Anschauen erlaubt, Bearbeiten verboten

So manche Datei wollen Sie den Kollegen zugänglich machen, aber ohne ihnen eine Bearbeitung zu erlauben. Fürs Öffnen und Lesen geht es ohne Kennwort, aber für eine Bearbeitung soll die Datei wieder ein Kennwort verlangen. Das wird oft eingesetzt, um ein versehentliches Verändern zu verhindern.

Das geht in Word so: Öffnen Sie die Datei. Gehen Sie zu Datei/Dokument schützen/Bearbeitung einschränken. Im rechten Teil der Datei erscheint eine neue Spalte. Aktivieren Sie den zweiten Punkt «Bearbeitungseinschränkungen» und stellen Sie sicher, dass darunter «Keine Änderungen (Schreibgeschützt)» ausgewählt ist. Klicken Sie beim dritten Punkt auf Ja, Schutz jetzt anwenden. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie zweimal dasselbe Passwort eintippen und auf OK klicken.

Blenden Sie die Spalte gegebenenfalls durch Klick aufs X aus, schliessen Sie das Dokument und speichern Sie es. Beim gewöhnlichen Öffnen und Betrachten wird es nun kein Kennwort verlangen. Sobald aber der Nutzer versucht, darin etwas zu ändern (was natürlich nicht klappt), erscheint rechts wieder die Spalte.

Wer das Passwort hat, kann auf Schutz aufheben klicken, das Kennwort eingeben und die Bearbeitungen vornehmen. Sie müssen das Dokument erneut schützen, falls es nach der Bearbeitung wieder einen Schreibschutz erhalten soll.

Zum Abschalten des Schreibschutzes in Word: Heben Sie wie im letzten Absatz erklärt den Schutz auf, entfernen Sie in der rechten Spalte das Häkchen bei Punkt 2 (und bei 1, falls Sie eines gesetzt hatten) und speichern Sie das Dokument.

Tabelle schützen in Excel: In Excel öffnen Sie Datei/Arbeitsmappe schützen/Aktuelle Tabelle schützen. In einem kleinen Pop-up-Fenster erscheint unter anderem eine Liste der Manipulationen, die den Lesern der Tabelle erlaubt sein sollen. Lassen Sie die beiden obersten Optionen angehakt, sonst verzweifeln die Nutzer der Tabelle an den Fehlermeldungen, die sie sich mit jedem Klick einhandeln. Ein «Auswählen» bzw. Anklicken von Inhalten sollte ja kein Problem sein – nur Änderungen sind verboten. Tippen Sie ein Kennwort ein, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie im nächsten Dialog das Kennwort. Speichern Sie das Arbeitsblatt.

Zum Aufheben des Schreibschutzes in der Excel-Tabelle gehts wieder zum Menü Datei. Bei «Informationen» finden Sie unterhalb von Arbeitsmappe schützen den Link Schutz aufheben. Klicken Sie auf diesen, tippen Sie ein letztes Mal das Kennwort ein und klicken Sie auf OK. Speichern Sie die Datei, dann ist das Kennwort auch aus dieser Datei entfernt.