Als Microsoft mit Office 2007 eine neue Benutzerführung lancierte, hagelte es von vielen Anwendern Kritik. Im aktuellen Office 2010 hat sich einiges getan. Zwar hält Microsoft an der Multifunktionsleiste (Ribbon) fest, Screen 1 B, aber diese lässt sich jetzt ganz einfach an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ausserdem gibt es einen gut erreichbaren Knopf zum schnellen Aus- und Einblenden des sperrigen Menübandes I. Darüber hinaus hat das jüngste Office ein paar neue Tricks auf Lager, sodass sich dessen Anschaffung lohnt.

Ihr persönliches Umstiegsprojekt soll von Erfolg gekrönt sein. Wir bieten Ihnen gleich nachfolgend Hilfe zur Installation und den ersten Schritten in Office 2010, damit Sie sich schnell zurechtfinden.
Hinweis: Je nach Bedürfnissen empfiehlt sich eine andere Office-Version. Wir erklären Ihnen im Rahmen dieses Artikels, welche Version sich für welchen Anwender eignet. Zudem präsentieren wir Ihnen Praxistipps.

Auf der nächsten Seite: Tipps zur Installation

Installation

Legen Sie die Installations-DVD von Office 2010 ein. Falls die «Automatische Wiedergabe» nicht erscheint, öffnen Sie Start/Computer, klicken mit Rechts aufs DVD-Laufwerk, wählen Öffnen und doppelklicken die Datei Setup. Nach der Eingabe des Produktschlüssels und der Annahme der Lizenz erscheint ein neues Fenster. Wählen Sie hier Anpassen, sonst müssen Sie später wegen fehlender Funktionen immer wieder die Installations-DVD einlegen.

Der nächste Dialog zeigt die installierbaren Funktionen in verschiedenen Rubriken. In jenen mit dem weiss hinterlegten Symbol sind alle Funktionen ausgewählt. Bei den grauen sollten Sie genau hinschauen: Klappen Sie «Gemeinsam genutzte Office-Features» auf und darin die «Korrekturhilfen», Screen 2. Falls Sie ohnehin nie Schriftstücke in Englisch, Französisch oder Italienisch bearbeiten, klicken Sie darauf und gehen zu Nicht verfügbar. So wählen Sie überflüssige Komponenten ab.

Sollten Sie einen Scanner haben, aktivieren Sie dafür in den «Deutschen Korrekturhilfen» die
«Module für die Optische Zeichenerkennung (OCR)». Hierfür wählen Sie bei diesem Eintrag Von 'Arbeitsplatz' ausführen.

Auf der nächsten Seite: weitere sinnvolle Anpassungen

Weitere sinnvolle Anpassungen
Aktivieren Sie bei «Microsoft PowerPoint» das «Organigramm-Add-In für Microsoft Office-Programme». Dafür können Sie unter «Gemeinsam genutzte Office-Features/Internationale Unterstützung» den Punkt «Schriftart für Japanisch» deaktivieren.

Das letzte Installationsfenster fordert Sie auf: «Vervollständigen Sie Ihre Office-Erfahrung». Microsoft versucht, Ihnen diverse Onlinedienste schmackhaft zu machen. Damit könnten Sie bei der Arbeit mit Ihrem lokal installierten Office auch Dateien in einem passwortgeschützten Bereich im Internet speichern, sie mit anderen teilen, Onlineschulungen abrufen oder Office-Zusätze installieren. Ob Sie auf Online fortsetzen klicken, bleibt Ihnen überlassen. Falls ja, müssen Sie sich registrieren.

Unmittelbar nach der Office-Installation wird Windows-Update übrigens ein neues Filter-Update für Outlook 2010 finden. Installieren Sie es, um den Spam-Schutz zu verbessern. Zuletzt aktivieren Sie Ihr neues Office 2010 via Internet; das ist eine Frage von ein paar Klicks und wenigen Sekunden. Eine Aktivierung ist Pflicht – eine Registrierung hingegen nicht.

Die Formatfrage: Beim ersten Start von Word, Excel & Co. stehen Sie vor der Entscheidung, welche Dateitypen Sie mit Office standardmässig erstellen wollen, Screen 3. Hier offeriert Office fürs Erste nur zwei Formate: die Microsoft-eigenen Office Open XML-Formate und die von OpenSource-Programmen verwendeten OpenDocument-Formate (ODF). Der Grund: Die europäische Kommission hat Microsoft dazu verknurrt, die als internationale ISO-Norm zertifizierten OpenDocument-Formate zu unterstützen und die Spezifikationen ihrer eigenen Office Open XML-Formate offenzulegen. Letztere werden bis zu einem gewissen Grad auch von Konkurrenzprodukten unterstützt.
Wägen Sie das Für und Wider ab - mehr dazu auf der nächsten Seite

Open XML oder OpenDocument?

as Office Open XML-Format von Microsoft ist perfekt auf die neuen Office-Programme zugeschnitten. Darum schöpft es jede Funktion und Formatierungsmöglichkeit voll aus. Im Zweifelsfall sollten Sie deshalb bei der Wahl des Standardformats von Office 2010 zu Office Open XML-Format greifen. Wer hingegen oft Dokumente mit Anwendern austauscht, die OpenOffice.org oder StarOffice nutzen, wählt besser das OpenDocument-Format. Natürlich können Sie immer via Datei/Speichern unter einzelne Dokumente nachträglich in einem anderen Format sichern. Und ganz egal, was Sie beschliessen, es lassen sich jederzeit die Dokumente beider Lager öffnen

Alte Versionen:

Tauschen Sie öfters Word-Files, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen mit Nutzern von Office 2002/2003 aus? Die alten Dateitypen (.doc, .xls und .ppt) lassen sich ebenfalls erstellen. Gehen Sie im jeweiligen Programm zu Datei/Optionen/Speichern. Bei «Dateien in diesem Format speichern» steht zum Beispiel Word 97-2003 Dokument (.doc) nach wie vor zur Auswahl. Wenn Sie in Office 2010 eine Datei aus älteren oder fremden Office-Programmen öffnen, zeigt die Titelleiste den Zusatz «Kompatibilitätsmodus». Das bedeutet, dass Office 2010 in diesem Moment nur Befehle anzeigt, die mit diesem Dateiformat kompatibel sind. Erst wenn Sie das Dokument im neuen Office Open XML-Format gespeichert haben, kommen Sie in den Genuss des ganzen Funktionsumfangs von Office 2010. Sie nutzen Office XP/2003 und möchten eines der neuen Formate .docx, .xlsx etc. öffnen? Für Sie hat Microsoft ein Compatibility Pack bereitgestellt. Aktualisieren Sie zuerst Ihre Office-Version vollständig, inklusive Service Packs. Jetzt laden Sie das Compatibility Pack herunter und installieren es. Nun sind Word, Excel und PowerPoint in der Lage, die neuen Office-Formate zu öffnen.

Auf der nächsten Seite: erste Schritte mit Office 2010

Erste Schritte

Die grösste Hürde beim Umstieg war schon in Office 2007 die Multifunktionsleiste. Sie stellt in verschiedenen Reitern die Befehle dar. Diese wiederum sind in Befehlsgruppen angeordnet. So heisst etwa im Reiter Start die erste Befehlsgruppe «Zwischenablage». Die kleinen Pfeile rechts neben den einzelnen Knöpfen beinhalten Ausklappmenüs zur Auswahl verschiedener Formate. Die meisten Befehlsgruppen zeigen unten rechts ein kleines Symbol, das zu einer Dialogbox führt. Die sehen übrigens jenen aus früheren Office-Versionen sehr ähnlich.

Auf der Multifunktionsleiste tauchen dann und wann neue Reiter auf – je nachdem, was Sie gerade tun. So erscheinen am oberen Fensterrand zum Beispiel die Bildtools, wenn Sie auf ein eingefügtes Bild klicken.

Die kleine Leiste für den Schnellzugriff am oberen linken Fensterrand ist ständig sichtbar. Klicken Sie auf den kleinen Abwärtspfeil rechts davon und fügen Sie weitere Befehle hinzu.
Haben Sie irgendwo einen Befehl entdeckt, den Sie dort einfügen wollen? Klicken Sie mit Rechts darauf und wählen Sie Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

Auf der nächsten Seite: Makros anzeigen

Makros anzeigen:
Makros sind kleine Programme mit Anweisungen zum Automatisieren von Aufgaben. Die gibt es in Office schon seit vielen Jahren. Falls Sie ein Makro einbauen wollen, klicken Sie mit Rechts auf die Multifunktionsleiste und gehen zu Menüband anpassen. Haken Sie im rechten Teil die «Entwicklertools» an und klicken Sie auf OK. Jetzt erscheint ein neues Register mit den Entwicklertools. Darin lässt sich unter «Makros» ein Makro aufzeichnen respektive via VisualBasic der Makrocode einfügen – wie schon unter Office 2007. Der VisualBasic-Editor sieht übrigens noch praktisch gleich aus wie in den alten Office-Versionen.

Auf der nächsten Seite: Multifunktionsleiste anpassen

Multifunktionsleiste anpassen

Die Schnellzugriffsleiste war in Office 2007 die einzige Möglichkeit, das Menü anzupassen. Das missfiel zahlreichen alten Office-Hasen. In Office 2010 lässt sich auch die Multifunktionsleiste anpassen, jedenfalls teilweise. Vielleicht wollen Sie in Word einen Knopf haben, der ein Makro startet?

Klicken Sie mit Rechts auf die Multifunktionsleiste und gehen Sie zu Menüband anpassen. Greifen Sie im rechten Teil zum Tab, in dem Ihre Makroverknüpfung landen soll, und wählen Sie unterhalb der Liste Neue Gruppe. Über die Umbenennen-Schaltfläche geben Sie der Gruppe einen Namen. Wir entscheiden uns für Redaktion.

Im linken Teil wählen Sie oben Makros und klicken im unteren Teil Ihr Makro an. Mit Hinzufügen übernehmen Sie es in Ihre neu erstellte Gruppe. Markieren Sie es mit einem Klick, lässt es sich über die gleichnamige Schaltfläche Umbenennen. Wählen Sie anschliessend ein passendes Icon aus und ändern Sie die Bezeichnung in etwas Prägnantes.

An welcher Stelle in der Multifunktionsleiste Ihre benutzerdefinierte Gruppe erscheint, bestimmen Sie selbst, indem Sie diese markieren und durch die kleinen Pfeile rechts etwas höher oder tiefer positionieren. Wir haben sie im Tab «Überprüfen» direkt hinter dem Eintrag «Sprache» platziert, Screen 4. Nach dem Klick auf OK erscheint Ihre benutzerdefinierte Gruppe mit dem Makro in der Multifunktionsleiste.

Auf der nächsten Seite: Multifunktionsleiste sichern

Multifunktionsleiste sichern
Wollen Sie Ihre Menüanpassungen auf andere Computer mit Office 2010 übernehmen? Im «Anpassen»-Fenster entdecken Sie eine Schaltfläche Importieren/Exportieren. Hier können Sie Alle Anpassungen exportieren respektive auf einem anderen PC eine Anpassungsdatei importieren.

Auf der nächsten Seite: Programmoptionen

Programmoptionen
Der runde Knopf oben links von Office 2007 ist in Office 2010 dem «Backstage»-Bereich gewichen. In deutschsprachigen Office-2010-Versionen heisst er schlicht Datei. In diesem Menü finden Sie nicht nur die Werkzeuge zum Öffnen, Speichern oder Drucken, sondern auch den unscheinbaren Knopf für die Optionen. Hier nehmen Sie die Einstellungen vor, die früher unter Extras/Optionen greifbar waren.

Auf der nächsten Seite: Vorlagen

Vorlagen
Die verschiedenen Office-Programme haben nützliche Vorlagen an Bord, die Sie über Datei/Neu verwenden. Scrollen Sie ein Stück hinunter, treffen Sie noch auf weitere Vorlagen, die Microsoft online bereitstellt. Bei Bedarf lädt Office 2010 sie automatisch herunter.

Auf der nächsten Seite: Was tun, wenn man sich komplett verfranst hat?

Komplett verfranst

Beim Aufspüren der Befehle sucht man sich als Umsteiger schon mal die Finger wund. Ein Tipp: Schalten Sie (falls nicht schon geschehen) Ihr Office-Fenster ins Vollbild. In diesem sind teils unscheinbare Symbole besser beschriftet. Fahren Sie mit der Maus über die verschiedenen Icons, erscheinen kleine Hinweise über die darunterliegenden Funktionen.

Wenn alle Stricke reissen, öffnen Sie diesen Link. Dort sind interaktive Handbücher für alle neuen Office-Programme hinterlegt. Diese zeigen Ihnen, wo die Funktionen aus früheren Programmversionen in Office 2010 stecken.

Auf der nächsten Seite: Tastenkürzel

Für Tastaturfans
Die typischen Tastenkürzel wie Ctrl+C (kopieren), Ctrl+V (einfügen) etc. klappen selbstverständlich immer noch. Neu sind seit Office 2007 die dynamischen Tastenkürzel, die Sie mit der Alt-Taste starten. Ein Beispiel: Drücken Sie in Word Alt, erscheinen Ziffern oder Buchstaben auf den einzelnen Tabs und auf den Icons in der Schnellzugriffsleiste. Drücken Sie jetzt zum Beispiel P für den Tab Überprüfen, wechselt Word in den gewählten Tab und versieht die Befehle darin ebenfalls mit Buchstaben oder Ziffern. Die können auch zweistellig sein, etwa Z2 für Sprache. Mit etwas Übung können Sie so fast ganz auf die Maus verzichten.

Auf der nächsten Seite: Speichern im Web

Speichern im Web

Haben Sie sich bei der Installation für den Onlinedienst «Office Web» registriert? In diesem Fall können Sie Ihre Dokumente und Arbeitsmappen auch in Microsofts kostenlosem Windows Live SkyDrive speichern. Das erledigen Sie per Datei/Speichern und Senden/Im Web speichern, Screen 5. Auf diese Daten greifen Sie von überallher mit Ihrem Windows-Live-Login zu und bearbeiten die Dokumente im Web via.

Auf der nächsten Seite: QuickInfo-Sprache ändern

QuickInfo-Sprache ändern
Will Ihre Freundin aus der Romandie kurz Ihr Office 2010 benutzen? Zum Umstellen der gesamten Office-Oberfläche auf eine Fremdsprache wäre der Zukauf eines teuren Sprachpakets nötig. Aber vielleicht reichen ja fremdsprachige QuickInfos: Öffnen Sie Datei/Optionen/Sprache und fügen Sie oben die Bearbeitungssprache «Französisch (Schweiz)» hinzu. Falls die «Tastaturlayout»-Spalte «Nicht aktiviert» meldet, klicken Sie drauf, damit sich die «Textdienste und Eingabesprachen» öffnen. Fügen Sie dort «Französisch (Schweiz)» hinzu und stellen Sie unten die Option «QuickInfo-Sprache festlegen» ein.

Fehlt die Sprache wie «Italienisch (Schweiz)», klicken Sie auf Weitere QuickInfo-Sprachen online beziehen. Office führt Sie auf eine Download-Seite, auf der Sie die gewünschte Sprache auswählen und herunterladen. Schliessen Sie Ihre Office-Programme, installieren Sie die Datei und starten Sie Word. Schon lässt sich unter Datei/Optionen/Sprachen unten die QuickInfo-Sprache wählen. Wenn Sie nun in einem der Office-Programme über Befehle und Schaltflächen fahren, erscheinen die fremdsprachigen QuickInfos. Sie stellen die QuickInfo-Sprache an derselben Stelle wie vorher wieder auf Deutsch um.

Auf der nächsten Seite: Welche Version für welchen Anwender

Office 2010: Preise und Versionen

Für Heimgebrauch und Kleinbüros stehen von Office 2010 die unten aufgelisteten Pakete zur Verfügung. Die Box inklusive Datenträger ist teurer als die Variante per Product Key Card. Mit dieser lässt sich zum Beispiel auf einem neuen PC ein vorinstalliertes Office 2010 aktivieren. Alternativ können Sie die Product Key Card benutzen, um Versionen freizuschalten.
Office Home and Student 2010: umfasst Word, Excel, PowerPoint, OneNote
Preise: Fr. 219.– (Box)/Fr. 169.– (Product Key Card)
Office Home and Business 2010: umfasst Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
Preise: Fr. 549.– (Box)/Fr. 349.– (Product Key Card)
Office Professional 2010: umfasst Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher
Preise: Fr. 999.– (Box)/Fr. 749.– (Product Key Card)

Im nächsten Teil (morgen, 2. Dezember) präsentieren wir Ihnen Praxistipps.