Outlook: Interne Mails nur mit Minimalsignatur verschicken

Wir kennen solche «Monstersignaturen» auch aus unserem Alltag. Man will den externen Kommunikationspartnern doch möglichst alle Kontaktmöglichkeiten angeben, inklusive Direktwahl, Faxnummer, Postadresse, sämtlichen Webseiten und – im unseren Fall – die (steigenden) Leserzahlen. Das ist auch durchaus sinnvoll, weil man dem Gegenüber eine Antwort auf dem ihm bevorzugten Weg so einfach wie möglich machen will.

Aber bei internen Mails ist das nicht nötig. Der Kollege sitzt wahrscheinlich eh gleich am nächsten Schreibtisch; und statt das Telefon in die Finger zu nehmen, schreit man einander die Fragen und Antworten über die Grossraumbüro-Trennwände hinweg zu. Ausserdem sind interne Mails meist viel kürzer. Sie bestehen nicht selten nur aus ein paar Worten; allenfalls mit Anhang oder einer weitergeleiteten Mail.

Diese wenigen, aber dennoch wichtigen Worte drohen aber übersehen zu werden, wenn die Signatur eine halbe Bildschirmseite füllt. Darum hier ein paar Tipps zum Umgang mit Signaturen in Outlook. Wir zeigen diese am Beispiel von Outlook 2016; sie funktionieren aber in älteren Outlook-Versionen meist genauso.

Öffnen Sie Datei/Optionen/E-Mail. Klicken Sie auf Signaturen. Ist noch keine Signatur vorhanden, klicken Sie auf Neu. Tippen Sie eine Bezeichnung für die Signatur ein, zum Beispiel «Firmenmails Standard». Im grossen Feld unten können Sie die Signatur nun gestalten, mit Adressen, Telefonnummern, Web- oder Maillinks und so weiter. Wer unbedingt will, kann auch ein Bild (z.B. ein Logo) einfügen, wovon wir jedoch abraten. Mails mit Bildern sehen am Zielort je nach Mailclient merkwürdig aus. Ausserdem ver-x-facht sich dadurch die Grösse der Mail unnötig. Sind Sie mit dem Gestalten fertig, klicken Sie auf Speichern.