E-Mails aus einer Access-Datenbank heraus verschicken

Im Access gibt es die Möglichkeit, den Felddatentyp "Hyperlink" einem Feld zuzuweisen. In der Tabellenansicht wird der Feldhinhalt nun anklickbar dargestellt, und wenn man auf den Link klickt, wird der IE geöffnet und die Verbindung zur entsprechenden Seite hergestellt.

Im Hintergrund steht in dem Feld folgende Syntax:

www.test.de#http://www.test.de#

Vorn steht die URL, wie sie in der Tabellenansicht erscheint, eingeschlossen in Kreuze dahinter die vollständige Internet-Adresse. Um eine anklickbare E-Mail-Adresse zu erhalten, können Sie diese Syntax abwandeln. In der HTML-Sprache gibt es den Befehl "mailto:", um eine E-Mail-Adresse zu kennzeichnen. Verwenden Sie diesen Befehl nun in Access:

name@test.de#mailto:name@test.de#

Der Felddatentyp muss "Text" sein. In der Tabellenansicht wird Ihnen zwar nun diese gesamte Syntax ausgegeben, doch wenn Sie ein Formular erstellen und in diesem Formular die E-Mail-Adressen ausgeben, dann werden Sie sehen, dass hier die Mail-Adressen anklickbar erscheinen. Wenn Sie eine solche Adresse anklicken, dann wird automatisch ein E-Mail-Formular aus Outlook generiert.

Diese Art der Formatierung ist dann sinnvoll, wenn Sie für einzelne Einträge in der Datenbank einzelne E-Mails verschicken wollen. Um eine Serien-Mail an alle Personen oder an eine ausgewählte Gruppe von Personen zu schicken, müssen Sie Ihre Access-Datenbank ins Outlook importieren, dann können Sie im Outlook aus diesen Adressen Verteilerlisten erstellen.

Um in Access auf Daten aus Outlook zuzugreifen, wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Externe Daten" und dann "Tabellen verknüpfen". In der Liste der zu verknüpfenden Dateitypen wählen Sie "Outlook()", es wird ein Assistent gestartet, der Ihnen hilft, den Ordner aus Outlook auszuwählen, den Sie verknüpfen wollen. Wenn Sie beispielsweise den Kontakteordner auswählen, dann erhalten Sie in Access eine neue Tabelle bzw. Verknüpfung zum Outlook-Kontakte-Ordner. Sie können nun mit den Kontakten von Outlook in Access arbeiten. Weil Sie eine Verknüpfung erstellt haben, wird die Access-Tabelle jedesmal automatisch aktualisiert, wenn Sie in Outlook Kontakte verändern, hinzufügen oder löschen.