Unter «Textbausteinen» versteht man vorgefertigte Texte, die durch ein Kürzel aufgerufen werden. Der Klassiker schlechthin ist die Zeichenkette mfg, die sich sofort zur Floskel Mit freundlichen Grüssen entfaltet. Das Kürzel acc wird zu Acme ­Cyclone Cleaner AF3000 und macos zu macOS. Es gibt keine Unter- oder Obergrenze für einen Textbaustein. Verwenden Sie die Zeichenkette xx, um sie in das Multiplikationszeichen × zu verwandeln. Oder erzeugen Sie mit drei Zeichen einen ganzen Absatz in einer Offerte. Auch Schreibfehler können getilgt werden: Der Fehlgriff deshlab kommt bei mir öfter vor und wird automatisch zu deshalb. Kurz, Textbausteine sind unverzichtbar.

macOS bietet eine eigene Funktion für solche Textbausteine. ­Rufen Sie die Systemeinstellung Tastatur auf und klicken Sie auf der rechten Seite unter Texteingabe auf die Schaltfläche Textersetzungen.

Hier sehen Sie vermutlich nicht viel, aber das wird sich gleich ändern. Klicken Sie auf das Pluszeichen und definieren Sie eine neue Abkürzung:

Das Kürzel kommt in das obere Eingabefeld, der eigentliche Textbaustein in das untere.

Tipp: Das Kürzel entfaltet sich, sobald Sie ein Leerzeichen oder ein Satzzeichen eingeben. Allerdings scheint es auf den ersten Blick nicht möglich, mehrzeilige Einträge zu erfassen. Doch der Schein trügt: Um eine neue Zeile zu beginnen, geben Sie das Kürzel Option+Leerzeichen ein. Noch viel bequemer funktioniert die Definition, wenn Sie die längeren Texte aus einer anderen Software kopieren und hier einsetzen.

Alle Einträge, die Sie am Mac definieren, werden automatisch mit Ihrer Apple-ID über iCloud synchronisiert – und damit über alle Geräte, die mit derselben Apple-ID angemeldet sind: also sowohl Macs als auch iPhones und iPads, wo diese Textbausteine unverändert funktionieren.

Trotzdem empfiehlt es sich, von diesen Textbausteinen gelegentlich eine Sicherheitskopie zu ziehen, obwohl sie zwar in der ­iCloud gespeichert, aber dort nicht vor Fehlgriffen geschützt sind – oder Sie möchten Ihre Sammlung mit anderen Personen teilen.

Kein Problem: Markieren Sie in der Systemeinstellung beliebige Einträge oder verwenden Sie den Kurzbefehl Command+A, um alles auszuwählen. Ziehen Sie die Einträge mit der Maus auf den Schreibtisch, wo sie als «.plist»-Datei abgelegt werden. Bewahren Sie diese Datei an einem sicheren Ort auf oder ziehen Sie sie in die Systemeinstellung eines anderen Macs, um sie zu importieren.

Allerdings sind die Textbausteine von macOS nicht unfehlbar. So funktionieren sie nicht innerhalb von Microsoft Office. Das hängt vermutlich damit zusammen, dass Microsoft einen Riegel vorschiebt, weil Office mit der Funktion «AutoKorrektur» eine ähnliche Einrichtung bietet. Doch die AutoKorrektur ist keine ernsthafte Alternative, weil sie eben nur mit Office funktioniert. Da Textbausteine süchtig machen können, muss eine solche Lösung global funktionieren, wenn sie von Dauer sein soll.

Und diese Anforderungen erfüllt aText mit Bravour. Die Software funktioniert in jedem Programm. Neben einfachen Textbausteinen punktet sie vor allem mit Variablen: So könnte die Abkürzung #dat keinen vordefinierten, statischen Text einfügen, sondern das aktuelle Datum. Allein schon diese Möglichkeit übt einen ungemeinen Reiz aus und lässt die systemeigenen Textbausteine von macOS ein wenig schwach wirken. Ein Textbaustein kann aber auch ein Bild wie eine Unterschrift oder ein Logo enthalten – oder er setzt ganz einfach den Inhalt der Zwischenablage ein.

Als ob das nicht genug wäre, lassen sich auch beliebige Tastenkombinationen eingeben. Im einfachsten Fall ist das ein Tabulator, sodass diese Textbausteine auch in mehreren Zellen einer Tabellenkalkulation wirken, etwa in Excel oder Numbers. Ein solcher Anschlag könnte aber auch ein Kürzel für einen Menübefehl sein, inklusive der Möglichkeit, eine leichte Verzögerung einzubauen. Damit wildert aText zumindest ansatzweise im Revier der Makro-Programme. Einziger Wermutstropfen: Die Oberfläche ist nur in Englisch verfügbar.

aText finden Sie auf der Website des Entwicklers, unter trankynam.com. Dort steht auch eine Demo zum Download bereit, die 21 Tage lang uneingeschränkt funktioniert. Meiden Sie die hoffnungslos veraltete Version im Mac App Store, die nicht mehr aktualisiert wird.

Eine Lizenz kostet ca. 5 Franken pro Jahr für drei Rechner, allerdings muss die Software danach neu gekauft werden. Eine unbeschränkte Lizenz für etwa 30 Franken und fünf Rechner wirkt komfortabler. In jedem Fall sind die Lizenzen leider an den Rechner gebunden, was ein Thema sein kann, wenn dieser öfter gewechselt wird.

aText ist seit Jahren mein Favorit für Textbausteine, weil es eine hervorragende Balance zwischen Leistung, Einfachheit und Preis bietet. Neben aText bieten jedoch unzählige Alternativen solche Textbausteine, die hier nur aufgezählt werden sollen.

Bedauerlicherweise müssen alle App-Hersteller mit einer Restriktion des Systems leben: Ihre Produkte versagen auf dem iPad oder dem iPhone ihren Dienst, wenn eine externe Tastatur verwendet wird, wie zum Beispiel das kompakte Magic Keyboard von Apple. Eine solche wird nur von den system­eigenen Textbausteinen unterstützt. Damit sind sie für mobile Einsätze aus dem Rennen. So bietet etwa TextExpander (siehe unten) auch eine iOS- und iPad-App inklusive Synchronisierung de Textbausteine. Doch dazu muss erstens die TextExpander-eigene Tastatur am iPad aufgerufen werden und zweitens werden aus den beschriebenen Gründen keine externen Tastaturen unterstützt. Wenn Ihnen das also wichtig ist, dann sollten Sie bei der Apple-eigenen Methode bleiben.

Und das sind einige mögliche Alternativen:

● Keyboard Maestro ist meine wichtigste Software für Makros und jede Art von Abläufen. Ein Mac ohne diese Universalwaffe ist für mich unvorstellbar. Zu den endlos vielen Möglichkeiten gehört auch die Erstellung von Textbausteinen. Doch allein wegen dieser Funktion lohnt sich die Einarbeitung in diese grossartige, aber komplexe Software nicht (ca. 39 Franken, englisch).

● Dasselbe gilt für Alfred, einem Launcher mit enormen Möglichkeiten, bei dem die Textbausteine ebenfalls nur einen Teilaspekt abbilden – aber lediglich in der kostenpflichtigen Version (ca. 38 Franken, englisch).

● TextExpander ist nicht gerade günstig und nur im Abo zu haben. Es richtet sich vor allem an Arbeitsgruppen, die immer wieder mit leicht angepassten Standard-Antworten hantieren müssen, etwa im Support (ab ca. 39 Franken jährlich, Deutsch).

● Rocket Typist gefällt als schlanke, einfache Anwendung, die sich bestens für den Alltag eignet. Es bietet einen ähnlichen Funktionsumfang wie aText (Deutsch, ca. 10 Franken).

● PhraseExpress kommt ursprünglich aus der Windows-Welt und funktioniert auch mit der Mac-Anwendung zusammen. Die Software bietet sich vor allem an, wenn oft mit Vorlagen gearbeitet wird; sie steht also in direkter Konkurrenz zu TextExpander. Vor allem aber ist die Software mit allen Funktionen kostenlos, solange sie lediglich im privaten Bereich eingesetzt wird (Deutsch).