein Logo oder Absenderinformationen enthält. Ausserdem sollte der linke Rand nicht wesentlich schmaler als 2,5 cm sein, damit sich ein Papier noch lochen und ablegen lässt. Aber es gibt keinen Grund, auch dem rechten Rand so viel zu gönnen. 1,5 cm sind ausreichend.

Tipp 6: weniger Absatzabstand. Word fügt je nach Formatvorlage zwischen Absätzen etwas viel Platz ein – und zwar oft sowohl vor- als auch nachher. Markieren Sie Ihre Absätze, klicken Sie im Reiter Layout im Bereich Absatz aufs kleine Steuerelement. Wählen Sie unter «Abstand» bei «vor» einen Wert von 0 Pt. und bei «Nach» etwas um die 6 und 8 Pt. herum.

Tipp 7: Zeilenabstand. Jetzt wird es etwas abenteuerlich. Aber je nach Schriftart könnten Sie Glück haben. Word erlaubt beim Zeilenabstand auch einen Wert kleiner als «1». Öffnen Sie im Reiter Start oder Layout die Absatz-Formatierung. Beim Zeilenabstand wählen Sie «mehrfach» und geben aber 0.9 ein. Oder Sie greifen zu «genau» und legen den Abstand in Punkten fest.

Tipp 8: Bilder und Bildumlauf. Haben Sie ein Bild im Text, das Sie unbedingt drinbehalten wollen? Schneiden Sie es auf den relevanten Teil zu. Klicken Sie das Bild an und gehen Sie oben zum Reiter Format. Klicken Sie auf Zuschneiden, dann ändern sich die Grössenänderungspunkte zu schwarzen Zuschneidewinkeln. Wählen Sie damit den gewünschten Ausschnitt und drücken Sie Enter. Platzieren Sie das Bild am gewünschten Ort. Stellen Sie über die Layoutoptionen ein, wie der Text das Bild umfliessen soll. Eine der Optionen unter Mit Textumbruch gibt dem Bild jetzt nur noch so viel Platz wie nötig. Unter Format finden Sie auch eine Freistellen-Funktion. Damit entfernen Sie überflüssigen Hintergrund um ein Objekt und lassen den Text auf Wunsch das freigestellte Objekt umfliessen.

Tipp 9: Laufweite. Führen Sie zwischendurch nochmals eine Silbentrennung durch. Durch die Anpassungen sind die vorherigen Trennungen üblicherweise wieder weg. Vielleicht entdecken Sie nun, dass Word wegen eines einzigen sehr kurzen Wortes eine neue Zeile erzeugt. Das bekommen Sie mit einem weiteren Trick weg.

Markieren Sie den letzten Satz und gehen Sie im Reiter Start zu Schriftart. Im Reiter Erweitert finden Sie den Zeichenabstand – hiermit ist der horizontale Abstand gemeint. Versuchen Sie es mit einer Skalierung von 90%. Oft findet das Wort jetzt Platz.

Tipp 10: gesamthaft skalieren. Fast wären Sie am Ziel. Nur die Beilagen-Erwähnung ist noch auf der zweiten Seite. Bemühen Sie zum Schluss Words eigene Schrumpfkünste. Öffnen Sie Datei/Optionen und klicken Sie auf Symbolleiste für den Schnellzugriff. Bei Befehle auswählen schnappen Sie sich Alle Befehle. Scrollen Sie zu U wie Um eine Seite verkleinern, klicken Sie den Befehl an und schnippen Sie ihn mittels Hinzufügen in die rechte Spalte – und damit ins Menüband. Klicken Sie auf OK. Beim Klick darauf bietet Word eine Verkleinerung an.