Was sind PRN-Dateien? Wie erstellt und druckt man sie?

Der Drucker-Techniker ist da und bastelt schon seit einer Stunde an Ihrem Drucker herum. Sie würden aber jetzt wirklich gerne die Druckaufträge vorbereiten, um sie später an den Drucker zu übermitteln. Theoretisch könnten Sie die Dateien in PRN-Files ausgeben, um sie später zu drucken.

Hier die wichtigsten Tipps zu den folgenden Punkten:

Wer die Wahl hat: PDF statt PRN. Heutzutage können die meisten Anwendungen auch in PDFs drucken; oft entweder via Datei/Exportieren oder indem man via Datei/Drucken einen PDF-Drucker auswählt. Diese Dateien lassen sich in jedem PDF-Betrachter anschauen. Ausserdem sind PDF-Dateien später auf jedem Drucker druckbar – ganz im Gegensatz zu PRN-Dateien, die genau nur auf einem Drucker korrekt ankommen. Bei PDFs können Sie nochmals selbst reinschauen, ob der Inhalt stimmt. Bei PRN-Dateien sehen Sie das Resultat erst, wenn das Papier schon verschwendet ist. Darum wirklich unser Vorschlag zur Güte: Falls Sie die Wahl zwischen PDF und PRN haben, greifen Sie lieber zu PDF.

Aber manchmal ist das mit PDF keine Option. Oder Sie haben aus Versehen schon PRN-Dateien erstellt, weil mehrere Druckaufträge ungewollt in PRN-Dateien gelandet sind, statt auf dem Drucker.

Was sind PRN-Dateien? Beim Drucken wird das Dokument in eine für den Drucker verständliche Form konvertiert und ihm übermittelt. Hierfür wird der Druckertreiber herbeigezogen. Das bedeutet: Eine PRN-Datei wird nur genau auf jenem Druckertyp richtig herauskommen, für den sie erstellt wurde. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie z.B. eine HP-LaserJet-PRN-Datei auf einem Brother-Tintenstrahler brauchbar ausgeben können – oder umgekehrt. Die PRN-Files sind also maschinenlesbare Druckaufträge, die genau für jenes Druckermodell erstellt wurden, dessen Treiber verwendet wurde.

Wie erzeugt man PRN-Dateien? Zum Beispiel in Word oder Excel gehts zu Datei/Drucken. Oben wählen Sie den Drucker aus, auf dem die PRN-Dateien später wirklich gedruckt werden sollen. Klappen Sie das Drucker-Menü erneut aus, finden Sie unten einen Punkt Ausgabe in Datei umleiten. Aktivieren Sie diesen, klicken Sie auf Drucken, dann wird Word oder Excel nicht drucken, sondern nach einem Speicherort für die PRN-Datei fragen. Nehmen Sie als Speicherort zum Beispiel den Desktop. Wählen Sie am besten einen kurzen Dateinamen ohne Leerzeichen.