Microsoft Office kostenlos nutzen – so gehts

Gemeinsam

Weil Office Online die Dokumente grundsätzlich auf OneDrive ablegt, können sie besonders einfach für andere Nutzerinnen und Nutzer freigegeben werden. Dazu klicken Sie oben rechts im Menü auf Teilen, Bild 6 (A), um das Fenster Links senden zu öffnen.
Bild 6: Teilen Sie Dateien für die Arbeit im Team
Quelle: PCipp.ch
Stellen Sie zuerst ein, was die Personen, denen Sie das Dokument zustellen, machen dürfen (B). Dazu gehört, ob Jeder mit dem Link oder nur Bestimmte Personen berechtigt sind und ob Sie die Bearbeitung zulassen (dafür muss das Häkchen aktiviert sein). Ausserdem können Sie bei Ablaufdatum festlegen einstellen, wie lange der Link gültig ist. Nach Ablauf der Frist ist die Datei nicht mehr zugänglich. Einen zusätzlichen Schutz des Dokuments vor fremdem Zugriff bietet die Option Kennwort festlegen. Schliessen Sie diese Einstellungen mit einem Klick auf Übernehmen ab.
Nun geben Sie noch die E-Mail-Adresse der Adressaten an (C) und schreiben zudem einen Betreff (D) und eine kurze Nachricht (E). Teilen Sie das Dokument per Senden (F).
Das Dokument wird von Ihrer Outlook-Online-Adresse verschickt (mehr dazu finden Sie im späteren Abschnitt «Outlook»). Möchten Sie den Link von einer anderen Adresse senden, klicken Sie auf Kopieren G und fügen den Link in eine Mail ein. 

Geteiltes Dokument

Klicken die Empfängerinnen und Empfänger auf den Link in der erhaltenen E-Mail, wird das Dokument in Office Online geöffnet – vorerst nur zum Ansehen. Zum Bearbeiten braucht es zunächst einen Klick auf Dokument bearbeiten, Bild 7 (A), gefolgt von der Auswahl einer der folgenden Optionen (B):
  • Bearbeiten öffnet das File im Browser.
  • In Desktop-App öffnen startet die Vollversion des Office-Programms auf dem Computer.
Bild 7: Entscheiden Sie sich für eine der Bearbeitungsoptionen
Quelle: PCipp.ch
Nun kann mit der Bearbeitung begonnen werden. Arbeitet jemand in Ihrem Dokument, während Sie es noch geöffnet haben, sehen Sie die Veränderungen live in Ihrem File, Bild 8. Ein kleines rundes Symbol gibt an, wer die Änderungen vornimmt.
Ein Symbol zeigt bei einem Textabschnitt, wer diesen jetzt gerade bearbeitet
Bild 8: Änderungen der Team-Mitglieder werden live angezeigt
Quelle: PCipp.ch
Falls Sie die Kontrolle über die Änderungen behalten möchten, klicken Sie (bereits vor dem Teilen des Dokuments) auf den Reiter Überprüfen, Bild 9 (A), und auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen (B). Wählen Sie die Option Für alle (C). Das bewirkt, dass die Anpassungen am Dokument farblich hervorgehoben werden und einzeln akzeptiert oder verworfen werden können.
Bild 9: Sie bestimmen, welche Änderungen durchgeführt werden
Quelle: PCipp.ch

Autor(in) Beat Rüdt



Kommentare
Avatar
melazzo
07.11.2022
Leider haben Sie bei der Aufstellung der Office-Alternativen das bärenstarke LibreOffice vergessen!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Avatar
Gaby Salvisberg
07.11.2022
Leider haben Sie bei der Aufstellung der Office-Alternativen das bärenstarke LibreOffice vergessen Es war vermutlich bei der Nennung von OpenOffice mitgemeint, das auf demselben Quellcode basiert.

Avatar
re460
07.11.2022
Wenn man, wie ich, Onedrive bewusst nicht installiert hat und nicht nutze, dann sind diese Vorschläge, wenn ich es richtig verstehe, nicht zu nutzen. Ich nutze auch nicht das MS-Office, sondern seit einigen Jahren die Anwendung Softmaker Office 2021 NX, welches immerhin zu 99.9 % mit MS-Office kompatibel ist, was bei LibreOffice leider nicht der Fall ist. Softmaker-Office wird in Deutschland entwickelt und gibt es auch als FreeOffice in einer kostenlosen Version. Vorteil des Softmaker Office 2021 NX im Abo ist unter anderem, dass man Softmaker auch auf dem Smartphone und /oder Tablett nutzen kann, was einwandfrei funktioniert, auch über Dropbox.

Avatar
Stollentroll23
13.11.2022
Auch ich nutze privat lieber das Softmaker Office 2021. Es ist sehr kompatibel zu den MS Produkten. Zudem bietet es einige Vorteile gegenüber dem Marktführer, die ich nicht mehr missen möchte, z.B. - die Möglichkeit, eine lokale Installation für 5 Personen zu einem verhältnismäßig günstigen Angebot (79,95 € bzw. 99,95€ [Prof.]) nutzen und (bei Bedarf!) vergünstigte Upgrades erwerben zu können. Bei Microsoft hat man sich dagegen scheinbar schon seit geraumer Zeit nur noch auf das Abo-Modell spezialisiert, das für den Nutzer dauerhaft Kosten verursacht (Anm.: Das gibt es bei Softmaker zu einem reduzierten Preis aber auch...). - das Gratis-Modell ist zwar - wie bei Microsoft - funktionsreduziert, aber nicht an ein Microsoft-Konto gebunden und vor allem nicht mit der für die US-Dienste frei verfügbaren OneDrive Cloud verbunden. - die Option eine frei konfigurierbare Symbolleiste mit allen notwendigen Funktion zu erstellen, so dass man nicht ständig zwischen Reitern wechseln muss (Anm.: die Nutzung einer Ribbon-Leiste ist natürlich auch bei Softmaker Office möglich). - die Menüs, die man ebenfalls einblenden kann und viel strukturierter sind. - in der Prof.-Version den Duden-Korrektor (viel besser als das MS-Rechtschreibungs-Werkzeug!) - die vielfältigen Recherche- und Bibliotheksfunktionen (z.B. durch das Zusatztool Zotero)- - die Option, auch ePubs (für eBook-Reader) erstellen zu können. - etc. Natürlich gibt es nicht nur Vorteile: PlanMaker kann z.B. von den Funktionen her immer noch nicht ganz mit Excel mithalten (Für den Privatgebrauch reicht es allerdings völlig). Das Gleiche gilt für den Presentations Teil. Aber die Abstände sind nur gering. Ein weiterer Nachteil ist, dass Softmaker kaum Updates für die lokal installierbaren Produkte bereitstellt.

Avatar
ROGEZH
13.11.2022
Preise: Seit es Office/Microsoft 365 gibt arbeite ich nur mit Family Lizenzen, habe diese jedoch aus Preisgründen noch gar nie von MS erworben. So kosten Jahreslizenzen bei Digitech nur Fr. 52.30 Single (1Pers.) / Fr. 63.40 Family (6Pers.). Das macht monatlich für Single nur Fr. 4.65 / für Family nur Fr. 5.28 und somit ist Single um 20% und Family um 42% günstiger als bei MS. Mit Verlaub, wer diesen lächerlichen Betrag/Monat nicht aufbringen will, der muss sich halt mit den inkompatiblen Alternativen herumschlagen oder ein paar Km weniger fahren, oder ein paar Zigis weniger rauchen, oder nur 1-2 Bier/Kaffee weniger trinken. Ergo ist der Preis/Monat keine Argument! Ich hatte diese Alternativen eine Zeit lang testhalber installiert und intensiv mit allen Apps gearbeitet. Ständig bin ich irgendwo an den Inkompatibilitäten angestanden (das ging mit den Schriften schon los). Schlussendlich habe ich diese zweitklassigen SW-Alternativen gerne wieder deinstalliert. Back to the roots! Features: Als gravierende Nachteile betrachte ich nur 1 Email Account und Emailadresse nicht mehr änderbar. Vor dem Aspekt Family-SW (6 Pers.) oder kleine KMU (Handwerker) ein absolutes No Go. Sicherheit: Was ich in diesem Beitrag vermisse, ist der Aspekt Sicherheit. Speicherort für diese kostenlose MS 365 Online-Version ist die MS Cloud One Drive. Man sollte sich einfach bewusst sein, sämtliche Daten liegen ungeschützt und unverschlüsselt auf irgendeinem einem MS Server. Darüber hinaus müssen Daten ständig up- und down geloadet werden. Die MS Geschäftsidee dahinter ist durchschaubar! Solch einem Ort würde ich meine Daten NIEMALS anvertrauen. Dafür gibt es in CH domizilierte, bessere, verschlüsselte Plattformen, zum Einstieg sogar kostenlos.

Avatar
gucky62
13.11.2022
Naja man kann sich drüber streiten ob Office 365 wirklich so optimal ist. Wenn ich das Ganze rechne, dann komm eich jedoch deutlich teurer, je nachdem was ich benötige. Ohne Outlook, kostet die Dauerlizenz von Office Home & Student so knapp 130. D.h. So knapp zwei Jahre Miet-Office. Das Paket wird der Nutzer jedoch deutlich länger nutzen. eher 4-6 Jahre. Wenn man Outlook benötigt, wird die Kostenseite etwas ausgeglichener. So etwa 225.- Dauerlizenz derzeit für Home & Business 2021. Also so knapp 4 Jahre. Als Fazit fährt man mit der Miet-Variante Office 365 derzeit immer deutlich teurer. Und die tollen zusätzlichen Features brauchen meist nur sehr wenige. Die Mail-Adresse dabei ist für viele schlichtweg völlig unnötig und uninteressant. OneDrive, ebenfalls nicht wirklich für viele. Generell kostet den Nutzer eine Miet-Software fast immer deutlich mehr als die Dauerlizenz. Der Office 2021 Support umfasst mindestens 5 Jahre und seien wir ehrlich die tollen neuen Funktionen sind selten wirklich wichtig. Im Firmen-Umfeld, gerade bei grösseren KMUs, sieht es da anders aus. Bei kleinem KMUs hingegen je nachdem ähnlich wie beim Privatkunden. Die Entscheidung muss jeder selbst treffen. Ich habe aber grundsätzlich etwas dagegen wenn der Anbieter hier nur seine monetären Interessen durchsetzen will und ein Quasi-Monopol ausnutzt. Gruss Daniel

Avatar
Nebuk
13.11.2022
Seh ich ähnlich wie @gucky62. Office365 ist zwar komfortabel und bringt fast alles mit, was man sich wünschen kann, aber braucht man das wirklich? Ganz so günstig ist das meiner Meinung nach trotzdem nicht - auch mit "Rabatten". Da verzichte ich persönlich lieber darauf. Mein Setup sieht so aus, dass ich privat LibreOffice nutze und als E-Mail Client ist bei mir der "eM Client" im Einsatz. Den E-Mail Client nutze ich dabei täglich. Das Look&Feel ist an Outlook angelehnt, mit praktischen Verbesserungen und zusätzlichen Features. Texte und Tabellen nutze ich selten. Wenn ich Briefe schreibe oder Tabellen erstelle, dann nutze ich fast immer ganz einfache Funktionen. Cloudspeicher ist für mich auch eher uninteressant. Mein NAS habe ich so eingerichtet, dass ich via VPN auch unterwegs zugreifen kann. Abgelegte Dokumente sind somit auch auf dem Smartphone jederzeit aufrufbar und immer synchronisiert. In der Firma nutze ich aber weiterhin O365 inkl. Outlook, da zahl ich selber auch nichts, somit ist es mir egal. :-)

Avatar
Charlito
13.11.2022
Ich habe am 2021 von 2016 auf Office Home & Business 2021 (Key) bis 13.10.2026 für CHF 200.- umstiegt d.h. CHF 40.- pro Jahr bis 2026 sonst krieg Problem bei Excel Komptabilität mit anderem User Bei iPhone, iPad sind Gratis Apps von Outlook, Excel installiert Je hat seine Überlegung…