Kategorien

Wer sein Mailkonto über Microsoft Exchange (wird oft in Firmen verwendet) oder noch über das ältere POP-Protokoll (Post Office Protocol) abruft, kann die Nachrichten in Outlook mit Kategorien kennzeichnen. Das modernere und empfehlenswerte IMAP-Protokoll unterstützt diese Funktion nicht.

Die Kategorisierungsfunktion ist im Reiter Start zu finden, Bild 1. Klickt man auf den entsprechenden Eintrag, kann man die Nachricht mit einer der Farbkategorien markieren.

Zwar sind die Kategorien in Outlook nach Farben benannt, es ist aber nicht vorgesehen, dass man es bei dieser Benennung belässt. Beim ersten Auswählen öffnet sich das Fenster Kategorie umbenennen. Es lohnt sich, hier einen selbsterklärenden Namen zu wählen («Projekt XY», «nachfassen» etc.), damit man die Mails später effizient finden und bearbeiten kann, Bild 2.

Kategorisierte E-Mails sind nicht nur im Zusammenhang mit QuickSteps praktisch: So gruppierte E-Mails können auch effizient gefunden werden. Über das Suchfeld oben in der Titelleiste von Outlook kann man Resultate nach Kategorien filtern.