Nicht alle Office-Dateien sind für jedermanns Augen bestimmt. Und manchmal dürfen andere die Datei zwar lesen, aber nicht bearbeiten. Für beides gibt es einen relativ einfachen Weg, der übrigens in Excel und Word praktisch gleich funktioniert. Der Artikel gilt für Office 2016, sollte aber ähnlich auch in älteren Office-Versionen funktionieren.

Öffnen Sie die Datei, um die es geht. Öffnen Sie das Menü Datei und klicken Sie bei «Informationen» auf Dokument schützen/Mit Kennwort verschlüsseln. In Excel finden Sie dasselbe unter Arbeitsmappe schützen und sogar bei PowerPoint heisst es Präsentation schützen. Tippen Sie ein Kennwort ein, das Sie sich sehr gut merken müssen.

Tipp: Sie können sich das Passwort auch an einem sicheren Ort notieren. Wir empfehlen für solche Fälle das Gratisprogramm KeePass (http://keepass.info), in dem Sie beispielsweise eine Rubrik für Files mit Passwortschutz anlegen und die Dateinamen inkl. Pfad und Kennwort darin speichern. Ohne Kennwort kommen Sie sonst nicht wieder an die Datei heran.

Nach der Eingabe des Kennworts im Word/Excel klicken Sie auf OK und tippen das Kennwort zwecks Bestätigung noch einmal ein. Klicken Sie auf Speichern. Das Viereck bei Dokument (oder Arbeitmappe) schützen wird gelb hervorgehoben. Dies ist das Zeichen, dass die Datei jetzt verschlüsselt ist. Schliessen Sie die Datei und lassen Sie das Office-Programm die Datei speichern.

Öffnen Sie die Datei erneut, wird Office nach dem Kennwort fragen. Wie schon erwähnt: Ohne das Kennwort bekommen Sie diese Datei nicht wieder geöffnet.

Kennwort entfernen: Zum Entfernen des Kennworts öffnen Sie die Datei; hierfür brauchen Sie logischerweise noch einmal das Kennwort. Anschliessend gehts zum Beispiel in Word erneut zu Datei/Dokument schützen/Mit Kennwort verschlüsseln. Löschen Sie die (nicht lesbaren) Zeichen des vorhandenen Passworts, indem Sie das Passwortfeld einfach per Delete-Taste leeren. Klicken Sie auf OK. Die farbliche Hervorhebung bei «Dokument schützen» verschwindet. Schliessen und speichern Sie das Dokument, dann ist der Kennwortschutz wieder aufgehoben.

So manche Datei wollen Sie den Kollegen zugänglich machen, aber ohne ihnen eine Bearbeitung zu erlauben. Fürs Öffnen und Lesen geht es ohne Kennwort, aber für eine Bearbeitung soll die Datei wieder ein Kennwort verlangen. Das wird oft eingesetzt, um ein versehentliches Verändern zu verhindern.

Das geht in Word so: Öffnen Sie die Datei. Gehen Sie zu Datei/Dokument schützen/Bearbeitung einschränken. Im rechten Teil der Datei erscheint eine neue Spalte. Aktivieren Sie den zweiten Punkt «Bearbeitungseinschränkungen» und stellen Sie sicher, dass darunter «Keine Änderungen (Schreibgeschützt)» ausgewählt ist. Klicken Sie beim dritten Punkt auf Ja, Schutz jetzt anwenden. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie zweimal dasselbe Passwort eintippen und auf OK klicken.

Blenden Sie die Spalte gegebenenfalls durch Klick aufs X aus, schliessen Sie das Dokument und speichern Sie es. Beim gewöhnlichen Öffnen und Betrachten wird es nun kein Kennwort verlangen. Sobald aber der Nutzer versucht, darin etwas zu ändern (was natürlich nicht klappt), erscheint rechts wieder die Spalte.

Wer das Passwort hat, kann auf Schutz aufheben klicken, das Kennwort eingeben und die Bearbeitungen vornehmen. Sie müssen das Dokument erneut schützen, falls es nach der Bearbeitung wieder einen Schreibschutz erhalten soll.

Zum Abschalten des Schreibschutzes in Word: Heben Sie wie im letzten Absatz erklärt den Schutz auf, entfernen Sie in der rechten Spalte das Häkchen bei Punkt 2 (und bei 1, falls Sie eines gesetzt hatten) und speichern Sie das Dokument.

Tabelle schützen in Excel: In Excel öffnen Sie Datei/Arbeitsmappe schützen/Aktuelle Tabelle schützen. In einem kleinen Pop-up-Fenster erscheint unter anderem eine Liste der Manipulationen, die den Lesern der Tabelle erlaubt sein sollen. Lassen Sie die beiden obersten Optionen angehakt, sonst verzweifeln die Nutzer der Tabelle an den Fehlermeldungen, die sie sich mit jedem Klick einhandeln. Ein «Auswählen» bzw. Anklicken von Inhalten sollte ja kein Problem sein – nur Änderungen sind verboten. Tippen Sie ein Kennwort ein, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie im nächsten Dialog das Kennwort. Speichern Sie das Arbeitsblatt.

Zum Aufheben des Schreibschutzes in der Excel-Tabelle gehts wieder zum Menü Datei. Bei «Informationen» finden Sie unterhalb von Arbeitsmappe schützen den Link Schutz aufheben. Klicken Sie auf diesen, tippen Sie ein letztes Mal das Kennwort ein und klicken Sie auf OK. Speichern Sie die Datei, dann ist das Kennwort auch aus dieser Datei entfernt.