Schnellbausteine in Outlook benutzen, bearbeiten und verwalten

Das Verwalten von E-Mails ist zeitweise eine ziemlich repetitive Angelegenheit. Vielleicht müssen Sie InteressentInnen, die sich bei Ihnen melden, über kommende Veranstaltungen informieren. Da wäre es doch praktisch, wenn Sie das Veranstaltungsprogramm in Outlook gleich in Griff- bzw. Klickweite hätten.

Lösung: Öffnen Sie in Outlook eine leere Mail. Tippen Sie Ihren Text ein und gestalten Sie ihn genau so, wie Sie ihn später immer und immer wieder brauchen werden. Fügen Sie Links ein, verwenden Sie Gestaltungsmittel wie Fett- oder Kursivschrift. Wichtig: Vermeiden Sie möglichst Schreib- oder sonstige Fehler; siehe auch den «Tipp zum Schluss».

Markieren Sie den Teil der Mail, den Sie als Schnellbaustein verwenden wollen. Das kann auch die ganze Mail sein. Gehen Sie im Reiter Einfügen via Text zu Schnellbausteine und wählen Sie Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Tippen Sie einen Namen für den Baustein ein, zum Beispiel 202005Veranstaltungen und klicken Sie auf OK.

Falls Sie viele Bausteine verwenden werden, kann es sich lohnen, diese via Kategorie zu verwalten.

Ab sofort geht es ruck, zuck: Erstellen Sie eine neue Mail oder klicken Sie bei einer erhaltenen Mail auf Antworten. Pflanzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und gehen Sie via Einfügen/Text zu Schnellbausteine – schon finden Sie da Ihren gespeicherten Text.