Tipps zu Outlook-Regeln

Das alles lässt sich auch nachträglich erledigen. Dazu navigieren Sie zu Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Dort finden Sie den Button Regeln jetzt anwenden. Im nächsten Fenster können Sie die Regeln und den Geltungsbereich festlegen, etwa nur für den Posteingang oder auch für Unterordner. Ein Klick auf Jetzt ausführen sorgt augenblicklich für Ordnung. Sie können die Regeln auch direkt über E-Mail-Nachrichten verwalten, indem Sie einen Rechtsklick auf die jeweilige Nachricht machen und auf Regeln und danach auf Regeln erstellen klicken, Bild 9.

Um eine Regel für spätere Einsatzzwecke nutzen zu können, lassen sich diese exportieren. Die Lösung befindet sich wieder unter dem Punkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Im Reiter E-Mail-Regeln klicken Sie auf Optionen. Hier finden Sie den Button Regeln exportieren. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf Speichern. Der Import einer gespeicherten Regelliste erfolgt an gleicher Stelle.

Sie können Ihre Outlook-Regeln ganz einfach bearbeiten. Zunächst navigieren Sie wieder zu Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Dort klicken Sie auf Regeln ändern und auf Regeleinstellungen bearbeiten, Bild 10. Jetzt können Sie die Regeln nach Belieben bearbeiten. Auch das Löschen von Regeln ist an dieser Stelle möglich.

Nebst Regeln sind auch Filter praktisch, um E-Mails schnell automatisch zu sortieren. Sie können Ihre E-Mails nach einem einzelnen Wort oder einer Phrase durchsuchen. Outlook bietet eine Reihe integrierter Suchfunktionen.

Um eine Nachricht anhand einer integrierten Suchfunktion zu finden, wählen Sie die Schaltfläche E-Mail filtern auf dem Menüband von Outlook.

Sobald Sie einen Filter ausgewählt haben, durchsucht Outlook Ihr Postfach anhand dieses Filters, Bild 11. Sie sehen auch die Abkürzung für den Filter im Suchfeld. Wenn Sie beispielsweise alle E-Mails mit Anhängen anzeigen möchten, können Sie den Filter Hat Anlagen auswählen.

Zusätzlich zu den integrierten Suchfunktionen von Outlook können Sie auch einen Suchordner erstellen, um Ihre Suche als virtuellen Ordner zu speichern. Um einen Suchordner anzulegen, scrollen Sie in Ihrer Outlook-Ordnerliste nach unten, bis Sie den Eintrag Suchordner sehen. Wählen Sie einen der vorkonfigurierten Suchordner oder scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Befehl Benutzerdefinierter Suchordner. Geben Sie Ihrem neuen Suchordner einen Namen und wählen Sie die Kriterien aus.

Verwenden Sie die Registerkarten im Feld Ordnersuchkriterien, um Wörter oder Ausdrücke anzugeben, nach denen gesucht werden soll, Absender, andere Personen in den Zeilen An oder Cc, Elemente mit bestimmten Kategorien oder erweiterten Suchkriterien. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie den Befehl OK, um Ihren Suchordner zu erstellen.