PDF-Dateien sind seit einer gefühlten Ewigkeit nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Kein Wunder: Sie garantieren ein verbindliches Layout unabhängig von der Originaldatei – und das geht unterdessen so weit, dass viele Druckereien nur noch fixfertige PDF-Dateien als Vorlage akzeptieren. Probleme beim Öffnen auf einer fremden Plattform sind diesem Format ebenfalls fremd. Hinzu kommt, dass sich PDF-Dateien überall dort etablieren, wo dem schnöden Papier der Garaus gemacht werden soll: bei Verkaufsunterlagen, Formularen und sogar immer häufiger im Rechnungswesen.

Doch die Sonne wandert schnell. Heute reicht es nicht mehr, einfach nur kompatibel zu sein; stattdessen wird erwartet, dass Dateien praktisch in Echtzeit geteilt und in der Cloud verwaltet werden. Die Adobe Document Cloud (im Folgenden kurz «ADC») soll nun auch diesem Anspruch gerecht werden: PDFs werden praktisch nahtlos herumgereicht, bearbeitet und ausgefüllt – unabhängig von der verwendeten Plattform.

Zu den Kernelementen der ADC gehört jedoch nicht nur das einfache Teilen von Dokumenten, sondern auch die Möglichkeit, ein Schriftstück auf jeder Plattform zu unterzeichnen. Damit entfällt die Notwendigkeit, digitale Dokumente auf der Zielgeraden auszudrucken und zu unterschreiben – denn das würde natürlich den ganzen vorhergehenden Arbeitsablauf zunichtemachen.

Wie fast nicht anders zu erwarten, setzt Adobe beim neuen Dienst nicht nur auf Kauf-Software, sondern auch auf ein Abonnement. Letzteres in diesem Fall auch sinnvoller, weil der Service wesentlich stärker vom Internet abhängig ist als Programme wie Photoshop, InDesign und andere Adobe-Produkte.

Das kleinere Abo «Standard» kostet Fr. 18.35 pro Monat, die «Pro»-Variante Fr. 21.60. Die Unterschiede finden sich in den gehobenen Funktionen von Acrobat DC. Dazu gehören u.a. die ISO-Zertifizierung der PDFs oder der Export aus CAD-Programmen. Der Preisunterschied ist gering genug, dass sich eine genaue Inspektion der Unterschiede lohnt. Hier geht es zum Vergleich.

Doch was ist, wenn bereits die Adobe Creative Cloud abonniert worden ist? In diesem Fall sind sowohl Acrobat DC als auch alle anderen Leistungen bereits enthalten.

Im Abo sind 20 GB Online-Speicher auf den Adobe-Servern enthalten – und das ist für PDF-Dateien eine ganze Menge. Alternativ können auch SharePoint-Server von Microsoft eingebunden werden, weitere Anbieter sollen folgen.

Wer die Cloud-Dienste nicht benötigt, kann Acrobat DC als eigenständige Anwendung kaufen. Diese schlägt jedoch mit nahrhaften Fr. 787.30 zu Buche, was rund 43 Monatsmieten entspricht. Dazu kommt, dass die Anwendungen im Abonnement kontinuierlich auf dem neusten Stand gehalten werden, während die Kaufversion irgendwann kostenpflichtig aktualisiert werden muss. Neben neuen Funktionen betrifft das auch das technische Gerüst: Acrobat DC für Windows ist eine 32-Bit-Anwendung, die auch auf 64-Bit-Systemen läuft. In der nächsten Zeit wird die Software für 64 Bit fitgemacht und kostenlos aktualisiert; die Kaufversion wird hingegen erst mit dem nächsten, kostenpflichtigen Update aufgerüstet. Die Mac-Version von Acrobat DC ist übrigens schon heute eine 64-Bit-Anwendung.

Soviel zum Vorgeplänkel. Sehen wir uns an, was der Dienst zu bieten hat.

Der Klassiker im Büro schlechthin: Anträge, Spesenzettel, Memos und unzählige andere Schriftstücke müssen von einer oder mehreren Personen unterschrieben werden. Schlimmer noch: Irgendjemand muss die Kontrolle darüber behalten, wer bereits unterschrieben hat und wo sich das Dokument gerade befindet.

Gerade hier verspricht die ADC am meisten Linderung. So wird zum Beispiel ein Formular in Acrobat DC ausgefüllt und mit einem Klick auf die Schaltfläche «Zur Unterschrift senden» an einen oder mehrere Teilnehmer geschickt:

Anschliessend wird die aktuelle Datei an den oder die Empfänger übermittelt.

Diese brauchen wiederum nichts weiter zu tun, als dem Dokument die eigene Unterschrift als Stempel aufzudrücken.

Der Dienst ermöglicht nicht nur die Unterzeichnung, sondern übernimmt auch die Verwaltung und die Nachverfolgung der Dokumente. Dazu ist ein Abo der ADC nötig. Kein Abo benötigen jene Personen, die lediglich ein Dokument unterzeichnen müssen; sogar wenn keine anderen Adobe-Anwendungen installiert sind, reicht zur Not ein Webbrowser.

Ein Cloud-Dienst ohne Unterstützung für Mobilgeräte wäre heute undenkbar, und so hat sich Adobe auch hier ziemlich ins Zeug gelegt. Die App eSign Manager empfängt Dokumente aus der Cloud, sodass sie anschliessend begutachtet und signiert werden können. Da die App für alle iOS-Geräte sowie für Android angeboten wird, können dringende Dokumente jederzeit abgesegnet werden, auch wenn der eigene Rechner kilometerweit entfernt ist.

Eine weitere Neuerung ist die kostenlose App Adobe Fill & Sign DC für iOS und Android. Sie schlägt eine Brücke, wenn ein bestehendes Formular auf Papier digitalisiert werden soll. Die Handhabung ist denkbar einfach: Eine Papiervorlage wird mit der Kamera erfasst und anschliessend auf dem Display ausgefüllt. Dazu wird ein Profil angelegt, sodass sich wiederkehrende Angaben (Name, Strasse, Geburtsdatum etc.) aus einem Menü auswählen und an die gewünschte Stelle schieben lassen. Und natürlich darf die Unterschrift nicht fehlen.

Fill & Sign wird ohne Cloud-Abo genutzt; stattdessen werden die Dokumente in der privaten Dropbox gespeichert, per E-Mail verschickt oder auf eine andere Weise in Umlauf gebracht.

Fazit: Die Adobe Document Cloud ist heute der umfassendste Ansatz, um Dokumente zu verwalten und zu signieren. Der universelle Zugriff über Macs, PCs, iOS- und Android-Geräte schliesst die meisten Lücken und nährt die Hoffnung, dass der Drucker wirklich bald in Pension geschickt werden kann.

Die Adobe Document Cloud kann 30 Tage lang getestet werden, inklusive Onlinespeicher. Dazu wird eine kostenlose Adobe-ID vorausgesetzt. Hier geht es zur Anmeldung.