Dokumente mit dem Smartphone scannen und ablegen

PDF über alles

PDF über alles

Wenn mit der Kamera des Smartphones eine Vorlage fotografiert wird, entsteht daraus normalerweise eine Bilddatei – doch die ist für unsere Zwecke ungeeignet. Das einzige wahre Format sind PDF-Dateien, und das aus guten Gründen.
  • Speicherbedarf: Jede Aufnahme wird bei der Umwandlung in ein PDF automatisch komprimiert, sodass der Platzbedarf minimiert wird.
  • Mehrseitig: Im Gegensatz zu einer Bilddatei kann jedes PDF mehrere Seiten in einer Datei speichern. So bleiben die zwölf Seiten eines Vertrages in einer Datei vereint.
  • Kompatibel: Ein PDF wird praktisch von jedem Smartphone oder Rechner verstanden. Wenn Sie später eine Datei direkt aus der Cloud per E-Mail verschicken, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob sie sich am anderen Ende der Leitung öffnen lässt.

PDF mit OCR

Zu den wichtigsten Eigenschaften eines PDFs gehört, dass eine unsichtbare OCR-Ebene integriert werden kann. OCR steht für «Optical Character Recognition»: Dabei werden die eingescannten, pixeligen Zeichen in lesbare Texte umgewandelt. So ist es später möglich, am Mac oder PC nach dem Inhalt eines PDF zu suchen – und das ist für unsere Absichten unerlässlich, Bild 3.
Bild 3: Dank der OCR-Ebene im PDF lassen sich auch gescannte Vorlagen auf ihren Inhalt durchsuchen
Quelle: PCtipp
Allerdings muss die OCR-Erkennung durch jenes Programm erfolgen, das auch das PDF erzeugt. Da diese Algorithmen sehr aufwendig sind und oft von Lizenzkosten begleitet werden, finden Sie nur wenige Apps, die eine solche Funktion kostenlos anbieten (dazu später mehr). Wir werden uns gleich die kostenlose App Scanbot ansehen, die ebenfalls PDFs mit OCR bietet; dazu muss jedoch die Pro-Version über einen In-App-Kauf freigeschaltet werden – und die ist gut investiertes Geld.
Tipp: Wenn Sie Vorlagen nicht nur mit dem Smartphone, sondern auch mit einem Scanner erfassen, dann sollten Sie dazu unbedingt eine Scan-Software verwenden, die nach dem Einlesen eine automatische OCR-Behandlung durchführt. Zu den renommierten Paketen gehört OmniPage 18 von Nuance (92 Franken bei brack.ch für die Standardversion, Stand 3. Juli 18). Zuerst sollten Sie jedoch die mitgelieferte CD zu Ihrem Scanner durchstöbern; vielleicht gehört eine OCR-Software zum Lieferumfang.

PDFs aus Programmen

Sie werden auch PDFs ablegen, die nicht mit einem Scanner oder einem Smartphone erfasst wurden. Stattdessen werden die Dateien direkt in der jeweiligen Software erzeugt. Eine OCR-Behandlung ist dabei nicht nötig, weil die Texte ja bereits in maschinenlesbarer Form vorliegen.

PDFs unter macOS erstellen

Jede Datei, die sich drucken lässt, kann auf einem Mac auch in ein PDF verpackt werden. Rufen Sie den Druckbefehl auf und wählen Sie im Einblendmenü PDF den Befehl Als PDF sichern, Bild 4.
Bild 4: Die Erstellung und Bearbeitung von PDFs ist unter macOS tief im Betriebssystem verankert
Quelle: PCtipp

PDFs unter iOS erstellen

Auch unter iOS kann systemweit ein PDF erstellt werden, solange die App einen Druckbefehl bietet. Tippen Sie dazu auf das Teilen-Symbol, Bild 5 A, und wählen Sie den Befehl Drucken B.
Bild 5: Unter iOS ist die Funktion zum Erstellen von PDFs ein wenig versteckt.
Quelle: PCtipp
Wenn Sie die Druckvorschau sehen, drücken Sie etwas kräftiger darauf oder halten Sie die Vorschau etwas länger gedrückt (iPhone 6 oder älter). Jetzt wird die Druckvorschau gezeigt. Tippen Sie erneut auf das Teilen-Symbol, Bild 6 A, und wählen Sie den gewünschten Cloud-Dienst als Ziel für das PDF B.
Bild 6: Wählen Sie den gewünschten Cloud-Dienst für die Ablage
Quelle: PCtipp

PDFs unter Android erstellen

Unter Android gibt es keine systemweite Funktion für die Erzeugung von PDFs. Stattdessen müssen Sie darauf vertrauen, dass sie von der jeweiligen App geboten wird. PDFs lassen sich zum Beispiel aus allen Apps von Microsoft Office anlegen. Wenn die App ausserdem einem Druckbefehl bietet, tippen Sie auf das Einblendmenü ganz oben und wählen Sie den Befehl Als PDF speichern, Bild 7.
Bild 7: Auch unter Android führt der Weg zum PDF über den Druckbefehl in der App
Quelle: PCtipp

Scanbot

Die App Scanbot gehört zu den besten Apps überhaupt, um eine digitale Ablage mit Dokumenten zu füttern. Sie unterstützt viele Cloud-Dienste – darunter auch die «grossen Vier», die wir bereits erwähnt haben. Scanbot kann für Android und iOS in den entsprechenden App-Shops heruntergeladen werden.
Scanbot für Android
Quelle: PCtipp
Einige elementare Funktionen benötigen jedoch die Aufrüstung auf die Pro-Version. Nur dann werden Texte automatisch einer OCR-Erkennung unterzogen. Ausserdem lassen sich in der Pro-Version Vorlagen für die Benennung erstellen, wozu beliebige Texte, das aktuelle Datum oder auch die Postleitzahl hinzugezogen werden können, die aus den GPS-Informationen abgeleitet wird. Scanbot bietet also einen hohen Grad an Automatisierung.
Scanbot für iOS
Quelle: PCtipp

Cloud einrichten

Als Erstes sollten Sie in Scanbot Ihre Cloud-­Ablage einrichten. Tippen Sie links oben auf das Zahnrad und anschliessend auf den Bereich Cloud-Dienste. Jetzt können Sie aus vielen Anbietern auswählen. Melden Sie sich beim jeweiligen Dienst an und bestimmen sie, in welches Verzeichnis ein neues Dokument gesichert werden soll, Bild 8 A. Option B brauchen Sie nur, wenn Sie mit Scanbot bereits ohne Cloud-Anbindung Inhalte erfasst haben.

OCR und Qualität

Rufen Sie die Einstellungen erneut auf. Achten Sie unbedingt drauf, dass die Funktion Texterkennung (OCR) aktiv ist, Bild 9 A. Wie bereits erwähnt, muss diese Funktion mit einem In-App-Kauf freigeschaltet werden. Unter Scan-Qualität & Datei­grösse B sollten Sie nicht geizen und wenigstens die Qualität Hoch nutzen – besonders, wenn detaillierte Grafiken oder kleine Texte erfasst werden.
Bild 9: Die aktivierte OCR-Funktion und eine hohe Qualität sind für die Ablage unabdingbar
Quelle: PCtipp

Vorlagen für Dateinamen

Mit einer Vorlage für Dateiname sparen Sie enorm viel Zeit, weil Sie nur noch Abweichungen erfassen müssen. Rufen Sie die Einstellungen auf. Tippen Sie auf Erweiterte Einstellungen und danach auf Dateinamen Vorlage. Hier tippen Sie sich zusammen, was automatisch als Dateiname vorgeschlagen wird, Bild 10. Dazu gehört das Datum, aber auch das Wort «Quittung», wenn Sie gerade die Kaufbelege der letzten drei Jahre erfassen.
Bild 10: Die Vorlagen für Dateinamen helfen, viel Zeit zu sparen
Quelle: PCtipp

Alternative zu Scanbot

Wie erwähnt, sind kostenlose Apps mit der unverzichtbaren OCR-Erkennung selten. Eine davon ist zum Beispiel Adobe Scan für Android und iOS. Sie bedingt jedoch eine kostenlose Adobe-ID und unterstützt als Cloud-Dienst nur den von Adobe.
Wesentlich interessanter ist Microsoft OfficeLens für Android und iOS. Die App bietet einige spezielle Möglichkeiten wie die Erfassung von Whiteboards oder Visitenkarten. Sie ist eng mit Microsoft Office verzahnt und unterstützt eigentlich nur OneDrive als Cloud-Speicher. Über die Teilen-Funktion lassen sich Dateien aber auch in Dropbox und anderen Diensten ablegen. Allerdings sind dazu wesentlich mehr Arbeitsschritte nötig als bei Scanbot.
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Klaus Zellweger
Kommentare
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stebra
26.06.2018
Sicherheit / Datenschutz Leider kein Thema im Artikel: Wie sicher ist die Ablage betreffend Datenverlust, Verfügbarkeit und Datenmissbrauch? Dazu könnten dann die Vorteile der Lösungen von Swisscom verglichen werden.
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merlin2010
02.07.2018
Fileee - automatisches Ablagesystem Mein persönlicher Favorit bezüglich digitaler Ablage ist fileee. Der deutsche Anbieter offeriert nicht nur eine ausgefeilte App mit Suchfunktion für das Handy sondern bietet mit den fileee Boxen auch eine preiswerte Lösung, um die Dokumente gut ausgeleuchtet mit dem Handy zu scannen und danach in der fileee Box physisch abzulegen. Fileee übernimmt auch die OCR Erkennung sowie die automatische Erkennung der Dokumentenart und Verschlagwortung des Dokuments. Klappt nicht immer, aber immer besser.
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snif
19.07.2018
Dr. Ich erhalte von meiner Bank Dokumente als PDF die (verständlicherweise) für jede Bearbeitung gesperrt sind. Wenn ich sie aber ausdrucke und mit meinem Scanner scanne der eine OCR ebene einführt,erhalte ich dann einen bearbeitbaren Text ? Mit freundlichen Grüssen
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Klaus Zellweger
19.07.2018
Ich erhalte von meiner Bank Dokumente als PDF die (verständlicherweise) für jede Bearbeitung gesperrt sind. Wenn ich sie aber ausdrucke und mit meinem Scanner scanne der eine OCR ebene einführt,erhalte ich dann einen bearbeitbaren Text ? Mit freundlichen Grüssen Das braucht es nicht. Da beim Original-PDF bereits Text hinterlegt ist, sind die Bedingungen erfüllt, dass Windows oder macOS danach suchen können. Eine OCR-Behandlung ist nur nötig, wenn kein Text, sondern Pixel (Scan) im PDF abgelegt sind. Durch erneutes Einscannen ergeben sich nur Nachteile, denn keine OCR-Software ist so gut wie das Originaldokument. Grüsse ... Klaus P.S.: Es gibt unzählige Programme, die den Schutz gegen die Bearbeitung in einem Wimpernzucken aushebeln – ganz legal, notabene.
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