Der Student für seine Seminararbeiten, der Buchhalter zum Verwalten von Budgets oder die Schülerin zum Erstellen einer Präsentation für ihr Referat: Office-Pakete braucht im Prinzip jeder, und wenn es nur gelegentlich ist.

Dabei nutzen die meisten nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionen der auch Suiten genannten Büroprogrammbündel, zu denen wenigstens eine Schreib-, eine Tabellen- und eine Präsentationsanwendung gehören. Muss man als privater Gelegenheitsnutzer wirklich Geld ausgeben?

Microsoft Office ist das wohl bekannteste Büroprogrammpaket. «Microsoft hat ein Monopol in den Büros», sagt Jörg Geiger vom «Chip»-Fachmagazin. Das Paket lebt vor allem von seiner Verbreitung. Fast jeder kennt es, kann es zumindest ansatzweise bedienen und die Formate doc, xls oder pps sind so etwas wie ein Quasi-Standard. So findet sich Office auch in zahllosen Privathaushalten, sagt Geiger. «Auch ältere Versionen sind noch beliebt.»

Ein weiteres Zugpferd von Microsoft-Office ist Excel. Die Tabellenkalkulation sei «von der Konkurrenz unerreicht», meint Dieter Brors von der Fachzeitschrift «c't». Und noch eine Stärke: Im Paket sind oft zusätzliche Anwendungen wie der E-Mail-Client Outlook oder das Notizprogramm OneNote enthalten. Aber all das kostet Geld, einfache Versionen für Privatkunden sind ab rund 100 Euro zu haben.

In einer abgespeckten Web-Variante (Office Online) kann man Microsoft Office aber auch kostenlos nutzen. Ein weiteres Office-Produkt zur vernetzten Nutzung ist Office 365. Dabei handelt es sich um ein kombiniertes Abo für Webanwendungen und Office-Software.

Eine bekannte Alternative ist Libre Office, ein kostenloses Paket, das von Open Office abstammt. Die Open-Source-Software bietet neben den drei klassischen noch zusätzliche Anwendungen für Zeichnungen, Datenbanken oder Formeln. «Libre Office reicht für die meisten Nutzer völlig aus», sagt Dieter Brors – selbst bei gehobenen Ansprüchen.

«Privat muss man für Office kaum mehr bezahlen», meint auch Jörg Geiger. In der Regel unterstützt Libre Office die Dateiformate von Microsoft, vereinzelt kann es aber zu Darstellungsfehlern kommen.

Verbesserungen und Updates nehmen die Entwickler aber kontinuierlich vor – anders als bei Open Office, das einst populärer war, aber inzwischen mit Libre Office die Rollen getauscht hat. «Seit IBM sich aus dem Projekt zurückgezogen hat, gibt es kaum noch Entwickler, die sich daran beteiligen», sagt Dieter Brors zu Open Office.

Libre Office kann nur lokal auf dem Rechner genutzt werden – es sei denn, man hat sich Collabora Online, die angepasste Onlineversion von Libre Office, selbst auf einem Server eingerichtet, was für Privatnutzer kostenlos möglich ist.

Eine weitere interessante Suite-Alternative ist SoftMaker Office, meint Brors. In der einfachsten Version FreeOffice ist die aus Deutschland stammende Software kostenlos. Je nach Anzahl der Lizenzen und Funktionen gibt es verschiedene Pakete – entweder als Monats- oder Jahreslizenz oder Einmalkauf. «In der 100 Euro teuren Version ist mit dem Duden-Korrektor die mit Abstand beste Rechtschreib- und Grammatikprüfung enthalten», sagt Dieter Brors. Die Oberfläche von SoftMaker Office erinnert stark an Microsoft Office. Viele Nutzer finden sich also schnell zurecht. Und auch mit den Microsoft-Formaten kommt SoftMaker Office laut Brors gut zurecht.

Insgesamt betrachtet schätzt Moritz Förster vom «iX»-Fachmagazin Office-Anwendungen als weitgehend ausgereift ein. Und: «Grundlegend gibt es zwischen den Anbietern kaum Unterschiede.» Wichtiger würden die Anbindung an Cloud-Dienste, Chat-Möglichkeiten oder das gemeinsame Arbeiten im Team. So sind Online-Anwendungen im Kommen. Die von Google etwa nennen sich Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare. Sie sind kostenlos und für Endanwender gedacht. Für Unternehmen oder Team-Arbeiter gibt es die kostenpflichtige G Suite.

Das Problem aller Online-Office-Suiten: Die eigenen Daten liegen auch auf den Servern des jeweiligen Anbieters, man gibt also Kontrolle ab und muss dem Anbieter vertrauen. Doch gerade wenn man für den Dienst nichts zahlt, liegt ein Verdacht nahe: «Man zahlt mit dem Datenschutz», formuliert es Moritz Förster. Deshalb gilt wie bei allen Diensten im Vorfeld: Datenschutzerklärung und -einstellungen des Anbieters prüfen. Und wer mit sensiblen Informationen arbeitet, sollte seine Dokumente möglichst verschlüsseln und im Zweifel auf Online-Dienste verzichten.