Viele Anwender von Microsofts Word füllen grössere Abstände in ihren Texten immer noch mit Leerzeichen, statt sinnvolle Tabulatoren zu setzen. Dabei sind diese Formatierungshilfen wirklich äusserst praktisch. Die Tabulatoren in Word dienen dazu, Listen und Tabellen ansprechend zu gestalten. Nur mittels Tabulatoren ist es möglich, Texte in jeder Schriftart auf mehreren Zeilen exakt untereinander auszurichten. Zudem reicht ein Drücken der Tab-Taste, um zum gewünschten Tabulator zu springen. So ist das Formatieren des Textes viel schneller. Tabulatoren lassen sich in Word entweder mittels Layout/Absatz/Absatzeinstellungen definieren oder über die Werkzeuge im Zeilenlineal. Der Effekt ist genau derselbe.

Damit Word Ihnen das Zeilenlineal anzeigt, wechseln Sie im Reiter Ansicht zur Option Seitenlayout. Links des Zeilenlineals befindet sich ein quadratisches Kästchen, Pfeil in Bild 2, über das sich die Art des Tabulators umschalten lässt. Klicken Sie ein paarmal drauf, dann ändert sich das Symbol. Wenn es wie ein grosses L aussieht, setzen Sie einen linksbündigen Tabulator. Sieht es wie ein kopfstehendes T aus, erhalten Sie einen zentrierten Tabulator und so weiter, Bild 1.

Sie setzen den gewählten Tabulator, indem Sie einfach im Zeilenlineal an die gewünschte Stelle klicken, z.B. beim Wert 5 cm. Sie können ihn entfernen, indem Sie ihn mittels Maus packen und nach oben aus dem Zeilenlineal ziehen. Wichtig ist hierbei eines: Wenn Sie einen Tabulator setzen oder entfernen, gilt dieser jeweils nur für den aktuellen Absatz. Soll die Änderung für mehrere Absätze gelten, müssen Sie diese vorher per Maus markieren.

Markieren Sie den Absatz, in dem ein Tabulator geändert werden soll. Jetzt können Sie im Zeilenlineal das Tabulatorzeichen per Maus verschieben. Auf diese Weise lässt sich aber nur die Position des Tabulators ändern, nicht dessen Typ. Wollen Sie aus einem rechtsbündigen einen Dezimaltabulator machen, müssen Sie den Absatz markieren, den rechtsbündigen Tabulator rauswerfen, anschliessend sich links im Kästchen bis zum Dezimaltabulator durchklicken und den Dezimaltabulator an der gewünschten Stelle setzen. Alternativ öffnen Sie via Start/Absatz die Absatzeinstellungen, gehen zu Tabstopps, klicken den zu ändernden Tabulator in der Liste an und schalten dort auf einen anderen Typ um. Im Bild 2 sind die Tabstopps immer am gleichen Ort gesetzt, nämlich bei 5, 9 und 13 Zentimetern. Aber je nach Typ des Tabulators erscheint der Text nach Einfügen eines Tabsprungs mal links, mal rechts des Tabstopps. Die folgenden Tabulatortypen stehen zur Verfügung.

Standardmässig ist der linksbündige Tabulator gesetzt A. Die untereinanderstehenden Einträge bilden zusammen einen geraden senkrechten linken Rand. Er wird meistens für Listen mit Namen oder sonstigen Texten verwendet. Analog dazu gibts auch den rechtsbündigen Tabulator C. Wer keinen Dezimaltabulator verwendet, greift häufig zu diesem, weil so die Zahlen rechtsbündig erscheinen.

In Bild 2 B ist bei unseren Tabstopp-Positionen 5, 9 und 13 Zentimeter je ein zentrierter Tabulator gesetzt. Die gedachte Tabstopp-Linie bildet die Mitte der darauf angeordneten Texte.

Der Tabulator D ist fürs Auflisten von Zahlen gedacht. In den Sprach- und Regionseinstellungen unter Windows ist je nach Land entweder der Punkt oder das Komma als Dezimaltrennzeichen definiert. Ein Dezimaltabulator geht damit etwas speziell um: Er tut erst mal so, als sei er ein rechtsbündiger Tabulator (siehe Spalte 2). Er ordnet den Text also direkt links der gedachten Tabstopp-Linie an. Sobald er aber das Dezimalzeichen entdeckt, wird dieses auf die Tabstopp-Linie gelegt, sodass bei Beträgen zum Beispiel die Franken oder Euros direkt links der Linie stehen und die Rappen oder Cents direkt rechts davon. So sind die Beträge oder sonstigen Zahlen ordentlich untereinander.

Ein weiterer Spezialfall ist das Leistenzeichen. Es ist im Prinzip kein Tabulator, denn es rückt keine Texte ein. Bei E haben wir wieder alle Tabs rausgeworfen und stattdessen «Leistentabulatoren» an denselben Positionen wie vorhin gesetzt: also bei 5, 9 und 13 Zentimetern. Aber Word benutzt diese nicht zum Einrücken der Texte, sondern malt an genau diesen Stellen senkrechte Striche hin – völlig unabhängig, wo sich in diesem Absatz irgendwelche Texte befinden. Der Leistentab ist als Ergänzung gedacht, also als zusätzliche Gestaltungshilfe, wenn Sie bereits Tabulatoren verwenden.

Kombinieren Sie: Bei F haben wir nun diverse Tabelemente kombiniert. Die erste Spalte steht am linken Seitenrand, die zweite liegt bei einem gewöhnlichen linksbündigen Tabstopp bei der Position 5 Zentimeter. Bei den zwei hinteren Spalten (Zahl 1 und Zahl 2) haben wir Dezimaltabulatoren bei 9 und 13 Zentimetern verwendet. Damit sich die Spalten optisch besser voneinander abgrenzen, haben wir ausserdem bei den Werten 3, 7 und 11 Zentimetern noch Leistentabs benutzt. Die schwarze dünne Linie wird dann beim Druck auch sichtbar bleiben.

Beim Durchklicken durch die verschiedenen Tabulatortypen begegnen Sie auch zwei Icons fürs Definieren von Einzügen. Ein Linker Einzug ist ein künstlich vergrösserter, nur im aktuellen Absatz gültiger Abstand zum linken Seitenrand. Der Erstzeileneinzug dient dazu, der ersten Zeile einen anderen Einzug zu verpassen als dem Rest des Absatzes. Der Grund für diese Funktion: Oftmals wird bloss die erste Zeile leicht eingerückt – so wie in Büchern und Zeitschriften.

Der Hängende Einzug rückt den gesamten Absatz ein, mit Ausnahme der ersten Zeile. Das lässt sich kombinieren: Rücken Sie zum Beispiel einen Absatz um 5 Zentimeter ein und setzen Sie auf Position 5 Zentimeter auch gleich einen linksbündigen Tabstopp. Ziehen Sie den Erstzeileneinzug wieder auf null zurück. Schon können Sie links eine Art Aufzählungstitel machen, per Tabulator zum Tabstopp bzw. Einzug springen und dann den Absatz weiterschreiben, Bild 3.

Wenn Sie keinen Tabstopp setzen und in einem Text trotzdem einen Tabsprung einfügen, springt der Cursor meist dennoch ein Stückchen weit. Hier verwendet Word einfach einen Standardtabstopp, der zum Einsatz kommt, sofern kein anderer gesetzt ist. In der Grundinstallation liegen diese Abstände bei 1,25 Zentimetern. Sie können das ändern. Im Reiter Start klicken Sie im Bereich Absatz aufs Steuerelement Absatzeinstellungen, Bild 4. Im neuen Dialog klicken Sie im Reiter Einzüge und Abstände unten auf die Schaltfläche Tabstopps. Ändern Sie die Standardtabstopps auf den gewünschten Wert.

Aufgepasst: Das gilt nur fürs aktuelle Dokument. Falls Sie den Standardtabstopp generell ändern wollen, passen Sie die Einstellung in der Standardvorlage Normal.dotx an und speichern diese Datei.

Im vorherigen Tipp zeigen wir den Weg zu den Absatzeinstellungen. Hier entdecken Sie eine weitere interessante Option. Sie möchten vielleicht Ihr Inhaltsverzeichnis selbst gestalten. Nun wollen Sie eine gepunktete oder gestrichelte Linie haben zwischen Stichwort und zugehöriger Seitenzahl, Bild 5. Wie Sie den Tabstopp für die Seitenzahl setzen, haben Sie bereits erfahren. Markieren Sie nun das Stichwortverzeichnis und rufen Sie via Start/Absatz die Absatzeinstellungen auf. Klicken Sie auf Tabstopps. Greifen Sie bei Füllzeichen zum Beispiel zum zweiten mit der gepunkteten Linie. Sofort wird der Leerraum in der Zeile zwischen Stichwort und Seitenzahl mit Punkten aufgefüllt.

Dezimalzeichen hält. Prüfen Sie die WindowsEinstellungen: Öffnen Sie die Systemsteuerung via Suche im Startmenü. Tippen Sie danach oben rechts in der Systemsteuerung ins Suchfeld region ein und öffnen Sie Datums-, Uhrzeit- oder Zahlenformat ändern. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Schauen Sie genau, ob Sie das richtige Zeichen fürs Dezimaltrennzeichen und als Symbol für Zifferngruppierung (das heisst den Tausenderstrich) eingetragen haben.

Word wandelt ein eingetipptes Hochkomma standardmässig in ein typografisches Zeichen um. In diesem Fall ist es kein Tausenderstrich mehr und es kommt beim Dezimaltabulator zu Interpretationsproblemen. Schalten Sie darum die automatische Umwandlung in typografische Zeichen aus. Navigieren Sie hierfür zum Menüpunkt Datei/ Optionen/Dokumentprüfung. Klicken Sie dort auf AutoKorrektur-Optionen. Sie finden hier unter anderem die zwei Reiter AutoFormat während der Eingabe und AutoFormat. Schalten Sie in beiden Reitern die Option zum Ersetzen von Gerade Anführungszeichen durch typographische aus – und klicken Sie auf OK.