Lassen KMUs Ihr Geld auf der Strasse liegen?

Eigentlich ist die Rechnung einfach: Anders als noch vor einigen Jahren benützt jeder Schweizer Arbeitnehmer heute tagtäglich gleich mehrere Geräte: den PC und/oder Laptop der Firma, sein geliebtes Smartphone, zuhause sein Privat-Laptop oder auch ein Tablet. Dabei sind die Grenzen zwischen Privat und Geschäftsalltag längst verwischt – in beide Richtungen.

Ein lukratives Geschäft für Microsoft, denn der Kauf von Office Programmen «pro Gerät» ist in der Schweiz noch immer weit verbreitet, obwohl die Firmen-Software in den Office 365 Business- und Enterprise Lizenz-Versionen auf allen - also auch privaten - persönlichen Geräten des Mitarbeiters installiert werden darf und typischerweise nicht mehr kostet als eine Einzelplatzversion.

«Das ist absolut korrekt», bestätigt Bianca End, Chefin des Geschäftsbereiches für kleine- und mittlere Unternehmen bei Microsoft: «Genau genommen berechtigt eine Office 365 Lizenz je 5 Installationen pro Gerätetyp, also PC/Laptops, Tablets und Smartphones – das qualifiziert also normalerweise durchaus «alle» Geräte eines Angestellten. Schade ist dabei, dass Firmen ihren Mitarbeitern damit quasi kostenlos ein Loyalitäts-Geschenk machen könnten und dabei noch von einer höheren Produktivität profitieren würden. Selbst die Office Programme in den App-Stores von Apple, Google und Microsoft sind dabei».

Ein Grund für den nach wie vor hohen Anteil von Einzelplatzversionen ist sicher die Übersichtlichkeit des gewohnten Office auf einer DVD, denn Office 365 bietet eine Vielfalt von verschiedenen Businessplänen (rund 10 Varianten) an. Für KMUs und Unternehmen, von 1-300 Nutzer, kann jeder die passenden Office 365 Version auswählen, die zu seinen Geschäftsprozessen passt. Viele Services gibt es auch einzeln ohne Office Paket zu abonnieren, z.B. ein professionell betriebenes Email Konto mit 50 GB Postfachspeicher für weniger als einen Kaffee pro Monat und Benutzer oder die beliebte Konferenz- und Desktop Sharing Anwendung «Skype for Business». Hier geht’s zur Übersicht.

Auch wenn Office 365 offiziell als Cloud Produkt vermarktet wird, spielt diese eigentlich erst mal nur beim Download für die Installation eine Rolle, die Programme werden nach wie vor lokal auf der Festplatte installiert. Erst beim «Verbinden» der einzelnen Geräte kommt die Cloud ins Spiel, denn wer mehrere Geräte verwendet, möchte natürlich überall die gleichen Daten vorfinden. Das tut der Mitarbeiter meist ungefragt schon heute: Firmendaten werden an private Emailadressen weitergeleitet, auf Onedrive oder Dropbox gespeichert, auf das Handy übertragen.

Damit Firmendaten zukünftig sicher und geschützt sind, ist «Onedrive for Business» fester Bestandteil von Office 365. Die Benutzer erhalten je 1TB Speicher für geschäftliche Dateien, wobei gewährleistet ist, dass die Firma z.B. beim Abgang eines Mitarbeiters ihre Daten «zurückbekommt»; der Mitarbeiter verliert durch die Deaktivierung, durch den Administrator, den Zugriff auf seinen Firmenspeicher.

Wer noch einen Schritt weiter gehen will in punkto Mobilität und Sicherheit, macht ein Upgrade auf die Enterprise Mobility Suite von Microsoft. Diese Suite sorgt dafür, dass geschäftliche Daten nicht auf privaten Medien und schlechter gesicherten Cloud Diensten für Privatkunden gespeichert werden können.