Mails begleiten uns seit vielen Jahren und ein Ende ist nicht abzusehen. Allerdings sind diese Nachrichten durch die schiere Menge auch zu einer Belastung geworden: Allein das Verwalten und Sortieren der digitalen Post ist eine Aufgabe für sich.

Wenn Sie nicht an eine bestimmte Mailadresse oder Infrastruktur im Geschäft gebunden sind, kann Googles Gmail-Dienst zum Befreiungsschlag werden. Gmail sortiert die eingehende Post automatisch. Der Spam-Filter ist Weltklasse. Und weil bereits ein kostenloses Konto 15 GB fasst, müssen Sie es schon ziemlich wild treiben, um das Postfach an seine Grenzen zu bringen. Kurz, der Umstieg auf Gmail fühlt sich oft so an, als würde man aus viel zu engen Schuhen aussteigen.

Gmail hat viel zu viele Eigenheiten, um hier im Detail darauf einzugehen, doch einige Dinge sollten Sie vor dem Umstieg wissen. Gmail funktioniert am besten im Webbrowser, indem Sie den Dienst über die Adresse gmail.com aufrufen. Nahezu Alles auf Gmail gleichwertig sind die kostenlosen Gmail-Apps für die beiden Smartphone-Systeme Android und iOS. Diese können Sie direkt aus dem jeweiligen AppShop laden.

Gmail orientiert sich im Webbrowser am Aussehen eines klassischen E-Mail-Clients. Doch Google bietet noch eine andere Oberfläche an. Über die Webadresse inbox.gmail.com werden exakt dieselben E-Mails anders gruppiert und dargestellt, Bild 1. In der Inbox-Ansicht dreht sich alles darum, E-Mails möglichst schnell aus dem Weg zu schaffen oder automatisch zu sortieren. Wenn Sie sich einmal mit dem Konzept von Inbox vertraut gemacht haben, stehen die Chancen gut, dass Sie der klassischen Darstellung unter Gmail den Rücken kehren. Auch für Inbox stehen Gratis-Apps für Android und iOS bereit. Diese finden Sie ebenfalls direkt in den App-Shops.

Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie Ihr GmailKonto in praktisch jeden E-Mail-Client einbinden können. Denn erstens ist die Weboberfläche am PC nicht jedermanns Sache und zweitens benötigen wir diese Einbindung, um den Inhalt des bestehenden E-Mail-Kontos zu Gmail zu kopieren. Später können Sie den Client beliebig wechseln oder im Webbrowser oder in einer App arbeiten: Weil die E-Mails immer auf den Servern von Google gespeichert bleiben, sind Sie in der Wahl der Mittel absolut frei.

Vielleicht besitzen Sie bereits eine GmailAdresse. Falls nicht, legen Sie ganz einfach ein neues Google-Konto an.

Rufen Sie google.ch auf und klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf die blaue Schaltfläche Anmelden. Im nächsten Fenster klicken Sie auf den Befehl Weitere Optionen und wählen anschliessend Konto erstellen, um den Einrichtungsassistenten zu durchlaufen.

Tipp: Es ist nicht einfach, heute noch eine Gmail-Adresse im Stile von vorname.nachname@gmail.com zu finden. Wenn Sie nach alternativen Schreibweisen suchen, denken Sie daran, dass bei Gmail-Adressen der Punkt ignoriert wird; Sie können ihn jederzeit an einer beliebigen Stelle setzen. Wenn die Mailadresse p.muster also besetzt ist, gilt das auch für pmuster oder pm.uster.

Halten Sie die Zugangsdaten zu Ihrem alten E-Mail-Konto in Griffweite, denn Sie werden diese gleich brauchen.

Senden Sie eine letzte Rundmail an alle Personen und Firmen, die von der neuen Mailadresse erfahren sollen. Weisen Sie darauf hin, dass die alte Adresse nicht mehr gültig ist – was natürlich nicht stimmt, aber darum kümmern wir uns später. Danach gilt die alte Adresse offiziell als ausgemustert; allerdings werden wir dafür sorgen, dass neue E-Mails, die Sie auf die alte Mailadresse erhalten, weiterhin ankommen.

Tipp: Wenn Sie das Rundschreiben verschicken, setzen Sie unbedingt alle Empfänger in das Feld BCC (Blindkopie). So sieht niemand, wer diese E-Mail ebenfalls erhalten hat. In allen anderen Feldern (An und CC) zeigen Sie jedem Empfänger Ihr gesamtes Adressbuch.

Das Google-Konto steht bereit, das Umfeld wurde informiert und die alte E-Mail-Adresse hat eigentlich ausgedient. Allerdings werden Sie in Zukunft weiterhin E-Mails auf die alte Adresse erhalten, die wahrscheinlich nicht einfach im Nirwana verschwinden sollen. Stattdessen möchten Sie, dass diese automatisch in das neue Gmail-Konto übernommen werden – zumindest so lange, bis Sie sicher sind, dass alle wichtigen Kontakte nur noch die neue Adresse nutzen. Dazu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen.

Alle neuen E-Mails werden an die Gmail-Adresse weitergeleitet. Viele E-Mail-Dienste bieten diese Funktion, wenn Sie sich im Webbrowser beim Dienst anmelden und die Einstellungen aufrufen. Falls möglich, sollten Sie die E-Mails nach der Weiterleitung aus dem alten Postfach löschen lassen, damit es nicht überquillt. Behalten Sie unbedingt die Zugangsdaten zum alten Konto, damit Sie die Umleitung später auflösen und das Konto ganz lö- schen können, sobald Sie es nicht mehr brauchen. Tipp: Die Umleitung muss auf dem Server des Anbieters erfolgen. Es hilft nichts, wenn die Umleitung über den Mailclient eingestellt wird, denn dazu muss dieser stets geöffnet und der PC an sein.

Alternativ können Sie Gmail dazu anweisen, Ihr altes Konto regelmässig auf neue E-Mails hin zu überprüfen und diese zu übernehmen. So sind Sie nicht darauf angewiesen, dass Ihr alter Mailprovider eine Umleitung anbietet. Irgendwann in der Zukunft werden Sie diese Umleitung löschen, um die Verbindung zum alten Konto zu kappen. Rufen Sie im Browser google.com/gmail auf. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad, Bild 2 A. Wählen Sie im Einblendmenü den Befehl Einstellungen B. Öffnen Sie Konten und Import, Bild 3 A. klicken Sie unter Nachrichten von anderen Konten abrufen B auf E-Mail-Konto hinzufügen C.

Ein Assistent geleitet Sie durch die Einrichtung. Der Abruf der E-Mails erfolgt über das POP-Protokoll (Post Office Protocol). Weil die E-Mails unter POP beim Abruf vom Server gelöscht werden, gilt das Protokoll eigentlich als veraltet – doch für unsere Zwecke ist dieses Vorgehen genau richtig. Geben Sie im letzten Fenster die Zugangsdaten zu Ihrem alten Konto ein, Bild 4 A.

Lassen Sie die Option B ausgeschaltet, damit die abgerufenen E-Mails nicht das alte Postfach verstopfen. Mit der Option C werden die übernommenen E-Mails automatisch unter dem Namen Ihrer alten Mailadresse gesammelt, sodass Sie jederzeit sehen, was über das alte Konto noch hereinkommt; sehr empfehlenswert! Mit der Einstellung D werden die Nachrichten direkt archiviert. Sie können auch diese Post jederzeit später abrufen, aber sie taucht nicht mehr im Posteingang auf. Diese Option sollten Sie nur einschalten, wenn Sie nichts Interessantes mehr von Ihrem alten Konto erwarten. Klicken Sie auf Konto hinzufügen E, um die Einrichtung abzuschliessen.

Wenn Sie statt der hier gezeigten Abbildungen am oberen Rand einen blauen Balken sehen, dann befinden Sie sich nicht in der Gmail-, sondern in der Inbox-Ansicht. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Eintrag Gmail, Bild 5, um zur anderen Ansicht zu gelangen.

Mit der beschriebenen Umleitung oder Abfrage übernehmen Sie nur E-Mails, die in Zukunft auf das alte Konto eingehen. Um die bestehenden Mails in das Gmail-Konto zu überführen, müssen Sie zuerst beide Konten im selben Mailclient einrichten. Wir nutzen dazu die Software eM Client (de.emclient.com), weil sie unsere Anforderungen erfüllt und für bis zu zwei Konten gratis ist.

Doch bevor es so weit ist, müssen Sie für Gmail den Zugang über das E-Mail-Protokoll IMAP (Internet Message Access Protocol) aktivieren, damit Sie mit einem E-Mail-Client darauf zugreifen können. Öffnen Sie in Gmail wie vorhin die Einstellungen. Wechseln Sie zum Bereich Weiterleitung und POP/IMAP, Bild 6 A. Markieren Sie die Option IMAP aktivieren B und klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche Änderungen speichern C. Damit sind die Voraussetzungen erfüllt, um mit einem beliebigen E-Mail-Client auf das GmailKonto zuzugreifen.

Laden Sie den kostenlosen eM Client unter der Webadresse de.emclient.com herunter. Beim ersten Start können Sie die Einstellungen von Outlook übernehmen, falls Sie damit arbeiten. Falls nicht, geben Sie die Mailadresse und das Kennwort für Ihr neues Gmail-Konto ein. Da eM Client die Server-Angaben kennt, reduziert sich die Installation auf ein paar Klicks. Wenn die Einrichtung abgeschlossen ist, fügen Sie Ihr altes E-Mail-Konto hinzu. Wählen Sie in eM Client unter der Option Menü, Bild 7 A, den Punkt Extras B und danach den Befehl Konten C. Klicken Sie im folgenden Dialog auf das Pluszeichen D und erfassen Sie die Angaben zu Ihrem alten E-Mail-Konto. Der Rest ist ein Kinderspiel. Bewegen Sie mit der Maus beliebig viele Mails vom alten Konto in das neue Gmail-Konto.

Sie können auch einen ganzen Ordner verschieben, Bild 8; damit werden alle E-Mails bewegt und gleichzeitig in Gmail durch ein Label gebündelt, Bild 9. Nebenbei, Gmail kennt keine Ordner, sondern gruppiert E-Mails durch «Labels», also Etiketten. Es ginge an dieser Stelle zu weit, auf die Unterschiede einzugehen. Jetzt wäre übrigens genau der richtige Zeitpunkt, um das alte Konto in einem E-Mail-Client Ihrer Wahl zu entrümpeln, bevor die Übergabe ans neue Gmail-Konto vollzogen wird. Wie bereits erwähnt, werden die E-Mails nicht kopiert, sondern bewegt – das heisst, dass sie nach der Aktion im alten Konto nicht mehr verfügbar sind. Das klingt so wichtig, wie es ist – aber auf diese Weise sind Sie sicher, dass erstens alle Mails und zweitens keine Duplikate übernommen werden. Fangen Sie am besten mit einigen unwichtigen Mails und Ordnern an. Der Mut für grosse Aktionen entwickelt sich innerhalb weniger Minuten. Es ist vollbracht: Sie sind von Ihrer alten E-MailAdresse zu Gmail übergelaufen. Alle alten Mails sind dort, wo sie sein sollten. Jetzt wollen wir uns ansehen, wie Sie den Gmail-Dienst am besten in Ihre Arbeitsabläufe integrieren.

Vermutlich haben Sie Ihren alten E-Mail-Dienst in einer E-Mail-Software (Client) verwendet. Nur in Ausnahmefällen wie zum Beispiel den Ferien wird für eine spontane Abfrage auf die Weboberfläche zugegriffen. Google sieht das genau andersrum: Gmail zeigt sein volles Potenzial im Browser. Ein klassischer Client am Mac oder PC ist zwar möglich, aber eher als Entgegenkommen von Google zu sehen. Trotz dieser Browserfixierung bietet Gmail jegliche Freiheiten, auch wenn alternative Zugriffe von kleinen Kompromissen begleitet werden. Sehen wir uns also Ihre Möglichkeiten an.

Der Königsweg: Wenn Sie Gmail (oder die alternative Darstellung Inbox) im Browser verwenden, sind Sie immer direkt mit den Google-Servern verbunden. Jede Suchabfrage durchforstet den gesamten E-Mail-Bestand innerhalb einer Sekunde. Die Suche ist so schnell und genau, wie Sie es von Google gewohnt sind. Mehr noch: Das Auffinden einer bestimmten E-Mail funktioniert so zuverlässig, dass Sie sich vermutlich irgendwann die Frage stellen, warum Sie überhaupt noch E-Mails manuell sortieren und gruppieren – sie werden ja ohnehin sofort gefunden. 

Gmail im E-Mail-Client 

Bei allen Vorzügen, die Gmail im Browser bietet: Die Optik ist nicht jedermanns Sache. Wenn zum Beispiel im Browser eine neue E-Mail verfasst wird, dann fühlt man sich in die Anfänge des Internets zurückversetzt. Der Wunsch, mit einem komfortablen und schön gestalteten Client zu arbeiten, ist also legitim. Vorhin haben Sie bereits in den Einstellungen von Gmail den IMAP-Zugriff aktiviert. Jetzt können Sie mit jedem halbwegs fähigen E-Mail-Client auf Gmail zugreifen. Das funktioniert hervorragend, von wenigen Kleinigkeiten abgesehen. So können Sie in Inbox zum Beispiel eine E-Mail «anpinnen», damit sie immer ganz oben im Postfach erscheint. Diese Pins kennen auch Desktop-Clients, aber sie sind nicht zwangsläufig mit den Pins von Inbox kompatibel: So wird vielleicht eine «angepinnte» E-Mail im Desktop-Client ganz oben angezeigt, doch im Browser verschwindet sie in der Masse. Achten Sie auf solche Details, auch wenn sie nur die Darstellung betreffen; Datenverluste haben Sie hingegen keine zu befürchten.

Google stellt für Android und iOS die Apps «Gmail» und «Inbox» gratis zur Verfügung – und diese seien Ihnen wärmstens empfohlen. Sie bieten fast alle Vorzüge der Browserdarstellung unter der aufgeräumten Oberfläche der App. 

Egal, für welche Form des Zugriffs Sie sich entscheiden: Die E-Mails bleiben immer auf den Servern von Google gespeichert. Sie könnten im Büro mit einem WindowsClient auf Gmail zugreifen und zu Hause mit Ihrem Mac. Auf dem Weg zur Arbeit verwenden Sie die «Gmail»-App unter Android; auf dem iPhone hingegen die hervorragende Alternative «Spark». Die Datenbestände bleiben immer und überall dieselben, auch wenn die Darstellung und die Arbeitsweise manchmal variieren. Kurz, lassen Sie der Willkür freien Lauf.

Wie bereits erwähnt, bietet Google zwei grundlegend verschiedene Darstellungen an. «Gmail» bezeichnet dabei die eher klassische Darstellung mit einem endlos langen Postfach und einer typischen Verwaltung der Nachrichten. «Inbox» verwendet dieselben Daten, stellt sie aber anders dar. So werden zum Beispiel Fluginformationen oder Hotelbuchungen in Inbox automatisch zu einer Reise zusammengefasst, sodass Sie stets alle Informationen beisammenhaben, Bild 10. Werbung wird ebenfalls automatisch gruppiert; damit sind übrigens die Newsletter gemeint, die Sie abonniert haben – nicht der Spam, den niemand haben will. Und so weiter. Inbox ist darauf ausgelegt, dass Sie die E-Mails möglichst schnell vom Tisch haben, indem sie mit einem Wischen archiviert oder gelöscht werden. Wenn Sie im Zug die E-Mails auf Ihrem Smartphone mit Inbox abarbeiten, ist der Posteingang vermutlich nach zwei Stationen leer. Und wenn Sie später am PC den E-Mail-Client öffnen, ist zumindest der erste Stressfaktor des Tages bereits getilgt.

Jedes Gmail-Konto wird automatisch von einem Kalender begleitet. Sie können ihn nutzen oder nicht. Genau wie Gmail lässt sich der Kalender nicht nur im Browser, sondern auch in jeder fähigen Kalender-App verwenden, auch unter iOS. Im Google-Kalender werden automatisch Termine, Flüge, Hotelbuchungen etc. eingetragen, die Google in den E-Mails gefunden hat. Das ist so praktisch, dass Sie in Erwägung ziehen sollten, in Zukunft mit dem Google-Kalender zu arbeiten.