Erstellen mit Vorlage

Für die gängigsten E-Mail-Regeln bietet Outlook acht vorgefertigte Vorlagen. Fünf davon befinden sich in der Kategorie Den Überblick behalten und drei stehen unter Auf dem Laufenden bleiben zur Verfügung. Damit können Sie beispielsweise beim Erhalt einer Nachricht von einer bestimmten Person einen Sound wiedergeben oder Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen beliebigen Ordner verschieben.

Im ersten Schritt wählen Sie die gewünschte Regel aus. Nun passen Sie die Regelbeschreibung Ihren Anforderungen entsprechend an. Optional können Sie weitere Bedingungen hinzufügen oder Ausnahmen definieren. Jetzt benennen Sie die Regel und schliessen die Konfiguration mit Fertig stellen ab.

Mit dem Regel-Assistenten von Outlook gelingt es Ihnen schnell und einfach, individuelle E-Mail-Regeln mithilfe vorgegebener Bausteine zu erstellen. Dabei entscheiden Sie zunächst, ob Sie eine Posteingangs- oder eine Postausgangsregel basteln wollen, Bild 4.

Die Posteingangsregeln wendet Outlook automatisch auf die empfangenen Nachrichten an, wenn diese die festgelegten Bedingungen erfüllen, Bild 5.

So gehen Sie vor, um eine Posteingangsregel ohne Vorlage zu erstellen: Rufen Sie wie oben beschrieben den Punkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf. Dort klicken Sie auf Neue Regel, um den Regel-Assistenten in einem weiteren Fenster ans Licht zu holen. Via Regel ohne Vorlage erstellen wählen Sie den Punkt Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus und klicken auf Weiter. Im nächsten Schritt bestimmen Sie, unter welchen Bedingungen die Regel greifen soll. Dazu stellt der Regel-Assistent zahlreiche Optionen zur Auswahl.

Drei Beispiele: Nach Erhalt einer Nachricht die von einer bestimmten Person/öffentlichen Gruppen kommt oder mit bestimmten Wörtern im Betreff oder mit bestimmten Wörtern im Text.

Falls nötig, können Sie mehrere Bedingungen miteinander kombinieren. Setzen Sie dazu jeweils ein Häkchen in der Checkbox neben der Beschreibung. Um die Bedingung mit Leben zu füllen, klicken Sie im unteren Fenster die blaue unterstrichene Beschreibung an und legen etwa fest, bei welchen Wörtern im Betreff die Regel greifen soll. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf Weiter, Bild 6.

Nun bestimmen Sie, was mit E-Mails passieren soll, welche die Bedingungen erfüllen. Dazu stehen Ihnen zahlreiche Aktionen zur Auswahl wie diese in den Ordner Zielordner verschieben, diese der Kategorie Kategorie zuordnen und diese löschen. Auch die Aktionen bearbeiten Sie, indem Sie auf die blauen unterstrichenen Wörter in der Regelbeschreibung klicken. Greifen Sie zu Weiter.

Im nächsten Fenster können Sie bei Bedarf Ausnahmen festlegen. Treffen diese zu, erfolgt die Aktion nicht. Das kann etwa sein ausser wenn mein Name im Feld An steht oder ausser mit bestimmten Wörtern im Betreff. Legen Sie die konkreten Vorgaben wieder über die unterstrichenen Wörter fest. Erneut haben Sie die Möglichkeit, mehrere Bedingungen miteinander zu verknüpfen, Bild 7.

Im letzten Fenster geben Sie der Regel einen Namen und entscheiden sich, ob sie rückwirkend für alle Nachrichten im Ordner Post­eingang gelten soll. Aktivieren Sie die Regel, indem Sie die entsprechende Option setzen. Mit einem Klick auf Fertig stellen schliessen Sie die Aufgabe ab, Bild 8.

Postausgangsregeln funktionieren analog. Sie gelten für alle versendeten Nachrichten, sofern sie die festgelegten Bedingungen erfüllen. In diesem Fall wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Mögliche Aktionen sind etwa, eine Kopie abzulegen oder die E-Mail verzögert zu senden. Auch hier können Sie Ausnahmen definieren.

Die nachfolgenden Abschnitte zeigen Beispiele für praktische Regeln.

Eine häufig benötigte Regel könnte darin bestehen, E-Mails mit einer bestimmten Absender-Domain in einen Unterordner zu verschieben. Wenn Sie eine vollständige E-Mail-Adresse wie liese_schmidt@ungewollt.ch ausschliessen würden, könnten Sie immer noch Post bekommen von hans_meier@ungewollt.ch. Wird hingegen nach Domain gefiltert (also dem Bereich nach dem @-Zeichen; hier ungewollt.ch), werden beide Adressen aussortiert.

Navigieren Sie zum Regel-Assistenten und wählen Sie als Bedingung mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse.

Nach dem Klick auf den blau unterstrichenen Link im unteren Teil des Fensters geben Sie die unerwünschte Domain ein. Das ist wie erwähnt der Teil der E-Mail-Adresse hinter dem @-Zeichen.

Als Aktion definieren Sie diese in den Ordner Zielordner verschieben und bestimmen, welcher der Zielordner sein soll. So können Sie etwa interne E-Mails in einen bestimmten Ordner verschieben.

Bestimmt bekommen Sie häufig E-Mails, die gar nicht an Sie gerichtet sind, in denen Ihre-E-Mail-Adresse aber im Cc-Teil auftaucht. Der Adressat soll also wissen, dass auch Sie Kenntnis von der E-Mail erlangen.

Cc steht übrigens für Carbon copy und stammt aus der Zeit, als man Kopien noch mit Kohlepapier machte.
Solche E-Mail weisen meistens einen informativen Charakter auf und erfordern keine sofortige Antwort. Um diese E-Mails in einen gesonderten Ordner zu verschieben, verwenden Sie im Regel-Assistenten die Bedingung die meinen Namen im Feld Cc enthält. Auch hier legen Sie als Aktion fest diese in den Ordner Zielordner verschieben. Dieser kann etwa Nur in Kopie heissen.

Im Zeitalter von Homeoffice sind Besprechungen und Videokonferenzen an der Tagesordnung. Es kann daher sinnvoll sein, sämtliche Besprechungsanfragen und Aktualisierungen in einem eigenen Unterordner zu versammeln. Dazu stellen Sie als Bedingung die eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung ist ein. Outlook erkennt diese automatisch. Als Aktion definieren Sie diese in den Ordner Zielordner verschieben.

Optional können Sie zusätzlich die Aktion Nachrichten kennzeichnen für zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen festlegen.

Es ist eine verbreitete Gewohnheit, den Zweck vorwiegend von internen E-Mails im Betreff zu kennzeichnen. INFO kennzeichnet eine Information, während ACT eine Handlung erfordert. Die Bezeichnungen lassen sich frei wählen. Wichtig ist nur, dass Sie sich in Ihrem Unternehmen oder Ihrem Verein auf eine einheitliche Benennung einigen. Das erleichtert das Sortieren von E-Mails erheblich. So kann Outlook automatisch eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen. Dazu öffnen Sie den Regel-Assistenten und formulieren als Bedingung mit bestimmten Wörtern im Betreff. Über den Link geben Sie zum Beispiel ACT ein. Es können auch mehrere Begriffe sein. Die Aktion lautet diese in den Ordner Zielordner verschieben. Wählen Sie als Ziel den Ordner Aufgaben.

Optional fügen Sie auch die Aktion Nachricht kennzeichnen für zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen dazu. Wenn Sie nun als Zeitpunkt heute setzen, können Sie abends alle Aufgaben überprüfen und ein Fälligkeitsdatum setzen.