Datenschützer warnen: Das neue Outlook von Microsoft synchronisiert alle E-Mail-Konten mit Microsoft-Servern in der Cloud. Dabei gelangen nicht nur sämtliche Nachrichteninhalte, sondern auch die jeweiligen Zugangsdaten wie Benutzername und Passwort auf die Server in Redmond. In den Nutzungsbedingungen heisst es ausserdem: «Einige Drittparteien können Ihre Daten auf der Grundlage ihrer berechtigten Interessen verarbeiten.» Das bedeutet im Klartext: Microsoft macht Ihre Daten zu Geld.

Seit Windows 11 in der Version 23H2 ist das neue Outlook bereits vorinstalliert. Mittelfristig plant Microsoft, das klassische Outlook aus Microsoft Office durch das neue Outlook zu ersetzen. Wer Wert auf Datenschutz und Privatsphäre legt, sollte um das neue Outlook einen grossen Bogen machen. Es gibt eine gute, spionagefreie Alternative: Thunderbird aus dem Hause Mozilla, Bild 1.

Thunderbird steht unter der Internetadresse thunderbird.net gratis zum Download bereit, Bild 2. Die heruntergeladene Set-up-Datei führen Sie einfach per Doppelklick aus. Wenn Sie eine ältere Thunderbird-Version aktualisieren, bleiben alle Nachrichten, Termine und Einstellungen erhalten. Es steht auch eine mobile Version zur Verfügung, Bild 3.

Nach dem ersten Start von Thunderbird erscheint der Kontenassistent. Dort tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie das dazugehörige Passwort ein und klicken auf Weiter. Normalerweise kennt Thunderbird die passenden Server für den Empfang und Versand von Mails und trägt diese automatisch ein, Bild 4.

Manchmal klappt dies jedoch nicht. In diesem Fall klicken Sie auf Manuell einrichten und geben die notwendigen Angaben ein. Im Zweifel fragen Sie bei Ihrem E-Mail-Provider nach. Es empfiehlt sich zudem, die Option IMAP auszuwählen. Das sorgt dafür, dass Sie Kopien der E-Mails herunterladen und die Originale auf dem Server verbleiben. Sie stehen somit für den Abruf mit anderen Rechnern bereit. Bei POP3 löscht Thunderbird die E-Mails nach dem Abruf vom Server.

Nach einem Klick auf Fertig zeigt Thunderbird – falls vorhanden – verknüpfte Adressbücher oder Kalender an. Klicken Sie bei den benötigten Diensten auf Verbinden und danach auf Beenden. Um Thunderbird als standardmässigen E-Mail-Client zu bestimmen, wählen Sie am Schluss Als Standard festlegen. Damit ist die Einrichtung beendet.

Thunderbird ist ziemlich einfach zu bedienen. Im Hauptfenster finden Sie auf der linken Seite die Symbolleiste. Sie ermöglicht einen 1-Klick-Zugriff auf die E-Mails, das Adressbuch, den Kalender, die Aufgaben und den Chat. Diese laden nach einem Klick in einem separaten Tab. Wenn die Symbolleiste überflüssig erscheint, lässt sie sich per Pfeil ganz unten einklappen.

Im Ordnerbereich sehen Sie die Verzeichnisstruktur und die lokalen Postordner. Eingehende Nachrichten landen unter Posteingang und verschickte E-Mails unter Gesendet.

Der Nachrichtenbereich rechts daneben zeigt die E-Mails im Posteingang an. Ein Klick öffnet den Inhalt im Lesebereich daneben. Ein Doppelklick lädt die E-Mail in einem neuen Tab. E-Mails im Lesebereich lassen sich mit den entsprechenden Buttons beantworten, weiterleiten, archivieren oder löschen, Bild 5.

Das Anwendungsmenü verbirgt sich hinter dem Symbol mit den drei Strichen rechts oben. Hier finden Sie die zentralen Einstellungen des E-Mail-Clients, Menüpunkte zur Ansicht und zur Schriftgrösse sowie Add-ons und Werkzeuge. Ein weiteres Menü namens Optionen für den Ordnerbereich öffnet sich nach einem Klick auf die drei Punkte rechts neben dem Button Neue Nachricht. Diesen wiederum nutzen Sie, um eine neue E-Mail zu schreiben.

Thunderbird bietet ein Füllhorn an Einstellungen und Möglichkeiten, um das Aussehen und die Funktionen flexibel Ihren Wünschen anzupassen. Nachfolgend lernen Sie einige davon kennen und machen sich mit dem Innenleben von Thunderbird vertraut. Manche Tipps sind rein optischer Natur und somit Geschmacksache.

Viele Programme und Betriebssysteme bieten neben der standardmässigen hellen Ansicht auch eine dunkle. Das soll die Augen schonen und eignet sich besonders für die nächtliche Arbeit am Rechner. Zudem senkt es den Energieverbrauch. Um den Dark Mode auszuprobieren, öffnen Sie das Anwendungsmenü. Sie erinnern sich, das ist das mit den drei horizontalen Strichen oben rechts. Dort klicken Sie auf Add-ons und Themes. Nun gehen Sie zum Unterpunkt Themes. Sie haben die Auswahl zwischen System-Theme, Dunkel und Hell. Das System-Theme ist meist identisch mit Hell oder Dunkel, je nachdem, was Sie in Ihrem Betriebssystem eingestellt haben. Den Dark Mode schalten Sie ein, indem Sie im Abschnitt Dunkel auf Aktivieren klicken, Bild 7.

Ein überquellender Posteingang nervt. Thunderbird bietet einen einfachen Weg, E-Mails zu organisieren: die Filterregeln. Die Filter können bestimmte E-Mails automatisch in andere Ordner verschieben, markieren oder löschen. So kann man Filter etwa dazu nutzen, um Newsletter direkt in einen separaten Ordner zu verschieben und so den Posteingang übersichtlich zu halten.

Erstellen Sie in Thunderbird zunächst einen neuen Ordner, in den Sie später E-Mails anhand einer Regel verschieben wollen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Konto und wählen anschliessend Neuer Ordner aus. Vergeben Sie einen Namen für den neuen Ordner und klicken Sie zum Abschluss auf Ordner erstellen.

So erstellen Sie einen Filter: Klicken Sie im Anwendungsmenü zunächst auf Werkzeuge und danach auf Nachrichtenfilter. Nach einem Klick auf Neu legen Sie die Bedingungen und Aktionen für den Filter fest. Zunächst geben Sie dem Filter einen Namen. Jetzt bestimmen Sie eine oder mehrere Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit der Filter greift. Ein Beispiel wäre Von enthält Newsletter. Nun legen Sie die Aktion fest, etwa in den neu angelegten Ordner verschieben. Hier stehen zahlreiche Aktionen zur Auswahl. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Standardmässig ist die neue Regel sofort aktiv, Bild 8.

Der grösste Albtraum vieler Anwenderinnen und Anwender: Durch einen technischen Defekt oder einen Hacker-Angriff sind alle E-Mails und Kontakte verloren. Damit das nicht passiert, können Sie regelmässig Sicherungen des Thunderbird-Profils erstellen. So lassen sich im Ernstfall sämtliche verlorenen Daten wiederherstellen.

Um das Thunderbird-Profil zu sichern, machen Sie zunächst den Profilordner ausfindig. Thunderbird hilft Ihnen dabei: Gehen Sie im Anwendungsmenü auf Hilfe und danach auf Informationen zur Fehlerbehebung. Es erscheint eine Tabelle mit internen Daten des E-Mail-Clients. In der Zeile Profilordner befindet sich der Button Ordner öffnen. Ein Klick darauf bringt Sie zum Thunderbird-Profilordner. Kopieren Sie den gesamten Ordner auf eine externe Festplatte oder in einen Cloud-Speicher, Bild 9.

Alternativ lassen Sie Thunderbird die Arbeit erledigen: Im Anwendungsmenü finden Sie unter Werkzeuge den Punkt Exportieren, um Konten, Nachrichten, Adressbücher und Einstellungen zu sichern. Nach einem Klick auf Exportieren wählen Sie einen Speicherort aus und klicken auf Speichern. Dieser Weg empfiehlt sich für Profilordner, die kleiner als zwei Gigabytes sind, Bild 10.

Mit der Erweiterung ImportExportTools NG lassen sich auch einzelne E-Mails oder Ordner sichern und später wieder importieren. Zu den Erweiterungen gelangen Sie im Anwendungsmenü über Add-ons und Themes.

Um lediglich die Einstellungen zu sichern, kopieren Sie aus dem Profilordner die Datei prefs.js auf ein externes Speichermedium.

Manchmal kann es erforderlich sein, Voreinstellungen von Thunderbird anzuzeigen oder zu bearbeiten, die nicht über die normale Benutzeroberfläche erreichbar sind. Diese sind in den erweiterten Einstellungen zugänglich.