Roche: Gmail-Einführung mit Tücken

Der Umstieg des Schweizer Pharmariesen Roche von Microsofts Outlook auf das Web-basierte Mail- und Kalender-Programm von Google ist offiziell abgeschlossen. Dies geht aus einem internen Bericht der «Group Informatics Communications» hervor, der im Intranet der Firma publiziert wurde und PCtipp vorliegt. 

In dem Bericht wird einerseits die Leistung hinter der Umstellung hervorgehoben. So seien 75'000 User und 85 Terabyte an Daten migriert worden, beides beachtliche Grössen.

Andererseits wird in dem Artikel zugegeben, dass es in punkto Produktivität noch ein gewisses Verbesserungspotential gäbe. So sagt Alan Hippe, CIO und CFO von Roche, in dem internen Beitrag: «Jetzt müssen wir die aufgekommenen Produktivitätsprobleme angehen und auf die Bedürfnisse der Benutzer eingehen, um die Erwartungen zu erfüllen». Dafür habe man sämtliche Rückmeldungen der Mitarbeitenden gesammelt, sortiert und analysiert, wird Hippe weiter zitiert. Hierzu gehört unter anderem ein besseres Handling von Office-Dokumenten in Gmail oder eine verbesserte Offline-Version von Googles Webmail.

Gerade die von Hippe genannten Nachbesserungen stossen einigen internen Kommentatoren sauer auf. Hier sei ein falsches Vorgehen gewählt worden, heisst es. So hätte man wie in anderen Software-Projekten wohl gescheiter zunächst die Bedürfnisse der Benutzer ermittelt, bevor man einen Mammut-Roll-out wie jenen von Google Mail und Calendar angegangen wäre. Der Kritiker erinnert in seinem Beitrag auch an die Entwicklung anderer Roche-Produkte. Würde man dort mit einer ähnlichen Trial-and-error-Strategie vorgehen, müsste der Pharma-Riese wohl bald die Segel streichen. 

Neben der generellen Projektabwicklung und allgemeinen Produktivitätseinbussen, werden aber auch einzelne Gmail-Features kritisiert. So vermische das Webmail von Google private und geschäftliche Kontaktadressen. Da das Programm den Adressaten meist schon aufgrund des Vornamens vorschlägt, könnte es zu gefährlichen Verwechslungen kommen und heikle Dokumente aus dem Roche-Konzern in falsche Hände gelangen.

Unterdessen hat die Medienstelle von Roche auf Anfrage von PCtipp Stellung bezogen. Auf die Kritik der internen Kommentatoren, dass vor der Einführung keine Bedarfsanalyse durchgeführt wurde, wie man das bei anderen Software-Projekten getan habe, entgegnet Mediensprecher Štěpán Kráčala, dass der Einführung von Google Mail und Kalender sehr wohl eine sorgfältige Analyse verschiedener Optionen vorausgegangen sei. «Signifikante Erfahrungen konnten mit dem Tool gesammelt werden, weil bereits längere Zeit vor dem Entscheid, die ganze Roche-Gruppe auf Google Mail und Kalender umzustellen, Tausende von Mitarbeitern bei der Roche-Tochter Genentech diese Produkte verwendeten», erklärt er.
Auf die Frage, was man unternehme, um die von Usern festgestellte Gefahr des Data Leakage künftig zu unterbinden, meinte Kráčala, dass man diesbezüglich gezielte Schulungsprogramme auch nach der Einführung von Google Mail und Kalender fortsetze. «Das Tool wird nun auch weiterentwickelt - durch Roche selbst sowie in Zusammenarbeit mit Google», sagt er.
Auch die bemängelten Produktivitätseinbussen würden angegangen, so der Mediensprecher. «Wir helfen unseren Mitarbeitern durch gezielte Programme, Ihre Produktivität zu verbessern. Diese umfassen Kommunikationskampagnen und Kurse, welche die Probleme gezielt adressieren.»