Dokumente erfassen und bearbeiten kann man sowohl mit einem Smartphone als auch mit einem Multifunktionsgerät. Doch wo das Digitalisieren von Dokumenten zum Alltag gehört und gute Qualität ein Muss ist, sind Dokumentenscanner immer noch die beste Lösung. Sie sorgen für die korrekte, gerade Erfassung der Vorlagen. Die Software peppt ausserdem die digitalisierten Dokumente auf und speichert sie am richtigen Ort. In dieser Übersicht zeigt der PCtipp, was die Geräte in den verschiedenen Preiskategorien leisten und worauf Sie beim Kauf achten sollten. 

Die günstigsten (und auch kleinsten) Dokumentenscanner sind mobile Geräte, die problemlos in einer Aktentasche Platz haben, Bild 1. Die Geräte kosten zwischen 150 und 250 Franken und bieten meist nur eine Auflösung von 600 dpi. Das reicht, um beim Kunden Dokumente zu erfassen und mit Text­erkennung zu digitalisieren. 

Bereits in dieser Kategorie können Sie mit einer Papierzufuhr von 10 bis 40 Blatt rechnen. Zudem sollte eine Duplex-Funktion vorhanden sein, um sowohl Vorder- als auch Rückseite der Dokumente in einem Rutsch zu scannen. Geräte dieser Kategorie können in der Regel nebst Dokumenten auch Fotos und Visitenkarten einlesen. 

Noch für unter 300 Franken findet man Scanner, die sowohl einen Dokumenteneinzug als auch ein Flachbett haben, Bild 2. Das Flachbett ermöglicht es, Vorlagen einzuscannen, die keine rechteckige Form haben oder gebunden sind (etwa Bücher und Prospekte). Diese Geräte schaffen ein deutlich höheres Tagesvolumen, die Geschwindigkeit ist aber immer noch bescheiden. Nicht alle Scanner mit Flachbett bieten Duplex-Scans an. 

Wer mehr Tempo braucht, wird in der Preiskategorie ab 400 Franken fündig: Hier liegen hohe 25 bis 30 Seiten pro Minute drin. Zudem findet man hier auch Geräte, die über WLAN oder LAN erreicht und gesteuert werden können, was sie erst so richtig bürotauglich macht, Bild 3. Damit kommt auch die praktische Möglichkeit, das Gerät via Mobiltelefon zu bedienen und sich die eingescannten Daten an ein beliebiges Gerät senden zu lassen. 

Noch für unter 500 Franken gibt es Dokumentenscanner, die eine hohe Auflösung von bis zu 1200 dpi versprechen. Die Betonung ist auf «versprechen». Beim genauen Hinsehen offenbart sich, dass die optische Auflösung auch hier bei maximal 600 dpi liegt. Mit einem Software-Trick, der zwischen zwei Pixeln jeweils noch einen dritten Pixel einfügt, wird die Auflösung allerdings künstlich hochgeblasen. In der Fachsprache nennt sich das Interpolation, Bild 4.

Werden in einem Betrieb sehr viele Dokumente erfasst, aber nicht allzu viele gleichzeitig, kommen Dokumentenscanner mit einem Preis von über 1000 Franken ins Spiel, Bild 5. Diese schaffen ein Tagesvolumen von mehreren Tausend Seiten. 

Der Scanner kann die erfassten Dokumente selbstständig an verschiedene Ziele senden und die Software bereitet schwer leserliche Vorlagen auto­matisch auf. In dieser Gerätekategorie wird die automatische Verarbeitung der gescannten Vor­lagen immer wichtiger, weil bei einem solchen Volumen nicht jedes digitalisierte Dokument sofort kontrolliert werden kann. 

Nach oben hat es bei den Scannerpreisen noch viel Luft. Je teurer, desto schneller und desto grösser das Tagesvolumen. Ein Beispiel dazu? Kodaks Dokumentenscanner i4650 schafft 75'000 Seiten pro Tag bei einer Leistung von 130 Seiten pro Minute! Kostenpunkt: ganze 18'999 Franken. Das dürfte die Grenzen eines KMU sprengen (sowohl finanziell als auch bezüglich Anforderung), sofern es nicht auf das Digitalisieren von Dokumenten spezialisiert ist. 

Es gibt zahlreiche Anbieter von Dokumentenscannern und alle haben eine ähnlich breite Palette – vom Einsteigermodell bis zur Profi-Scananlage. Um Ihnen den Einstieg zu vereinfachen, finden Sie in der Tabelle unten einige Geräte und wichtige Anbieter. So können Sie sich einen ersten Überblick über Preise und Leistungen verschaffen.