Vereine gibt es in verschiedenen Grössen und Formen: Sie betreiben Schrebergärten oder geben Kindern eine sinnvolle Möglichkeit der Freizeitbeschäftigung. Sie sorgen für politischen Nachwuchs und besetzen wichtige Ämter. Wir zeigen an drei Beispielen, wie Vereine von Cloud Computing profitieren.

Virtuelle Sitzungen

Herzstück eines Vereins sind Sitzungen. Das ist auch in einer Partei nicht anders. Immer dicht gedrängtere Terminpläne, der Trend zu längeren Arbeitszeiten und zur Vermischung von Arbeits- und Privatleben, die immer stärkere Dynamik von Berufs- und Vereinsleben – alles führt zu immer grösseren Schwierigkeiten, einen gemeinsamen Termin zu finden. Für viele Geschäfte ist es jedoch nicht notwendig, sich Auge in Auge gegenüberzusitzen. Eine Videokonferenz täte es auch. Oder ein schneller Chat.

Nun verfügt ein Verein meist nicht über die Mittel für eine eigene ICT-Infrastruktur. Mit Office 365 muss er keine Investition tätigen, sondern bloss ein P-Abo für jedes Vorstandsmitglied lösen. Dieses enthält Chat- und Videokonferenzfunktionen.

Terminkoordination

Ein Verein lebt von Geselligkeit. Von Treffen, Stammtischen, Training, Spielen und anderen Events. Diese sollten zentral in einem Terminkalender eingepflegt werden, anstatt in eine Excel-Datei geschrieben und als E-Mail-Anhang verschickt werden. So ist der Vorstand stets auf dem neuesten Stand. Und können die Termine leicht per Knopfdruck dem ganzen Verein zur Verfügung gestellt werden. Mit Office 365 kein Problem: Im Cloud-Office steht Outlook derselbe Terminkalender zur Verfügung, den man auch vom Büro her kennt.

Positionspapiere und andere Dokumente

Statuten, Briefe, Vereinsheftchen und andere Dokumente mehr müssen gemeinsam bearbeitet und am Schluss genehmigt werden. Bei der politischen Arbeit ist eine demokratische Absicherung besonders wichtig: Alle Vorstandsmitglieder sollten die Gelegenheit erhalten, unkompliziert ihre Meinungen und Gedanken in ein gemeinsames Positionspapier zu aktuellen Sachfragen einfliessen zu lassen. Traditionellerweise beginnt ein Mitglied damit und verschickt seinen Entwurf an alle anderen Mitglieder. Deren Inputs muss es danach selbst zu einem neuen Dokument zusammenfügen.

Mit Office 365 ist das anders: Hier steht das Dokument zentral auf der zutrittsgesicherten Vereinswebsite bereit. Alle Vorstandsmitglieder können es gleichzeitig öffnen und bearbeiten, parallel dazu per Chat oder Videokonferenz über den Inhalt diskutieren. So entsteht schneller, zielgerichteter und präziser ein nützliches Dokument, an dem alle konzentriert gearbeitet haben – anstatt es bei Gelegenheit im stillen Kämmerchen zu lesen und zu ergänzen. Das ist fatal: Gute Kommunikation entsteht nämlich erst durch Kommunikation.

Fazit: Die Cloud belebt Vereine
Vereine müssen immer professioneller geführt, Entscheide immer rascher gefällt werden. Der traditionelle Sitzungsrhythmus erweist sich in immer mehr Vereinen als untauglich zur Führung. Es braucht neue Instrumente, um Abläufe zu beschleunigen, ohne wesentliche Kosten zu verursachen.

Hier spielt die Cloud ihre Trümpfe aus. Mit Office 365 steht eine Infrastruktur zur Verfügung, die sich nahtlos in lokal installierte Microsoft-Office-Umgebungen einfügt und die Arbeit im Vorstand erleichtert – überall und jederzeit können kurze oder längere Sessions abgehalten werden, die dringende Vereinsgeschäfte vorantreiben. So bleibt Zeit für die nicht ganz unwesentliche Seite eines Vereins: Geselligkeit über alle Berufsgrenzen und Bevölkerungsschichten hinweg. Aus Liebe zum gemeinsamen Hobby.