Die Empa schafft das Festnetztelefon ab

Auslöser der Umstellung war ein anstehendes Update der Empa-Telefonanlage. An drei Standorten der Empa und des Schwesterinstituts Eawag waren Anlagen von Nortel im Einsatz. «Wir dachten uns: Dafür können wir auch eine Telefonielösung aufbauen, die Zukunft hat», so Thomas Gusset, Lync Engineer bei der Empa. Zudem prüfte die IT-Abteilung gerade den Einsatz einer Videokonferenz-Lösung. Zur Wahl standen Lösungen von Cisco und Microsoft. «Cisco ersetzt das Telefon allerdings nur durch ein IP-Telefon und ergänzt es mit einem Soft-Client für den PC», erläutert Gusset. «Bei Microsoft geht es klar darum, mit dem Rechner zu telefonieren.» Damit würde sich die Empa den Ausbau der Infrastruktur für das IP-Netzwerk sparen. Ein weiterer Vorteil war die Anbindung von Microsoft Lync an Microsoft Exchange und Microsoft Outlook, die eine homogene Bedienung versprach.

Dass einige Nutzer ungern auf den Telefonapparat verzichten würden, war der IT klar. Man wollte behutsam vorgehen. «Grundlegende Bedingung war: Schon für die Tests mussten die gleichen Funktionen wie beim gewohnten Telefon zur Verfügung stehen», sagt Gusset. Daher holte man sich mit Axept Webcall einen erfahrenen Microsoft-Partner ins Haus: «Wir haben die Lösung mitkonzipiert und waren daran beteiligt, die gewohnten Funktionen beim Telefonieren in Microsoft Lync Server 2010 abzubilden», berichtet Andreas Meier, Teamleiter Unified Communications bei Axept Webcall. «Aber die Empa hat auch selbst schnell Know-how aufgebaut.»

Um herauszufinden, wie die Mitarbeitenden mit einer Telefonielösung zurechtkommen, migrierte das IT-Team im Sommer 2011 den kleinsten Standort mit 60 Mitarbeitenden auf Lync Server 2010. Ein Jahr lang wurden die Erfahrungen von Nutzern und IT-Abteilung systematisch gesammelt. «Die Nutzer gewöhnten sich rasch um und gaben uns fast ausschliesslich positives Feedback», resümiert Gusset. «Zudem zeigte sich: Mit dem Aufwand, den uns die Aktualisierung der Telefonanlage bereitet hätte, können wir auch die PC-Lösung beschaffen.» So entschied die Empa im Herbst 2012, die Nortel-Lösung abzulösen und Microsoft Lync Server 2013 einzuführen. Dank der gesammelten Erfahrung lief die Migration nach Plan. Die Mitarbeitenden lernten in Schulungen die Grundfunktionen kennen und durften aus fünf USB-Modellen ihr künftiges Telefon wählen – entweder ein Handset oder verschiedene Headsets.

Ende Juli 2013 wurden die alten Telefone eingesammelt. «Natürlich gab es kritische Stimmen, einigen fehlte das gewohnte Telefon», erzählt Gusset. «Aber wir hatten die Rückendeckung vom Management.» Heute stehen weder beim Empa-Direktor noch beim CIO Telefone auf dem Schreibtisch. Eingehende Anrufe werden mit einem Ton und einem Hinweis auf dem Desktop signalisiert oder mit einem Klingeln auf dem Handset. Nimmt ein Mitarbeitender das Gespräch nicht an, wird das Outlook-Postfach zum Anrufbeantworter: Die Voice-Mail-Funktion von Exchange Server Unified Messaging zeichnet das Gespräch auf und schickt es ins Postfach. Vergebliche Anrufe sind jedoch selten geworden. Denn die Präsenzinformation von Lync 2013 zeigt, ob ein Kollege gerade erreichbar ist. Steht die Anzeige auf Rot, hat er seinen Arbeitsplatz verlassen. Kommt er zurück, wechselt er auf Grün.

Auch die Kollegen an den anderen Standorten lassen sich so im Blick behalten. «Früher waren die vier Standorte wie eigene Firmen. Heute kommunizieren wir wie ein modernes Unternehmen», erläutert Gusset. So halten Doktoranden aus aller Welt ihre Vorstellungsgespräche an der Empa mittlerweile über eine Lync-Konferenz. Die Mitarbeitenden schicken ihnen einfach einen Link per Mail, um sie zur Videokonferenz einzuladen. «Das wird intensiv genutzt, und es wird sehr geschätzt, dass sich die Lync-Meetings in Outlook planen lassen. Früher musste man einen Operator hinzuziehen.» Andere Kollegen reisen oft zu Vorträgen ins Ausland. «Die packen einfach ihr Headset ein», erzählt Gusset. «Dann gehts schnell: Notebook anschalten, Internetverbindung herstellen und Headset einstecken – fertig.»

Da die Empa auch Labore betreibt, in denen mit Gefahrengut hantiert wird, sind auf den Campus noch rund 300 so genannte «unpersönliche» Telefone installiert. Sie nutzen eine analoge Telefonleitung und sind über ATA-Adapter an Lync Server 2013 angebunden. Damit diese Notfalltelefone sauber funktionieren, musste Partner Axept Webcall Hand anlegen. Um die Sicherheit zu steigern, wurde das Telefonsystem redundant aufgesetzt. Fällt eine Komponente aus, springt die andere ein. «Das war uns wichtig, dass man dann noch telefonieren kann», sagt Gusset.

Nachdem sich die Lösung mit Lync Server 2013 bewährt hat, konnte die Empa ihr DECT-Netz mit über 200 Sendestationen auflösen. Dieses Funknetz hatte rund 500 Mitarbeitende versorgt, die viel auf dem Empa-Campus unterwegs sind. Diese haben stattdessen ein Firmen-Handy erhalten, welches mit Parallelruf in Lync eingebunden ist. Alternativ können Mitarbeitende auch das eigene Handy nutzen und über die Lync 2013-App telefonieren, ohne dass ihnen Kosten entstehen. Diese App ermöglicht echte IP-Telefonie und ist mit Touch-Funktionen für Smartphones optimiert – für Windows Phone sowie für iPhone oder Android-Smartphones.

Ebenfalls abgebaut wurde die Telefonanlage. «Das war ein Raum voller Server und Gateways und Kabelsträngen von erheblichem Ausmass», erinnert sich Gusset. «Heute reichen vier Geräte. Stellt man die aufeinander, sind sie 20 Zentimeter hoch. Das ist alles. Der Rest ist virtualisiert, und wir nutzen ein Netzwerk, das sowieso existiert.» Hier spart die Empa nochmals Wartungskosten für das Technikteam, das früher die Telefonanlage betreut hat.

«Bei alldem ging es uns nie darum, Kosten zu sparen, sondern um moderne Kommunikation», erläutert Gusset. «Ich telefoniere nun seit drei Jahren mit Headset und kann mitschreiben oder aufstehen, um etwas zu holen. Ich kann mir gar nicht mehr vorstellen, mit einem Hörer zu telefonieren. »