Google Docs statt Word, Google Tabellen anstelle von Excel und Google Präsentationen statt PowerPoint: Google bietet seine eigene Office-Palette gratis an – für alle, die bei Google ein kostenloses Konto eingerichtet haben.
Die Gratis-Office-Palette von Google, hier Google Docs
(Quelle: Screenshot/PCtipp.ch)
Immer mehr Firmen und Institutionen setzen auf Google Docs anstatt auf Office. Die Gründe sind vielfältig, aber ein sehr wichtiges Argument ist die effiziente Zusammenarbeit von mehreren Personen an einem Dokument.
Doch wie findet man sich in Google Docs zurecht? Wir haben die Möglichkeiten genauer unter die Lupe genommen und zeigen, wie Sie mit Googles Office klarkommen.
Anmelden
Bild 1: Für Google Docs ist ein kostenloses Google-Konto erforderlich
Quelle: PCtipp.ch
Die Programme finden Sie unter der Webadresse docs.google.com. Falls Sie noch kein Google-Konto haben, klicken Sie auf Konto erstellen, Bild 1, und folgen dem Anmeldeprozess Schritt für Schritt. Wenn Sie noch nicht mit Ihrem Google-Konto eingeloggt sind, geben Sie ins E-Mail-Feld Ihre Adresse ein und klicken auf Weiter. Danach tippen Sie Ihr Passwort ein und klicken erneut auf Weiter. Sie sind nun auf der Startseite von Google Docs.
Dateien in Google Docs
Wenn Sie mit Google Docs arbeiten, werden sämtliche Dateien auf dem Cloud-Speicher von Google, dem Google Drive, abgelegt. Das gilt sowohl für Dokumente, die Sie neu anlegen, als auch für Dokumente, die Sie öffnen.
Um ein neues Dokument anzulegen, öffnen Sie im Prinzip immer eine Vorlage, wobei diese leer sein oder aus der umfangreichen Vorlagengalerie stammen kann, Bild 2.
Bild 2: Die Dateien werden alle online auf Google Drive gespeichert
Quelle: PCtipp.ch
Bestehende Dokumente finden Sie entweder nach dem Zeitpunkt der letzten Verwendung sortiert oder auch über die Suchfunktion. Wenn Sie ein Dokument öffnen möchten, das auf Ihrer Festplatte abgelegt ist, müssen Sie zuerst ein leeres Dokument öffnen. Klicken Sie dazu oben im Menü auf den Punkt Datei und danach auf Öffnen. Nun wählen Sie im Fenster Datei öffnen den Reiter Hochladen, Bild 3, klicken auf die Option Auf dem Gerät gespeicherte Datei auswählen und wählen auf der Festplatte die Datei, die Sie bearbeiten möchten.
Bild 3: Auch lokal gespeicherte Dateien lassen sich nach dem Hochladen bearbeiten
Quelle: PCtipp.ch
Die Datei wird nun hochgeladen und kann anschliessend in Google Docs bearbeitet werden. Das Praktische: Änderungen werden laufend in der auf Google Drive abgelegten Datei gespeichert.
Wenn Sie die fertig bearbeitete Datei wieder auf dem Laufwerk Ihres Computers speichern möchten, muss sie exportiert werden. Dazu klicken Sie im Menü von Google Docs oben auf den Punkt Datei und anschliessend auf Exportieren. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Format zu wählen, zum Beispiel Microsoft Word. Die Datei wird nun auf Ihren Computer heruntergeladen und im Ordner Downloads gespeichert. Von hier aus können Sie die Datei bei Bedarf wieder an ihren ursprünglichen Speicherort kopieren.
Textverarbeitung
Wenn Sie mit der Textverarbeitung von Google Docs arbeiten, werden Sie sich sehr schnell zurechtfinden: Denn alle wichtigen Funktionen zum Gestalten eines Textes entdecken Sie direkt unter dem Menü in der Symbolleiste, Bild 4. Wenn Sie die gewünschte Funktion nicht entdecken, klicken Sie oben im Menü auf Format, sodass Sie im Menü sehen, welche Funktion zu welchem Symbol gehört.
Bild 4: Die Symbolleiste erinnert an frühere Word-Versionen
Quelle: PCtipp.ch
Bilder einfügen und bearbeiten
Wenn Sie Bilder in den Text einfügen möchten, geht das ganz ähnlich wie in Word: Klicken Sie auf Einfügen, Bild 5, und auf Bild. Wählen Sie die Option Vom Computer hochladen. Die Datei wird anschliessend vom Computer ins Dokument hochgeladen.
Bild 5: Zum Einfügen von Bildern gibts zahlreiche Optionen
Quelle: PCtipp.ch
Falls Sie bereits Bilder auf dem Google Drive gespeichert haben oder Google Fotos (ein persönlicher Bildarchivierungsdienst von Google) nutzen, können Sie die entsprechende Option anklicken. Auf der rechten Seite des Dokuments lassen sich Bilddateien direkt in diesen Diensten suchen und auswählen. Am gleichen Ort erscheint die Google-Bildsuche, nachdem Sie die Option Im Web suchen gewählt haben. Für einmal eingefügte Bilder finden Sie in Google Docs viele Bearbeitungsmöglichkeiten. Klicken Sie auf das eingefügte Bild, können Sie es an die gewünschte Position verschieben. Wenn Sie auf eines der Quadrate im Bildrahmen klicken, lässt sich bei gedrückter linker Maustaste sehr einfach die Grösse verändern.
Unterhalb des Bildes entscheiden Sie über drei Schaltflächen, ob das Bild bei einer Textzeile positioniert, vom Text umflossen oder der Text geteilt werden soll.
Eine grössere Auswahl an Formatierungsmöglichkeiten entdecken Sie, wenn Sie auf das Symbol mit den drei Punkten klicken und im Menü den Eintrag Alle Bildoptionen wählen. Rechts neben Ihrem Dokument erscheinen im Aufgabenbereich alle weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten. Hier können Sie zum Beispiel Farbkorrekturen vornehmen oder das Bild neu einfärben.
Layout-Funktionen
Die weiteren Funktionen zum Gestalten von Texten finden Sie im Menü an zwei verschiedenen Orten: Unter Einfügen sind es Gestaltungselemente wie das Einfügen von Linien, aber auch Sonderzeichen und Gleichungen. Andererseits können Sie hier Fussnoten anlegen, ein Inhaltverzeichnis erstellen, Kopfund Fusszeilen bearbeiten oder einen Seitenumbruch erzwingen.
Bei Format entdecken Sie die Möglichkeit, Tabellen zu erstellen oder den Text in Spalten darzustellen. Zudem sehen Sie hier Grundeinstellungen wie etwa den Zeilenabstand.
Inhalt überprüfen
Die Funktionen für die inhaltliche Bearbeitung eines Dokuments befinden sich unter dem Menüpunkt Tools, Bild 6, allen voran die Überprüfung von Rechtschreibung und Grammatik. Gleich darunter sehen Sie die Funktion Wörter zählen, die ausserdem die Anzahl Seiten, die Anzahl Zeichen und die Anzahl Zeichen ohne Leerschläge ermittelt.
Bild 6: die wichtigsten Funktionen für die Inhaltsprüfung
Quelle: PCtipp.ch
Hier finden Sie auch zwei interessante Funktionen, die beim Erstellen von Texten sehr hilfreiche sind: Klicken Sie auf Erkunden, wird der Text analysiert, worauf Ihnen rechts des Textbereichs Vorschläge für Recherchen mit der Google-Suche vorgeschlagen werden. Wenn Sie im Text ein Wort markieren und auf Wörterbuch klicken, wird der entsprechende Eintrag im Wörterbuch angezeigt.
Spracheingabe
Am selben Ort befindet sich auch die Spracheingabe. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, müssen Sie der Seite docs.google.com explizit erlauben, auf Ihr Mikrofon zuzugreifen. Danach können Sie Texte diktieren, anstatt sie von Hand einzutippen.
Tabellenkalkulation
Der Dienst «Tabellen» bietet einen grossen Umfang an Möglichkeiten, die aus Excel bekannt sind. Wer aber mit Funktionen arbeitet, muss einiges an Vorwissen mitbringen.
Wie bei Docs befinden sich auch in diesem Programm die Symbole zum Formatieren von Texten und in diesem Fall auch Zellen direkt unter dem Menü.
Zellen markieren und sortieren
Das Markieren von Zellen funktioniert gleich wie in Excel: Nach einem Klick mit der linken Maustaste in eine Zelle kann der markierte Bereich beliebig vergrössert werden, indem man bei gedrückter Maustaste über den gewünschten Bereich fährt.
Um ganze Zeilen oder Spalten zu markieren, klickt man auf die Zeilen- bzw. die Spaltenüberschrift. Sollen mehrere Zeilen oder Spalten markiert werden, wählen Sie die erste, drücken auf der Tastatur die Shift-Taste und mit der Maustaste auf die letzte Zeile oder Spalte.
Bild 7: Die Sortierungsmöglichkeiten sind vielfältig
Quelle: PCtipp.ch
Soll ein so markierter Bereich sortiert werden, wählen Sie oben im Menü Daten, Bild 7. Sie erhalten unter diesem Menüpunkt erste Sortiervorschläge, zum Beispiel Bereich nach Spalte A sortieren A–Z. Für andere Optionen klicken Sie auf Bereich sortieren.
Jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie selbst die Spalte festlegen können, nach der sortiert werden soll. Ausserdem können Sie bestimmen, ob von A–Z oder Z–A sortiert wird. Wichtig zu wissen: A–Z bedeutet bei Zahlen aufsteigend, Z–A absteigend.
Diagramm erstellen
Das Erstellen von Diagrammen gelingt mit wenigen Klicks: Zuerst markieren Sie die Zellen, die dargestellt werden sollen, Bild 8. Nun klicken Sie im Menü auf Einfügen und anschliessend auf Diagramm. Ohne weitere Angaben erstellt «Tabellen» ein Diagramm.
Bild 8: Auch Diagramme kennt Google Docs
Quelle: PCtipp.ch
Erst jetzt nehmen Sie Einfluss auf den Diagrammtyp: Rechts im Fenster sehen Sie im Reiter Einrichtung bei Diagrammtyp ein Dropdown-Menü, in dem Sie den passenden Typ auswählen können. Alle anderen Einstellungen wie etwa die Beschriftung finden Sie im Reiter Anpassungen. Damit Sie dort nicht zu lange nach der passenden Einstellung suchen müssen, können Sie auch auf den Bereich im Diagramm doppelklicken, den Sie ändern möchten. So bringt Sie beispielsweise ein Doppelklick auf die Säulen des Diagramms in den Einstellungsbereich, in dem Sie die Farbe anpassen und Säulen direkt beschriften können.
Berechnungen und Funktionen
Das Arbeiten mit Funktionen klappt im Grundsatz fast gleich wie bei Excel: Zuerst markieren Sie die Zelle, in der die Funktion angewendet wird. Danach klicken Sie im Menü auf das Summe-Symbol und wählen die gewünschte Funktion (in unserem Fall SUM). Jetzt markieren Sie mit der Maus den Bereich, aus dem die Funktion die Daten holen soll.
Die Funktionen werden alle nach Themen sortiert aufgelistet. Leider gibt es aber nur für diese Themenbereiche eine deutsche Übersetzung. Die Funktionen sind mit ihrem englischen (Kurz-)Namen angeschrieben. Wer diesen nicht kennt, wird es schwer haben, die passende Funktion zu finden.
Präsentieren
Die Alternative zu PowerPoint heisst «Präsentationen». Hier finden Sie alle Grundfunktionen. Die besonderen Raffinessen der neusten PowerPoint-Versionen aus Microsoft 365 sind hingegen nicht dabei.
Präsentation erstellen
Während der ersten Schritte beim Erstellen einer Präsentation werden Sie kaum einen Unterschied zu PowerPoint feststellen. Nach einem Klick auf Datei/Neu sehen Sie eine leere Titelfolie mit schwarzer Schrift, sobald Sie eine zweite Folie erstellen, kommt eine Inhaltsfolie, die oben einen Titel und unten Platz für die weiteren Inhalte hat, Bild 9.
Bild 9: Die Ähnlichkeiten mit PowerPoint sind unverkennbar
Quelle: PCtipp.ch
Das Einfügen von Text und Bildern sowie das Formatieren des Textes erfolgt nach dem gleichen Muster wie bei Docs und Excel.
Einfügen von Grafiken
Etwas umständlicher ist die Arbeit mit Grafiken. Zwar können Diagramme direkt in «Präsentationen» erstellt werden, doch für das Eingeben von Zahlen und Formatierungsoptionen muss man in «Tabellen» wechseln. Was aber gut funktioniert: Die Grafiken zuerst fixfertig in «Tabellen» erstellen und nachher in «Präsentationen» importieren: Klicken Sie im Menü auf Einfügen, Bild 10, und navigieren Sie via Diagramm zu Aus Google Tabellen. Im folgenden Dialog wählen Sie zuerst das Tabellen-Dokument aus, in dem die Grafik gespeichert ist, danach die eigentliche Grafik. Daraufhin wird Sie in Ihre Folie eingefügt.
Bild 10: Für Grafiker lohnt sich der Umweg via «Tabellen»
Quelle: PCtipp.ch
Grundeinstellungen
Wenn Sie an einem bestehenden Foliensatz arbeiten, finden Sie die Grundeinstellungen für Folien am einfachsten, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Folie klicken und das Kontextmenü aufrufen, Bild 11. Hier können Sie zum Beispiel per Klick eine neue Folie einfügen oder die bestehende duplizieren. Zudem ändern Sie via Hintergrund ändern die Hintergrundfarbe oder fügen ein Hintergrundbild ein. Unter Layout anwenden finden Sie die Übersicht über die Layouts aus dem Folienmaster.
Bild 11: Zu den Grundeinstellungen gehts per Rechtsklick
Quelle: PCtipp.ch
Folienübergang
Der Übergang zwischen zwei Folien kann mit einer kleinen Animation spielerisch gestaltet werden. Diese Funktionen entdecken Sie, wenn Sie rechts neben der Symbolleiste auf Übergang klicken, Bild 12. Wählen Sie im Fenster rechts von der Folie, welchen Übergang Sie anwenden möchten. Zur Kontrolle können Sie Abspielen wählen.
Bild 12: Wählen Sie den gewünschten Folienübergang
Quelle: PCtipp.ch
Objekt animieren
Wenn Sie ein Objekt, zum Beispiel ein Bild, auf einer Folie animieren möchten, klicken Sie zuerst auf das Objekt. Wählen Sie rechts neben der Symbolleiste den Eintrag Animieren. Rechts von der Folienansicht öffnet sich der Bereich Bewegung, wo Sie auf + Animation hinzufügen klicken.
Präsentieren
Die fertige Präsentation kann direkt mit einem Klick auf den Button Präsentieren oben rechts wiedergegeben werden. Auch Präsentationen bietet eine Referentenansicht an, sodass man Notizen und die folgenden Folien sehen kann, während man präsentiert.
