Dokumente mit dem Smartphone scannen und ablegen

Tipps für die Ablage

Tipps für die Ablage

Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen, Ihre digitale Ablage schneller und umfangreicher auf Vordermann zu bringen.

Erfassung

Je besser das Licht, umso besser das Ergebnis; das ist logisch. Ein schärferes Bild verbessert auch die Qualität der OCR-Umwandlung und das automatische Zuschneiden des Dokuments. Idealerweise fotografieren Sie die Vorlage auf einer schwarzen Schreibtischmatte, damit sich der Zettel deutlich vom Untergrund abhebt. Verwenden Sie wenn möglich Seitenlicht, damit Ihr Körper keinen Schatten auf die Vorlage wirft.

Anleitungen

Im Haushalt gehören Gebrauchsanleitungen zu den beliebtesten Objekten im digitalen Archiv. Diese finden Sie oft als PDF auf der Website des Herstellers. Bei aktuellen Geräten geht es jedoch oft schneller, wenn Sie zum Beispiel digitec.ch einen Besuch abstatten und das Gerät dort suchen; in dem meisten Fällen finden Sie unter der Beschreibung auch die Anleitung als PDF.

Postbelege

Post-App für Android
Quelle: PCtipp
Natürlich gehören auch Postbelege von Sendungen ins Archiv. Diese werden am besten zusätzlich erfasst, indem Sie die offizielle Post-App für Android oder iOS verwenden. Sie bietet unter anderem die Möglichkeit, den QR-Code auf der Quittung einzulesen, damit Sie die Sendung bis zur Zustellung verfolgen können.
Post-App für iOS
Quelle: PCtipp
Die Zettel selbst sollten Sie trotzdem scannen und im Archiv ablegen – aber Sie müssen sich keine so grosse Mühe bei der Katalogisierung geben. Wenn ein Paket tatsächlich abhandenkommt, konsultieren Sie zuerst die Post-App; erst danach suchen Sie den Beleg.

Richtig drucken

Wenn Sie einen kleinen Kassenzettel als PDF erfassen und später mit dem Acrobat Reader ausdrucken, wird dieser fast schon monströs gross zu Papier gebracht. Achten Sie beim Ausdruck darauf, dass die Option Tatsächliche Grösse angewählt ist, und nicht etwa Anpassen, Bild 11. Das gilt besonders, wenn die Vorlage nicht mit einem Smartphone, sondern massstabsgetreu mit einem Scanner erfasst wurde.
Bild 11: Mit den richtigen Druckeinstellungen bleibt der Kassenzettel auch im Ausdruck klein und handlich
Quelle: PCtipp

Datum

Sie werden schon aus Bequemlichkeit darauf vertrauen, dass Sie ein Dokument dank OCR aufgrund seines Inhalts finden. Wenn jedoch bei Garantiescheinen, Verträgen und anderen Dateien das Datum wichtig ist, stellen Sie es der Dateibezeichnung voran – das wird Ihnen irgendwann viel Verdruss ersparen. Damit die Sortierung im Windows-Explorer respektive Finder (macOS) verlässlich funktioniert, verwenden Sie die Schreibweise nach dem ISO-Standard 8601: JJJJ-MM-TT. Wenn Sie also am 13. August 2017 einen Toaster gekauft haben, legen Sie den Beleg unter der Bezeichnung 2017-08-13 Garantie Toaster ab.
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Klaus Zellweger
Kommentare
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stebra
26.06.2018
Sicherheit / Datenschutz Leider kein Thema im Artikel: Wie sicher ist die Ablage betreffend Datenverlust, Verfügbarkeit und Datenmissbrauch? Dazu könnten dann die Vorteile der Lösungen von Swisscom verglichen werden.
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merlin2010
02.07.2018
Fileee - automatisches Ablagesystem Mein persönlicher Favorit bezüglich digitaler Ablage ist fileee. Der deutsche Anbieter offeriert nicht nur eine ausgefeilte App mit Suchfunktion für das Handy sondern bietet mit den fileee Boxen auch eine preiswerte Lösung, um die Dokumente gut ausgeleuchtet mit dem Handy zu scannen und danach in der fileee Box physisch abzulegen. Fileee übernimmt auch die OCR Erkennung sowie die automatische Erkennung der Dokumentenart und Verschlagwortung des Dokuments. Klappt nicht immer, aber immer besser.
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snif
19.07.2018
Dr. Ich erhalte von meiner Bank Dokumente als PDF die (verständlicherweise) für jede Bearbeitung gesperrt sind. Wenn ich sie aber ausdrucke und mit meinem Scanner scanne der eine OCR ebene einführt,erhalte ich dann einen bearbeitbaren Text ? Mit freundlichen Grüssen
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Klaus Zellweger
19.07.2018
Ich erhalte von meiner Bank Dokumente als PDF die (verständlicherweise) für jede Bearbeitung gesperrt sind. Wenn ich sie aber ausdrucke und mit meinem Scanner scanne der eine OCR ebene einführt,erhalte ich dann einen bearbeitbaren Text ? Mit freundlichen Grüssen Das braucht es nicht. Da beim Original-PDF bereits Text hinterlegt ist, sind die Bedingungen erfüllt, dass Windows oder macOS danach suchen können. Eine OCR-Behandlung ist nur nötig, wenn kein Text, sondern Pixel (Scan) im PDF abgelegt sind. Durch erneutes Einscannen ergeben sich nur Nachteile, denn keine OCR-Software ist so gut wie das Originaldokument. Grüsse ... Klaus P.S.: Es gibt unzählige Programme, die den Schutz gegen die Bearbeitung in einem Wimpernzucken aushebeln – ganz legal, notabene.
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