Der E-Mail-Knigge

Die E-Mail sinkt stetig in der Gunst der Menschen. Vor rund 30 Jahren hat sie zwar den geschäftlichen und privaten Briefverkehr revolutioniert, doch eine ernsthafte Weiterentwicklung hat nie stattgefunden. Stattdessen funktioniert sie immer noch mit den gleichen Eigenschaften, die ihr seit jeher anhaften. Doch die Welt dreht sich weiter und heute ist nicht zu übersehen, dass der Zahn der Zeit den E-Mails zugesetzt hat.

Heute kommunizieren wir vorzugsweise mit Messengern wie WhatsApp oder Apple iMessage, die ihre eigenen Stärken mitbringen. So ist es viel einfacher, seine Kontakte unter Kontrolle zu halten: Jede Diskussion verläuft in einem eigenen Handlungsstrang. Selbst ein Gesprächsverlauf, der sich über mehrere Jahre erstreckt, lässt sich einfach mit dem Finger durchwischen. Und deshalb sind diese Messenger für viele Menschen nicht nur ein Werkzeug zur Kommunikation, sondern gleichzeitig ein unbezahlbares Tagebuch.

Diese Messenger sorgen aber auch dafür, dass die Disziplin beim Schreiben nachlässt, denn wir werden zunehmend von ihnen geprägt. Messenger erlauben eine sehr viel unkompliziertere Form der Unterhaltung – und dieser Umgang färbt auf die E-Mails ab, obwohl dort ganz andere Regeln gelten, Bild 1.

Und doch werden wir die E-Mail in absehbarer Zeit nicht los, selbst wenn wir es wollten. Die elektronische Post ist nämlich der kleinste gemeinsame Nenner: Sie brauchen nur Ihre E-Mail-Adresse anzugeben, damit Sie erreichbar sind. Es braucht keine Absprachen über die Verwendung eines bestimmten Messengers.

Es spielt auch keine Rolle, bei welchem E-Mail-Provider Sie angemeldet sind oder welche Software Sie nutzen. E-Mails sind praktisch, schnell verschickt und archivierbar. So weit, so bekannt. Leider wurden der E-Mail über die Jahre immer neue Rollen und Aufgaben zuteil, für die sie eigentlich nicht gedacht ist, etwa als  Marketinginstrument: Damit ist nicht das Übel der Spam-Nachrichten gemeint, sondern zum Beispiel die Unsitte, ellenlange Verweise auf die eigene Website oder den Twitter-Account als Signatur an jede E-Mail  anzuhängen.

Das entspricht nicht der Idee einer Mailkonversation; stattdessen sorgt dieses Beigemüse dafür, dass es viel anstrengender wird, dem roten Faden zu folgen – wenn es denn einen gibt. Auch darauf kommen wir noch zu sprechen.

Die E-Mail soll also zurück zu ihren Wurzeln finden und das Leben der Betroffenen einfacher machen. Dabei  sprechen wir im Folgenden nicht von Floskeln, der Rechtschreibung oder der Anrede, sondern von der Technik.