Der beste Outlook-Tipp inkl. Makro für PR-Mail-geplagte Journis

Das geniale Makro – Vorbereitung

Der Forumsnutzer «nochEinAndreas» hat auf meinen Post hin ein Makro geschrieben, das exakt das Gewünschte tut, zumindest in Outlook unter Windows. Vielleicht hilft es auch anderen Journis oder weiteren Personen, die ein Makro für denselben Zweck brauchen könnten.

Wichtig: Gehen Sie genau so vor, wie nachfolgend beschrieben, sonst klappt es nicht. Die Vorbereitung inkl. Implementierung des Makros ist etwas umständlich. Dafür sparen Sie später jeden Tag viel Zeit. Ich möchte das Makro nicht mehr missen!

Voraussetzungen: Erstellen Sie in der linken Spalte mit Rechtsklick auf Ihren Posteingang-Ordner einen Neuen Ordner, den Sie PR nennen. Vielleicht haben Sie den ja bereits.

Hinweis: Sie können auch einen anderen Ordnernamen verwenden, müssten diesen aber später im Makrocode anpassen.

Erstellen Sie anhand einer der zu verschiebenden Mails jetzt von Hand eine Regel nach folgendem Muster: Klicken Sie in der Mailvorschau einer solchen Mail zuerst auf den Absendernamen. Damit erfahren Sie die Domain, in unserem Beispiel ist es afp.com.

Eine PR-Mail, in der man die Domain der Absenderin sieht

Nach dem Klick auf den Absendernamen in der Vorschau erscheint die Domain, hier afp.com.

Quelle: PCtipp.ch

Klicken Sie in der Mailübersicht mit rechts auf die Mail, wählen Sie Regeln/Regel erstellen.

Erstellen Sie eine Regel ...

Quelle: PCtipp.ch

Gehen Sie unten rechts direkt zu Erweiterte Optionen.

Das Regel-Fenster mit der Schaltfläche Erweiterte Optionen

… rufen Sie aber gleich die erweiterten Optionen auf

Quelle: PCtipp.ch

Haken Sie im oberen Teil die Option «mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse an». Klicken Sie im unteren Teil auf den verlinkten Begriff «bestimmten Wörtern». Tragen Sie die Domain inklusive dem @-Zeichen ein, in unserem Beispiel @afp.com und klicken Sie auf Hinzufügen, gefolgt von OK.

Tragen Sie die Domain ein, aufgrund derer gefiltert werden soll

Quelle: PCtipp.ch

Nach dem Klick auf Weiter aktivieren Sie im oberen Teil die Option «diese in den Ordner Zielordner verschieben». Im unteren Teil klicken Sie auf den verlinkten Begriff Zielordner. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, der bei mir und später im Makro PR heisst.

Die Auswahl des Ordners, in den verschoben werden soll

Quelle: PCtipp.ch

Klicken Sie zweimal auf Weiter, müssen Sie einen Namen für die Regel eingeben. Anstelle der vorgeschlagenen Domain nennen Sie die Regel PR01 (0 ist die Ziffer 0).

Hinweis: Sie können einen anderen Regelnamen verwenden, müssten diesen aber später im Makrocode anpassen. Sie können auch gleich dies anhaken, wenn Sie wollen: «Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner Posteingang befinden».