Kurz-Tipps 26.07.2021, 11:00 Uhr

Daten aus einem PDF in Excel übernehmen

Aus einer Excel- oder Calc-Tabelle ist schnell ein PDF erstellt. Aber wie geht der umgekehrte Weg – also die Übernahme von Daten aus einem PDF in Excel?
(Quelle: Pixabay/OpenClipart-Vectors/FatehMuhammadRaja/Collage PCtipp.ch)
Sie haben eine PDF-Datei vor sich und möchten daraus Daten in Excel übernehmen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten. In beiden Fällen muss es sich aber um ein durchsuchbares PDF-Dokument handeln – also eines, in dem die Texte nicht als Bilder vorhanden sind. Zudem darf der Ersteller des PDFs keine technischen Beschränkungen angewendet haben, wie etwa ein Verbot, Daten daraus zu kopieren.

Markieren und kopieren

In gängigen PDF-Betrachtern (zum Beispiel Foxit Reader und Adobe Acrobat Reader DC) gibts beim Markieren von Tabelleninhalten in PDFs ein Problem. Nehmen wir an, Sie wollen aus diesem PDF nicht alle Daten, sondern nur eine einzelne Spalte. Wenn Sie nun drauflosmarkieren, werden Sie merken, dass Ihr PDF-Betrachter alle Zeileninhalte mitmarkiert (siehe zum Beispiel die blau markierten Zeilen im Bild 1).
Bild 1: Mit normalem Markieren wird das nichts – wir wollen doch nur die eine Spalte «Ist-Arbeitszeit» haben
Quelle: PCtipp.ch
Es gibt aber einen Shortcut, der in überraschend vielen Programmen das spaltenweise Markieren erlaubt. Drücken und halten Sie mit der linken Hand die beiden Tasten Alt+Shift, während Sie mit der rechten Hand per Maus die Zahlen in der gewünschten Spalte markieren. Wie Sie sehen, erlaubt dies das senkrechte Markieren, ohne die Spalten links und rechts in die Auswahl zu packen.
Kopieren Sie die markierten Daten mit Ctrl+C aus dem PDF und wechseln Sie zu Ihrer Excel-Tabelle. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, ab der die Daten eingefügt werden sollen. Je nach Ursprungsmaterial versuchen Sie es mit Ctrl+V fürs Einfügen der Daten. Falls nun alle Zahlen in einer einzigen Zelle landen, greifen Sie zum Befehl Bearbeiten/Inhalte einfügen/Text – die kopierten Daten landen in Excel.

Excel-Import-Werkzeug • LibreOffice Calc

Excel-Import-Werkzeug

In Excel aus Office 365 (die Version mit Abo) gibts einen weiteren Weg. Der eignet sich dafür, wenn Sie mehr als nur eine Spalte übernehmen wollen. Gehen Sie im Reiter Daten zu Daten abrufen/Aus Datei/Aus PDF. Wählen Sie die Datei aus, welche die zu importierenden Daten enthält, Bild 2.
Bild 2: Hier gehts zum Import-Assistenten
Quelle: PCtipp.ch
Sie landen im Navigator. Klicken Sie die verschiedenen Tabellen an, um festzustellen, welche die gewünschten Daten enthält. Wollen Sie alle Daten übernehmen (und später Überflüssiges löschen), klicken Sie auf Laden. Nun werden die Daten als Tabelle importiert.
Möchten Sie einige Daten von vornherein weglassen oder das Zellformat schon jetzt anpassen? Klicken Sie im Navigator stattdessen auf  Daten transformieren. Excel öffnet damit den Power Query-Editor, in dem Sie beispielsweise via Spalten verwalten einzelne Spalten entfernen oder via Rechtsklick auf eine Spalte deren Typ ändern können, Bild 3.
Bild 3: Der Power Query-Editor bietet Ihnen erweiterte Importmöglichkeiten
Quelle: PCtipp.ch
Nach dem Anpassen klicken Sie auf den Punkt Schliessen und laden.

Und was ist mit LibreOffice Calc?

In diesem können Sie die mit Alt+Shift markierten Spalten natürlich ebenfalls einfügen. Aber es fehlt ihm ein Importassistent, der PDF-Tabellen korrekt einlesen kann.

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Gaby Salvisberg
Kommentare
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speedy2008
26.07.2021
Hallo Gaby. Leider klappt das bei mir nicht. Ich habe Office 2013. Beim Versuch die mit Microsoft Print to PDF umformatierten Dateien zu öffnen und dort die Spalten zu markieren geht's nicht. Aus irgendeinem Grund werden alle Pdfs nicht mehr per Adobe Acrobat DX geöffnet, sondern mit MS. Wenn ich also Alt+Shift mache links und auf die Spalte mit Hand rechts gehe, dann markiert mir das System alles, tuttiquanti. Könnte das evtl. auch an meiner kabellosen Logitech Tastatur liegen? Diese blockiert mir in letzter "Print Screen" und unterschlägt mir einige Buchstaben, wenn ich schnell tippe. LG speedy
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