Osteology Stiftung: Globale Zusammenarbeit mit Office 365

Die Osteology Stiftung widmet sich der Forschung und Ausbildung in der regenerativen Zahnmedizin. Ein Team aus sechs Mitarbeitern organisiert internationale Kongresse und publiziert Fachbeiträge und Lehrbücher. An diesen Büchern schreiben rund 20 Fachautoren aus aller Welt mit. Das sorgt für ein hohes Niveau der Beiträge, zieht aber einen hohen Abstimmungsbedarf nach sich. Schliesslich werden alle Beiträge noch von zwei Editoren geprüft und vom Verlag redigiert.

Weltweiten Abstimmungsbedarf hat Osteology in einem weiteren Feld: Die Stiftung wird von einem Rat geführt, der aus elf renommierten Professoren der Zahnmedizin und der Oral-Chirurgie besteht, die unter anderem in den USA und Südamerika lehren. «Mit ihnen kommunizieren wir viel», berichtet Horsch. «Gerade die Professoren wünschen mehr Austausch.» So begann Horsch Ende 2011, sich nach einer geeigneten Plattform umzusehen. «Da unsere IT-Infrastruktur von der Geistlich Pharma bereitgestellt wird, sind unsere IT-Freiräume sehr begrenzt», erläutert Horsch. «Daher kam nur eine unabhängige Cloud-Lösung infrage.» Er bezog drei Lösungen in die engere Auswahl ein und entschied sich für Microsoft Office 365. «Office 365 bietet einen nahtlosen Übergang zu den Office-Produkten von Microsoft, die wir und unsere Autoren vornehmlich verwenden», sagt Horsch. «Zudem hat Office 365 in der IT eine hohe Akzeptanz bezüglich Sicherheit und Qualität und kostet als Cloud-Lösung nur eine monatliche Gebühr pro Nutzer.»

Anfang 2012 führte Microsoft-Partner IOZ dann Office 365 bei Osteology ein. «Für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten haben wir SharePoint Online zusammen mit Office Web Apps eingerichtet», erläutert Fabian Häfliger, Projektleiter von IOZ. «Hinzu kam noch Lync für Online-Meetings und Besprechungen.»

Heute sorgt Office 365 für effiziente Prozesse bei der Buchproduktion. «Zunächst vergeben wir Zugänge an die Autoren und schicken ihnen ein kleines Bedienungs-Manual», erläutert Horsch. Die Autoren schreiben dann ihre Texte mit den Office Web Apps in ihrem Browser und speichern sie auf SharePoint Online. Da die Cloud-Lösung plattformunabhängig ist, können die Autoren es auf ihrem PC, Laptop oder Tablet mit beliebigem Betriebssystem abrufen. Horsch: «Mit Office 365 funktioniert das einwandfrei, ich hab noch von keinem Problem beim Dateientausch gehört.» Auch die Lektoren des Verlags sind eingebunden. Dessen Mitarbeiter greifen über SharePoint Online auf die Texte zu, um sie zu redigieren. Die Versionen zeigen später an, wer wann Änderungen vorgenommen hat. «Früher haben wir uns per Mail abgestimmt und die Daten über einen FTP-Server getauscht. Das war mühsam», erläutert Horsch. «Heute ermöglicht uns der Austausch über Office 365 effiziente Arbeitsabläufe. Ziehe ich die Zeit für die Einarbeitung der Autoren ab, sparen wir immer noch einiges an Bearbeitungszeit.»

Die gleiche Effizienz will Horsch beim Austausch mit dem Stiftungsrat erreichen: «Die Technik in Office 365 funktioniert einwandfrei, aber die Bedienung ist für die Professoren Neuland», erzählt Horsch. Daher setzt er auf Lync Online: «Mit Videokonferenzen kann ich die Benutzung demonstrieren – ich gebe meinen Bildschirm frei und zeige den Kollegen weltweit, wie das funktioniert. Auf die gleiche Art zeige ich später Präsentationen und kann diese besprechen.» Dabei ist Horsch jedoch auf die IT der lokalen Universität angewiesen, die Lync Online auf den Rechnern vor Ort einrichten muss. «Mit vier Professoren führen wir bereits regelmässig Videokonferenzen durch», berichtet Horsch. «Nachdem Lync Online eingerichtet war, waren sie begeistert.»